Mailing Lists

Eine Mailing List ist eine einzelne Adresse in Ihrer Domain, die eine Kopie an alle Mitglieder der Gruppe versendet. Im Unterschied zu anderen Fan-Out-Funktionen kann sie öffentlich gemacht werden, sodass sich Personen selbst über einen Link an- und abmelden können.

E-Mails, die an die List-Adresse versendet werden, werden an alle aktuellen Mitglieder kopiert, einschließlich Mitgliedern bei anderen Anbietern. Das macht Listen zum richtigen Werkzeug für einen Newsletter an ein kleines Publikum, eine Ankündigungsadresse für Mitglieder oder jede Gruppe, deren Mitgliedschaft sich ändert, ohne dass Sie gefragt werden.

Listen im Vergleich mit den Alternativen

Sowohl Listen als auch Verteilergruppen versenden an Adressen außerhalb Ihres Kontos. Wenn die Mitgliedschaft festgelegt ist und Sie diese selbst verwalten möchten, ist eine Verteilergruppe einfacher. Wenn Personen sich selbst an- und abmelden können sollen, kann das nur eine Mailing List leisten.

Eine List erstellen

1. Melden Sie sich bei KPanel an und klicken Sie in der linken Seitenleiste auf Email.
2. Öffnen Sie die Registerkarte Mailing Lists.
3. Klicken Sie auf Create list.
4. Geben Sie unter List address die vollständige Adresse ein, zum Beispiel team@yourdomain.com.
5. Fügen Sie optional eine Description hinzu, zum Beispiel "Alle Mitarbeitermails". Dies ist der Name der List im Panel.
6. Fügen Sie optional Initial members hinzu. Drücken Sie nach jeder Adresse Enter oder Komma, um sie in ein Chip umzuwandeln.
7. Klicken Sie zum Erstellen.

Sie benötigen mindestens eine Mailbox in der Domain, in der Sie die List erstellen. Falls Sie keine haben, wird die Erstellung mit der Meldung "You don't have any mailboxes on that domain." abgelehnt.

Das Erstellen, Löschen und Ändern einer List erfordert die Rolle Owner oder Admin im Konto.

Mitglieder verwalten

Klicken Sie auf Manage auf einer List-Karte, um die List-Detailseite zu öffnen. Die Mitgliedertabelle zeigt die Adresse, ein Rollenkennzeichen und das Datum, an dem jedes Mitglied beigetreten ist. Jedes Mitglied hat den gleichen Status: Die Rollenspalte dient nur zur Information, und es gibt keine Moderator- oder Owner-Ebene innerhalb einer List.

• Um jemanden hinzuzufügen, geben Sie seine Adresse unter Add member email ein und klicken Sie auf Add.
• Um jemanden zu entfernen, verwenden Sie Remove in seiner Zeile.

Mitglieder können sich in jeder Domain befinden. Eine externe Adresse auf einer Mailing List erhält E-Mails normal, was der Hauptunterschied zu einer Verteilergruppe ist.

Öffentliche Lists und der Subscribe-Link

Eine List ist standardmäßig privat. Auf der List-Detailseite gibt es ein Public/Private-Kennzeichen und eine Schaltfläche mit der Beschriftung Make public oder Make private.

Wenn eine List privat ist, teilt Ihnen das Panel mit: „Enable public access to generate a shareable subscribe link."

Wenn Sie sie öffentlich machen, zeigt das Panel einen Link und die Notiz „Share this link so anyone can subscribe:". Fügen Sie diesen Link auf Ihrer Website, in einer Fußzeile oder am Ende der von Ihnen versendeten Mail ein. Jeder, der ihn öffnet, kann die List abonnieren, ohne dass Sie etwas unternehmen müssen.

Jedes Mitglied erhält auch seinen eigenen Abmelde-Link, der für es eindeutig ist. Wenn es sich selbst über diesen Link abmeldet, wird dies sofort wirksam: Die nächste Nachricht an die List überspringt es. Das Panel zeigt sie als ausgetreten an, statt den Datensatz einfach zu löschen, sodass Sie eine genaue Dokumentation haben, wer auf der List war und wann.

Dieser Link wird versendet, wenn jemand beitritt, nicht in jeder Nachricht. Wer abonniert, sieht ihn sofort auf der Abonnementseite, wenn er sie übermittelt, und er wird ihm gleichzeitig per E-Mail zugesandt. Jemand, den Sie selbst hinzufügen, erhält die gleiche E-Mail. Der Link läuft nie ab, weshalb beide Stellen das Mitglied bitten, ihn zu behalten.

Der Grund, warum er nicht am Ende jeder Nachricht wiederholt wird, ist wichtig zu verstehen, denn er entscheidet, was Sie in die E-Mail schreiben sollten. Eine List-Nachricht wird genau so weitergeleitet, wie sie geschrieben wurde, sodass das Mitglied Ihren ursprünglichen Absendernamen, die Betreffzeile und den Text unverändert sieht. Nichts wird pro Empfänger umgeschrieben, und eine Fußzeile mit Abmeldung pro Empfänger müsste es sein. Wenn Sie einen Abmelde-Link im Text einer Kampagne möchten, fügen Sie ihn selbst hinzu: Sie können den persönlichen Link jedes Mitglieds auf der List-Detailseite einsehen.

An eine List posten

E-Mails, die an die List-Adresse versendet werden, werden an alle aktuellen Mitglieder versendet, normalerweise innerhalb von ein paar Minuten. Es gibt keine Moderationswarteschlange, keine Überprüfung gehaltener Nachrichten und keine Einschränkung, wer posten darf, sodass jeder, der die Adresse kennt, an die List mailen kann.

Eine Sache wird gefiltert: Eine Nachricht, die unser Spam-Filter als Junk klassifiziert, wird nicht an Mitglieder weitergeleitet. Sie bleibt im eigenen Speicher der List, sodass nichts verloren geht, und Sie können sie dort einsehen. Das ist Spam-Filterung, keine Postregel, und es ist der einzige Fall, in dem eine Nachricht an die List-Adresse nicht gefächert wird.

Das ist für eine kleine interne List in Ordnung und ein echtes Risiko für eine veröffentlichte. Wenn Ihre List-Adresse öffentlich ist, halten Sie sie als eine Broadcast-Adresse, in die nur Sie schreiben, und bitten Sie Mitglieder, an eine Person statt an die List zu antworten, oder verschieben Sie die Diskussion an einen dafür geeigneten Ort.

Eine List löschen

Verwenden Sie auf der List-Karte das Lösch-Steuerelement. Die Bestätigung ist eindeutig:

Fehlerbehebung

Mitglieder haben keine E-Mails mehr erhalten, nachdem ich eine Adresse entfernt habe. Das Entfernen eines Mitglieds berührt die anderen nicht: Die Mitgliederliste wird für jede Nachricht neu gelesen, sodass eine Änderung genau die Adresse betrifft, die Sie geändert haben, und auf die nächste Nachricht wirkt. Falls eine List auf null Mitglieder sinkt, akzeptiert die Adresse keine E-Mails mehr, anstatt sie dort zu sammeln, wo niemand sie liest, also fügen Sie ein Mitglied hinzu, bevor Sie mit dem Empfang von E-Mails rechnen.

Eine Nachricht an die List hat niemanden erreicht. Öffnen Sie die List und prüfen Sie auf ein Banner, das besagt, dass die List keine E-Mails empfängt. Das bedeutet, dass die Adresse nicht akzeptiert wurde, was fast immer bedeutet, dass sie bereits als Mailbox, gemeinsamer Posteingang oder Verteilergruppe verwendet wird. Eine Adresse kann nur eines davon sein.

Abonnenten erhalten die erwartete Bestätigung nicht. Es gibt keinen Double-Opt-In-Bestätigungsschritt: Das Abonnieren über den öffentlichen Link fügt die Adresse sofort hinzu. Falls Sie aus Compliance-Gründen eine bestätigte Opt-In benötigen, erfassen Sie Adressen über Ihr eigenes Formular und fügen Sie sie selbst zur List hinzu.

List-E-Mails landen im Spam. E-Mails von einer List tragen die Authentifizierung Ihrer Domain, daher ist dies eine Frage der Domain-Zustellbarkeit. Führen Sie die Deliverability-Prüfung auf einer Mailbox in dieser Domain durch und arbeiten Sie sich durch Why Are My Emails Going to Spam?. Lists machen dies schlimmer als eins-zu-eins-E-Mails, da ein einzelner Versand an viele Empfänger beim gleichen Anbieter genau das Muster ist, das Filter am strengsten überprüfen.

Jemand mailt die List, der das nicht sollte. Es sind keine Absender-Einschränkungen verfügbar. Ändern Sie die List-Adresse, teilen Sie Ihren Mitgliedern die neue mit, und veröffentlichen Sie sie nicht.

Kann ich jemanden hinzufügen, der eine Kapsule-Mailbox auf einem anderen Konto hat? Nein. Jede andere Adresse ist in Ordnung, auf Ihren eigenen Domains oder überall sonst, aber wir werden keine Adresse hinzufügen, die einem anderen Kapsule-Kunden gehört, da E-Mails dorthin direkt in seine Mailbox zugestellt werden. Bitten Sie ihn, sich selbst über Ihren öffentlichen Link zu abonnieren, oder fordern Sie ihn auf, seine E-Mails an eine Adresse weiterzuleiten, die Sie kontrollieren, und fügen Sie diese hinzu.

Ein Mitglied sagt, es habe sich abgemeldet, erhält aber immer noch E-Mails. Prüfen Sie, ob es unter zwei Adressen zweimal auf der List ist, und prüfen Sie, ob es auch Mitglied einer Verteilergruppe oder ein Ziel einer Weiterleitung ist, die auf den gleichen Inhalt verweist.

Ich möchte, dass Antworten an einem Ort bleiben. Eine List verteilt Kopien, sodass sich Antworten zerstreuen. Verwenden Sie einen gemeinsamen Posteingang für alles, das einen einzigen Gesprächsfaden benötigt, an dem das Team zusammenarbeitet.

Weiterlesen: Distribution Groups, Shared Inboxes, Email Forwarding, and Email Sending Limits.