Gemeinsame Posteingänge für Team-Adressen
A shared inbox is an address like support@ or info@ that several people on your team read and reply from together, each signing in with their own mailbox credentials rather than passing one password…
Ein gemeinsamer Posteingang ist eine Adresse wie support@ oder info@, die mehrere Personen in Ihrem Team zusammen lesen und beantworten, wobei sich jede Person mit ihren eigenen Postfach-Anmeldedaten anmeldet, anstatt ein Passwort weiterzugeben.
Die meisten kleinen Teams beginnen damit, support@ als Weiterleitung einzurichten, stellen fest, dass niemand weiß, welche Nachrichten beantwortet wurden, und machen daraus dann ein Postfach mit gemeinsamen Passwort. Ein gemeinsamer Posteingang löst beide Probleme: Die Post befindet sich an einem Ort mit einem einzigen Gelesen/Ungelesen-Status, und jede Person, die ihn öffnet, tut dies als sie selbst.
Was ein gemeinsamer Posteingang wirklich ist
Wenn Sie einen gemeinsamen Posteingang erstellen, erstellt Kapsule einen echten Speicherort auf unserer Mail-Plattform mit einer eigenen Adresse und einem eigenen Nachrichtenspeicher und gewährt dann jedem Team-Mitglied Postfachzugriff darauf. E-Mail an die Adresse kommt einmal an einem Ort an. Wenn ein Team-Mitglied sie öffnet, sieht es denselben Ordnerstatus wie alle anderen, sodass eine als gelesen markierte Nachricht für das ganze Team gelesen ist.
Das ist der wichtige Unterschied zu den anderen Fan-Out-Funktionen in der E-Mail-Konsole:
| Funktion | Post kommt an | Am besten für |
|---|---|---|
| Gemeinsamer Posteingang | Einmal, in einem gemeinsamen Speicher, den alle öffnen | Eine Adresse, an der das Team arbeitet, wie support@ oder accounts@ |
| Weiterleitung | Eine Kopie in jedem Ziel-Posteingang | Senden einer Adresse an eine oder zwei Personen, die jeweils damit umgehen |
| Verteilergruppe | Eine Kopie an jedes interne Team-Mitglied | Ankündigungen an eine feste interne Gruppe |
| Mailingliste | Eine Kopie an jedes Team-Mitglied | Eine Liste, bei der Personen sich anmelden und abmelden können |
Wenn zwei Personen eine Nachricht sehen müssen, aber nur eine wird darauf reagieren, ist eine Weiterleitung ausreichend. Wenn zwei Personen dieselbe Warteschlange bearbeiten müssen, ohne sich gegenseitig zu behindern, verwenden Sie einen gemeinsamen Posteingang.
Vor der Erstellung
Sie benötigen zunächst mindestens ein Postfach auf der Domain. Wenn das Konto keine Postfächer hat, teilt Ihnen das Erstellungs-Panel dies direkt mit: „Sie benötigen mindestens ein Postfach, bevor Sie einen gemeinsamen Posteingang erstellen. Fügen Sie zuerst ein Postfach hinzu." Team-Mitglieder werden aus vorhandenen Postfächern ausgewählt, daher gibt es nichts hinzuzufügen, bis Sie eines haben.
Sie benötigen auch die richtige Rolle. Das Erstellen, Löschen und Ändern der Mitgliedschaft eines gemeinsamen Posteingangs erfordern die Rolle Owner oder Admin auf dem Konto. Wenn Sie eine niedrigere Rolle haben, werden die Schaltflächen mit einem Schlosssymbol und einer Schaltfläche angezeigt, die erklärt, welche Berechtigung fehlt. Siehe Account Security, wenn Sie die Rolle einer Person ändern müssen.
Erstellen eines gemeinsamen Posteingangs
- Melden Sie sich bei KPanel an und klicken Sie in der linken Seitenleiste auf Email.
- Öffnen Sie die Registerkarte Shared Inboxes.
- Klicken Sie auf Create shared inbox.
- Geben Sie unter Address den Teil vor dem @ ein, zum Beispiel
support. Das Feld erzwingt Kleinbuchstaben während der Eingabe. - Wählen Sie die Domain aus der daneben befindlichen Dropdown-Liste.
- Legen Sie optional einen Display name fest, beispielsweise „Support Team". Dies ist das, was Empfänger neben der Adresse sehen.
- Aktivieren Sie optional einige Initial members. Die Auswahlbox listet die Postfächer auf, die sich bereits auf Ihrem Konto befinden.
- Klicken Sie auf Create shared inbox.
Die Adresse muss zwischen 1 und 64 Zeichen lang sein und kann Buchstaben, Ziffern, Punkte, Unterstriche und Bindestriche enthalten. Sie muss mit einem Buchstaben oder einer Ziffer beginnen und enden. Die Domain muss eine sein, auf der Sie bereits ein Postfach haben, und die Adresse darf nicht mit einem vorhandenen Postfach oder einem anderen gemeinsamen Posteingang kollidieren.
Hinzufügen und Entfernen von Mitgliedern
Jede Karte eines gemeinsamen Posteingangs hat ein Members-Steuerelement, das die Mitgliederliste erweitert. Von dort aus:
- Um jemanden hinzuzufügen, wählen Sie sein Postfach aus der Dropdown-Liste Add a mailbox as member... und klicken Sie auf Add.
- Um jemanden zu entfernen, verwenden Sie das Entfernungs-Steuerelement in seiner Zeile.
Mitglieder müssen vorhandene Postfächer auf demselben Konto sein. Sie können eine externe Adresse wie ein persönliches Gmail-Konto nicht als Mitglied hinzufügen: Wenn Sie es versuchen, teilt Ihnen das Panel mit, dass die Adresse „is not a mailbox on this account". Wenn jemand außerhalb Ihres Kontos wirklich eine Kopie der Post benötigt, fügen Sie ihn stattdessen als Ziel auf einer separaten Weiterleitung hinzu.
Jedes Mitglied hat die gleiche Zugriffsebene. Es gibt keinen Owner-, Agent- oder Viewer-Unterschied in einem gemeinsamen Posteingang, und die Karte zeigt einfach ein Shared access-Etikett. Wenn Sie eine Person benötigen, um die Post zu sehen, aber nicht von der Adresse zu senden, ist ein gemeinsamer Posteingang nicht das richtige Tool.
Speicher und Limits
Ein gemeinsamer Posteingang wird mit 10 GB Speicher erstellt. Diese Zahl wird von der Plattform bei der Erstellung des Posteingangs festgelegt und kann nicht vom Panel aus angepasst werden. Eine belebte Support-Warteschlange mit großen Anhängen benötigt daher gelegentlich eine Bereinigung anstelle eines Upgrades. Das Email Premium-Upgrade mit 50 GB gilt für einzelne Postfächer, nicht für gemeinsame Posteingänge.
Es gibt keine Obergrenze für die Anzahl der gemeinsamen Posteingänge, die ein Konto erstellen kann, und keine Obergrenze für die Anzahl der Mitglieder, die jeder haben kann. Die einzige wirkliche Einschränkung ist, dass jedes Mitglied ein Postfach sein muss, für das Sie bereits bezahlen.
Geben Sie einem gemeinsamen Posteingang von Anfang an einen angezeigten Namen. Antworten von support@, die als reine Adresse angezeigt werden, sehen wie automatisierte Post aus, und Empfänger sind deutlich weniger geneigt, darauf zu antworten. „Acme Support" liest sich wie eine Person am anderen Ende.
Lesen und Antworten
Team-Mitglieder erreichen den gemeinsamen Posteingang über ihr eigenes Postfach. Melden Sie sich im Webmail als Sie selbst an, und der gemeinsame Posteingang wird neben Ihrer eigenen Post angezeigt. Siehe Accessing Your Email via Webmail, um zu erfahren, wie Sie Webmail vom Panel aus mit einem Klick öffnen, und Setting Up an Email Client, wenn Sie lieber in einem Desktop- oder Mobile-Client arbeiten.
Da der Mail-Speicher gemeinsam ist, gilt die übliche Etikette: Markieren oder verschieben Sie eine Nachricht, wenn Sie sie aufgreifen, damit ein Kollege nicht zweimal darauf antwortet, und verwenden Sie Ordner anstelle des Löschens, da eine Löschung die Nachricht für alle entfernt.
Löschen eines gemeinsamen Posteingangs
Öffnen Sie die Karte des gemeinsamen Posteingangs und klicken Sie auf Delete. Die Bestätigung macht deutlich, was passiert:
„Der gemeinsame Posteingang und alle seine gespeicherten E-Mails werden dauerhaft entfernt. Team-Mitglieder verlieren den Zugriff. Dies kann nicht rückgängig gemacht werden." Im Gegensatz zu einem Postfach, das eine siebentägige Löschkulanzfrist durchläuft, werden ein gemeinsamer Posteingang und sein Nachrichtenverlauf sofort entfernt. Exportieren oder leiten Sie zuerst alles weiter, das Sie behalten müssen.
Nach dem Löschen werden E-Mails an die Adresse zurückgewiesen, da die Adresse nicht mehr auf der Plattform vorhanden ist.
Fehlerbehebung
„Erstellt, aber einige Mitglieder konnten nicht hinzugefügt werden." Der Posteingang selbst wurde erfolgreich erstellt und der Fehler war nur im Mitgliedschaftsschritt. Öffnen Sie die Karte, erweitern Sie Members, und fügen Sie die fehlenden Personen manuell hinzu. Nichts ging verloren.
Die Schaltfläche „Create" ist ausgegraut mit einem Schlosssymbol. Ihre Rolle beinhaltet keinen Postfach-Schreibzugriff. Nur Owner und Admin können gemeinsame Posteingänge verwalten.
Die Domain, die ich haben möchte, befindet sich nicht in der Dropdown-Liste. Die Domain-Liste wird aus Domains erstellt, auf denen Ihr Konto bereits ein Postfach hat. Erstellen Sie zuerst ein Postfach auf dieser Domain und kommen Sie dann zurück.
Ein Mitglied kann den gemeinsamen Posteingang in seinem Mail-Client nicht sehen. Einige Clients müssen explizit darauf hingewiesen werden, gemeinsame Ordner zu abonnieren. Bitten Sie sie, zuerst das Webmail zu überprüfen: Wenn es dort angezeigt wird, ist das Konto korrekt und das Problem ist die Client-seitige Ordnerabonnierung.
E-Mail an die Adresse geht beim Empfänger in den Spam. Das ist ein Authentifizierungsproblem, kein Problem mit dem gemeinsamen Posteingang. Arbeiten Sie sich durch Why Are My Emails Going to Spam? und die Registerkarte „Deliverability" bei einem beliebigen Postfach auf dieser Domain.
Weiterführende Informationen: Email Forwarding, Distribution Groups, Mailing Lists und Email Aliases.