Abrechnung & Pläne
Ihre Rechnung lesen
Every charge Kapsule makes produces two records that describe the same transaction from different angles: an order, which is what you bought, and an invoice, which is the document your accountant…
Jede Gebühr, die Kapsule erhebt, erzeugt zwei Datensätze, die dieselbe Transaktion aus verschiedenen Blickwinkeln beschreiben: eine Bestellung, die angibt, was Sie gekauft haben, und eine Rechnung, das Dokument, das Ihr Buchhalter benötigt.
Das Verständnis des Unterschieds macht die Seite „Abrechnung" viel leichter zu navigieren.
Bestellnummern und Rechnungsnummern
| Datensatz | Format | Was es ist |
|---|---|---|
| Bestellung | KC- gefolgt von Ziffern | Der Kauf: was Sie gekauft haben, Bereitstellungsstatus und Rückgabesteuerung |
| Rechnung | KCI- gefolgt vom Jahr und einer Sequenznummer | Das Steuerdokument: Positionen, GST, Summen und PDF |
Die Rechnungsfolge setzt sich jedes Kalenderjahr zurück, daher ist eine Rechnungsnummer innerhalb ihres Jahres eindeutig und nicht für alle Zeit.
Da eine Bestellung und eine Rechnung normalerweise dieselbe Transaktion beschreiben, wird beim Öffnen einer Rechnung, die zu einer Bestellung gehört, die Bestellungsseite angezeigt. Das ist kein Fehler. Die Bestellungsseite verfügt über eine Schaltfläche Steuern-Rechnung anzeigen, die Ihnen dasselbe Dokument gibt. Es gibt keine separate Rechnungsindexseite: Alle Rechnungen in der Abrechnungsübersicht führt Sie zur Registerkarte Bestellungen.
Rechnung suchen
- Gehen Sie zu Abrechnung.
- Öffnen Sie die Registerkarte Bestellungen.
- Finden Sie die Zeile nach Datum, Beschreibung oder Betrag.
- Klicken Sie auf Anzeigen.
- Verwenden Sie in der Karte Verwalten die Optionen Steuern-Rechnung anzeigen oder PDF herunterladen.
Die fünf letzten Rechnungen werden auch in der rechten Spalte der Registerkarte Pläne aufgelistet, wenn Sie nur die neueste benötigen.
Inhalt der Rechnung
Das Dokument ist in fünf Blöcken angeordnet.
Der Kopfbereich
Oben auf der Rechnung stehen unsere Daten auf der linken Seite: Kapsule Group Limited, NZBN 9429050450015 und unsere GST-Nummer, wo GST berechnet wurde.
Auf der rechten Seite befinden sich der Dokumenttyp, die Rechnungsnummer in einer Monospace-Schrift, ein Status-Kennzeichen, das Ausstellungsdatum und nach der Bezahlung das Bezahlungsdatum.
Das Dokument hat die Überschrift Steuern-Rechnung, wenn neuseeländische GST berechnet wurde, und einfach Rechnung, wenn keine berechnet wurde. Siehe GST und Steuern-Rechnungen.
Abgerechnet für
Dieser Abschnitt enthält Ihre Daten zum Zeitpunkt der Rechnungsausstellung: Kontoname, Abrechnungs-E-Mail und Adresse.
Falls Sie in der Systemverwaltung Ihre eigene NZBN und GST-Nummer eingegeben haben, erscheinen sie hier ebenfalls. Sie werden nur auf Rechnungen gedruckt, die nach dem Speichern ausgestellt werden, weshalb es wichtig ist, sie frühzeitig einzutragen.
Die Positionen
Die Tabelle hat vier Spalten: Beschreibung, Menge, Einzelpreis und Betrag. Jede Position enthält auch darunter einen Serviceraum, der die genauen Daten anzeigt, die die Gebühr abdeckt.
Beschreibungen werden aus dem Produkt, dem Plan, dem Abrechnungszyklus und der Art des Ereignisses erstellt, das die Gebühr verursacht hat. Sie sehen Formulierungen wie:
- „Web Hosting Pro, monatliches Abonnement" für die erste Gebühr bei einem neuen Abonnement.
- „Web Hosting Start, monatliche Verlängerung" für jede Gebühr danach.
- „Upgrade auf Web Hosting Pro (monatlich)" für ein Upgrade in der Mitte eines Abrechnungszeitraums.
Der Unterschied zwischen Abonnement und Verlängerung ist die schnellste Möglichkeit, einen Neukauf von einem wiederkehrenden zu unterscheiden, wenn Sie ein Jahr Rechnungen durchsuchen.
Die Summen
Wenn GST berechnet wurde, erscheinen drei Zeilen:
- Zwischensumme (ohne GST), die Summe der Positionen vor Steuern.
- GST (15%), die Steuerkomponente.
- Die Gesamtsumme, die der auf Ihrer Karte belastete Betrag ist.
Wenn keine GST berechnet wurde, wird die GST-Zeile vollständig weggelassen und die Zwischensummenzeile ist einfach Zwischensumme.
Die Gesamtsumme ist die einzige Zahl im gesamten Abrechnungsbereich, die Ihrer Kontoauszug entspricht. Planpreise, die monatliche Rechnungszahl in der Abrechnungsübersicht und die wiederkehrenden Beträge in der Planstabelle enthalten alle GST.
Zahlung und Status
Ein Zahlungs-Bereich auf der Seite zeigt, welche Karte verwendet wurde (Marke und letzte vier Ziffern) und ob die Rechnung bezahlt, ausstehend oder fehlgeschlagen ist.
Das Status-Kennzeichen kann Bezahlt, Fällig, Fehlgeschlagen, Entwurf, Ungültig, Uneinbringlich, Erstattet oder Teilweise erstattet anzeigen.
Eine Rechnung wird vor dem Zahlungsversuch ausgestellt, daher hinterlässt eine fehlgeschlagene oder abgelehnte Zahlung trotzdem ein Dokument. Das ist beabsichtigt: Eine fehlgeschlagene Gebühr ist sichtbar und nachverfolgbar und nicht still. Eine fehlgeschlagene Rechnung zeigt ein Banner mit der Aufschrift „Wir konnten diese Rechnung nicht verarbeiten. Aktualisieren Sie Ihre Zahlungsmethode und wir versuchen es automatisch erneut" mit einer Schaltfläche Karte aktualisieren. Siehe Wenn eine Zahlung fehlschlägt.
PDF herunterladen
Die Karte Verwalten bei einer Bestellung oder Rechnung bietet drei Aktionen:
- Rechnung anzeigen öffnet das PDF in einem neuen Tab.
- PDF herunterladen speichert es unter dem Namen der Rechnungsnummer.
- Support kontaktieren öffnet ein Ticket, falls etwas falsch aussieht.
Wenn Sie die Rechnung in einem Modal öffnen, erhalten Sie auch eine Druckoption.
Das PDF wird bei Bedarf generiert und hat Zugriffskontrolle, daher funktioniert der Link nur für jemanden, der bei Ihrem Konto angemeldet ist. Es ist sicher, die Datei selbst an Ihren Buchhalter zu mailen, aber ein Link funktioniert für ihn nicht, es sei denn, er hat einen Login.
Abstimmung eines Jahres von Rechnungen
Wenn Sie eine Jahreserklärung vorbereiten:
- Öffnen Sie die Registerkarte Bestellungen und blättern Sie durch das Jahr zurück.
- Laden Sie jedes PDF herunter. Der Dateiname ist die Rechnungsnummer, sodass sie chronologisch sortiert werden, sobald das Jahrespräfix vorhanden ist.
- Überprüfen Sie, ob Ihre NZBN und GST-Nummer auf den Dokumenten erscheint, die Sie geltend machen möchten. Wenn sie fehlen, wurden sie nicht zum Zeitpunkt der Ausstellung gespeichert und können nachträglich nicht hinzugefügt werden.
- Beachten Sie, dass Domänenregistrierungen und Verlängerungen separate Gebühren für Ihr Hosting darstellen. Ein einzelner Monat kann daher mehrere Dokumente erzeugen.
Die Statistik Dieses Jahr bezahlt in der Abrechnungsübersicht gibt Ihnen eine schnelle Kontrolle der Summe und der Anzahl der Rechnungen.
Fehlerbehebung
Der Rechnungslink hat mich zu einer Bestellungsseite genommen. Das ist erwartet. Verwenden Sie auf dieser Seite Steuern-Rechnung anzeigen für das Dokument.
Meine Rechnung sagt Rechnung, nicht Steuern-Rechnung. Es wurde keine GST berechnet, was bedeutet, dass Ihre Kontowährung nicht NZD ist. Ein Dokument ohne GST ist korrekt keine Steuern-Rechnung.
Das PDF lässt sich für meinen Buchhalter nicht öffnen. Er ist nicht bei Ihrem Konto angemeldet. Senden Sie ihm die heruntergeladene Datei statt des Links, oder laden Sie ihn mit der Rolle "Abrechnung" ein. Siehe Einladung von Teammitgliedern und Festlegung von Rollen.
Meine Unternehmensangaben sind auf einer alten Rechnung falsch. Ausgestellte Rechnungen sind absichtlich unveränderbar. Korrigieren Sie die Details in der Systemverwaltung und sie werden auf zukünftigen Rechnungen angezeigt. Wenn eine Rechnung wesentlich falsch ist, öffnen Sie ein Support-Ticket.
Ich kann keine Rechnung für eine Gebühr auf meinem Kontoauszug finden. Überprüfen Sie die Registerkarte Bestellungen um dieses Datum herum, einschließlich automatischer Verlängerungen. Wenn nichts übereinstimmt, geben Sie in einem Support-Ticket das Kontoauszugsdatum, den Betrag und die letzten vier Ziffern der Karte an.
Die Rechnung ist als Erstattet markiert. Das Geld wurde auf die ursprüngliche Zahlungsmethode zurückgebucht. Siehe Rückerstattungen und was erstattet werden kann.