Verteilgruppen
A distribution group is one address at your domain that fans out to several people, so mail to an address like team@ or billing@ reaches everyone on the list without anybody having to remember who…
Eine Verteilgruppe ist eine einzelne Adresse in Ihrer Domäne, die sich auf mehrere Personen aufteilt, sodass E-Mails an eine Adresse wie team@ oder billing@ alle Personen auf der Liste erreichen, ohne dass jemand sich merken muss, wer sich darauf befindet.
Verteilgruppen liegen zwischen einem Alias, der in einem Postfach landet, und einem gemeinsamen Postfach, an dem das Team zusammenarbeitet. Verwenden Sie eine Gruppe, wenn Sie eine Adresse möchten, die ausstrahlt: Jeder auf der Liste erhält eine eigene Kopie in seinem eigenen Postfach, und jede Person bearbeitet sie unabhängig.
Wann man eine Gruppe verwendet
Die E-Mail-Konsole hat vier Fan-out-Funktionen und sie lösen unterschiedliche Probleme. Die Wahl der falschen Funktion ist die häufigste Ursache für „die Adresse funktioniert, aber die falschen Personen erhalten die E-Mail".
| Verwenden Sie | Wenn |
|---|---|
| Verteilgruppe | Eine feste Gruppe von internen Personen sollte jeweils eine Kopie erhalten, z. B. everyone@ oder directors@ |
| Gemeinsames Postfach | Das Team arbeitet zusammen an einer Warteschlange und benötigt einen gemeinsamen Lesestatus |
| Weiterleitung | Sie müssen eine Adresse an ein oder zwei Ziele weiterleiten, einschließlich externer Ziele |
| Mailingliste | Personen müssen sich selbst an- und abmelden können |
Verteilgruppen liefern an Postfächer in Ihren eigenen Domänen und an Adressen überall sonst. Ein Mitglied außerhalb Ihres Kontos ist mit einem external-Badge gekennzeichnet, was eher eine Tatsache als eine Warnung ist: E-Mails an die Gruppe werden wie bei jedem anderen Mitglied an sie weitergeleitet. So können eine persönliche Adresse, ein Buchhalter oder ein Kollege in einem anderen Unternehmen alle Mitglieder sein.
Es gibt eine Adresse, die wir nicht hinzufügen: eine Adresse, die einem anderen Kapsule-Kunden gehört. E-Mails an eine solche Adresse werden direkt in sein Postfach zugestellt, sodass das Akzeptieren ein Weg wäre, E-Mails in das Postfach einer anderen Person zu übermitteln. Bitten Sie diese Person, ihre E-Mails an eine Adresse weiterzuleiten, die Sie kontrollieren, und fügen Sie diese stattdessen hinzu.
Erstellen einer Gruppe
Die Gruppenerstellung ist ein dreistufiger Assistent: Domain, Adresse, dann Erstellen.
- Melden Sie sich bei KPanel an und klicken Sie in der linken Seitenleiste auf E-Mail.
- Öffnen Sie die Registerkarte Verteilgruppen.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche „Erstellen", um den Assistenten zu starten.
Schritt 1: Domain
Wählen Sie die Domain, unter der sich die Gruppenadresse befindet. Die Liste enthält die Domänen in Ihrem Konto. Wenn sie leer ist, sehen Sie „No domains on this account yet" und einen Link Go to domains: Registrieren oder übertragen Sie zuerst eine Domain.
Sie benötigen auch mindestens ein Postfach auf dieser Domain. Wenn Sie keines haben, wird die Gruppenerstellung mit „You don't have any mailboxes on that domain." abgelehnt.
Schritt 2: Adresse
Geben Sie den Teil vor dem @ ein, z. B. team. Drei Live-Checks werden während der Eingabe ausgeführt und jeder muss grün werden:
- Nur Buchstaben, Zahlen und
._%+-Zeichen - Zwischen 1 und 64 Zeichen
- Wird nicht bereits von einer Ihrer Gruppen verwendet
Diese letzte Prüfung vergleicht nur mit Ihren vorhandenen Gruppen. Es wird nicht überprüft, ob ein Postfach, Alias oder eine Weiterleitung bereits dieselbe Adresse verwendet. Wenn sich E-Mails nach dem Erstellen einer Gruppe seltsam verhalten, überprüfen Sie die Registerkarten Postfächer und Weiterleitungen auf einen Konflikt mit derselben Adresse.
Schritt 3: Erstellen
Überprüfen Sie die Adresse und klicken Sie auf Create group.
Verwalten von Mitgliedern
Jede Gruppenkarte zeigt ein Status-Pill, die Adresse und eine Mitgliederzahl. Erweitern Sie die Karte, um die Mitgliederliste und die Hinzufügezeile anzuzeigen.
Um ein Mitglied hinzuzufügen, geben Sie seine Adresse in das Feld ein (der Platzhalter zeigt die zwei Formen, member@yourdomain.com oder external@gmail.com) und klicken Sie auf Add member. Mitglieder außerhalb Ihres Kontos erhalten ein external-Badge in der Liste. Sie erhalten Gruppenmails genau wie interne Mitglieder.
Um jemanden zu entfernen, verwenden Sie das Entfernungssteuerelement in seiner Zeile.
Änderungen werden sofort nach dem Speichern wirksam. Es gibt keinen Veröffentlichungsschritt und keinen Ausbreitungsverzögerung, auf die Sie auf unserer Seite warten müssen.
Rollen und Berechtigungen
Das Erstellen einer Gruppe, das Löschen einer Gruppe und das Hinzufügen oder Entfernen von Mitgliedern erfordern alle die Rolle Owner oder Admin im Konto. Kontomitglieder mit niedrigeren Rollen können die Gruppen sehen, aber die Steuerelemente sind gesperrt, mit einem Tooltip, das die erforderliche Berechtigung angibt.
Ein Mitglied einer Verteilgruppe zu sein, gewährt überhaupt keine Berechtigungen. Es bedeutet nur, dass E-Mails, die an die Gruppenadresse gesendet werden, an dieses Postfach zugestellt werden.
Plan-Berechtigungen
Verteilgruppen sind Teil der Pläne Email Team und Email Business. Email Solo, ein Single-Mailbox-Plan, enthält sie nicht. Das Panel zeigt die Berechtigung für Ihren Plan zusammen mit der Gruppenliste an, sodass Sie, wenn Sie sich in einem Plan ohne Gruppen befinden und der Erstellen-Assistent nicht verfügbar ist, wissen, warum. Weitere Informationen finden Sie unter Upgrading Your Plan.
Gruppen sind günstig zu erstellen und kostenlos zu ändern, daher vermeiden Sie die Versuchung, eine riesige everyone@ zu erstellen und alles dadurch zu leiten. Kleine, spezifische Gruppen (accounts@, dispatch@, oncall@) sind viel leichter aktuell zu halten, und sie verhindern, dass Personen E-Mails ignorieren, die normalerweise nicht für sie bestimmt sind.
Löschen einer Gruppe
Erweitern Sie die Gruppenkarte und verwenden Sie Delete group. Die Bestätigung lautet „Delete group {address} and all its members?" und die Aktion entfernt die Gruppe und ihre Mitgliedsdatensätze.
Nach dem Löschen wird die E-Mail, die an die Adresse gesendet wird, nicht mehr aufgefächert. Richten Sie eine Weiterleitung auf derselben Adresse ein, wenn Personen wahrscheinlich weiterhin daran schreiben, oder lassen Sie sie zurückprallen, damit Absender die neue Adresse verwenden.
Fehlerbehebung
Ein Mitglied empfängt keine Gruppenmails und seine Adresse ist extern. Externe Mitglieder werden zugestellt, daher handelt es sich um ein gewöhnliches Zustellbarkeitsproblem und nicht um eine Einschränkung. Überprüfen Sie zuerst seinen Spam-Ordner. E-Mails an die Gruppe werden mit dem Envelope-Absender auf die Gruppenadresse gesetzt weitergeleitet, sodass Bounces zur Gruppe und nicht zur Person, die die Nachricht geschrieben hat, zurückkommen: Wenn ihr Provider sie ablehnt, landet diese Ablehnung unter der Gruppenadresse.
E-Mails an die Gruppe erreichen nur einige Mitglieder. Erweitern Sie die Gruppe und bestätigen Sie, dass die Mitgliederliste wie erwartet aussieht. Überprüfen Sie dann, dass jedes Postfach des Mitglieds auf der Registerkarte Postfächer Active ist. Ein Postfach, das angehalten, pausiert oder das Kontingent überschritten hat, akzeptiert keine neuen E-Mails. Weitere Informationen finden Sie unter My Mailbox Is Full.
Die Adresse, die ich möchte, wird abgelehnt. Die drei Live-Checks teilen Ihnen mit, welche Regel Sie verletzt haben. Die häufigste Ursache ist ein Großbuchstabe oder ein Leerzeichen: Adressen sind Kleinbuchstaben und dürfen keine Leerzeichen enthalten.
Gruppenmails landen in den Spam-Ordnern der Mitglieder. Fan-out-E-Mails werden auf die gleiche Weise authentifiziert wie jede andere E-Mail in Ihrer Domain, daher ist dies ein Problem mit der Domain-Authentifizierung. Führen Sie die Deliverability-Prüfung auf einem beliebigen Postfach in dieser Domain durch und lesen Sie Why Are My Emails Going to Spam?
Antworten von Mitgliedern gehen an den ursprünglichen Absender, nicht an die Gruppe. Das ist normales Fan-out-Verhalten: Jedes Mitglied erhielt eine an es adressierte Kopie, daher geht „Antworten" an den Absender und „Allen antworten" enthält die Gruppenadresse. Wenn Sie möchten, dass jede Antwort für das gesamte Team sichtbar bleibt, verwenden Sie stattdessen ein gemeinsames Postfach.
Ich möchte, dass die Gruppenadresse auch eine Kopie behält. Erstellen Sie ein Postfach auf der Adresse und fügen Sie dieses Postfach als Mitglied einer anders benannten Gruppe hinzu, oder verwenden Sie ein gemeinsames Postfach, das die E-Mail von Natur aus speichert.
Verwandte Lektüre: Shared Inboxes, Mailing Lists, Email Forwarding, und Email Sending Limits.