बिलिंग और प्लान
आपका चालान पढ़ना
Every charge Kapsule makes produces two records that describe the same transaction from different angles: an order, which is what you bought, and an invoice, which is the document your accountant…
हर चार्ज जो Kapsule करता है वह दो रिकॉर्ड बनाता है जो एक ही लेनदेन को अलग-अलग कोणों से बताते हैं: एक order, जो आपने खरीदा है, और एक invoice, जो दस्तावेज़ है जो आपका अकाउंटेंट चाहता है।
यह समझना कि कौन सा कौन सा है, Billing पृष्ठ को नेविगेट करना बहुत आसान बनाता है।
ऑर्डर नंबर और इनवॉइस नंबर
| रिकॉर्ड | प्रारूप | यह क्या है |
|---|---|---|
| Order | KC- के बाद अंक | खरीदारी: आपने क्या खरीदा, provisioning स्थिति, और refund नियंत्रण |
| Invoice | KCI- के बाद वर्ष और एक क्रम | Tax दस्तावेज़: line items, GST, कुल, और PDF |
इनवॉइस क्रम हर कैलेंडर वर्ष में फिर से शुरू होता है, इसलिए एक इनवॉइस नंबर सभी समय के लिए नहीं बल्कि अपने वर्ष के भीतर अद्वितीय होता है।
क्योंकि एक order और एक invoice आमतौर पर एक ही लेनदेन का वर्णन करते हैं, एक invoice को खोलना जो एक order से संबंधित है आपको order पृष्ठ पर भेजता है। यह कोई त्रुटि नहीं है। order पृष्ठ में एक View tax invoice बटन होता है जो आपको वही दस्तावेज़ देता है। कोई अलग invoices index पृष्ठ नहीं है: Billing overview पर All Invoices आपको Orders टैब पर ले जाता है।
एक इनवॉइस ढूंढना
- Billing पर जाएं।
- Orders टैब खोलें।
- तारीख, विवरण, या राशि से पंक्ति खोजें।
- View पर क्लिक करें।
- Manage कार्ड में, View tax invoice या Download PDF का उपयोग करें।
पाँच सबसे हाल के invoices भी Plans टैब के दाएं कॉलम में सूचीबद्ध हैं यदि आप बस नवीनतम चाहते हैं।
इनवॉइस पर क्या है
दस्तावेज़ पाँच ब्लॉकों में रखा गया है।
हेडर
invoice के शीर्ष पर हमारे विवरण बाईं ओर हैं: Kapsule Group Limited, NZBN 9429050450015, और हमारा GST नंबर जहाँ GST चार्ज किया गया था।
दाईं ओर दस्तावेज़ प्रकार, एक monospaced फ़ॉन्ट में invoice नंबर, एक status pill, जारी करने की तारीख, और एक बार भुगतान होने के बाद, भुगतान की तारीख बैठी है।
दस्तावेज़ को Tax invoice शीर्षक दिया गया है जहाँ न्यूजीलैंड GST चार्ज किया गया था, और बस Invoice जहाँ कोई नहीं था। देखें GST and Tax Invoices।
बिल किए गए
यह ब्लॉक आपके विवरण रखता है जैसे वे invoice जारी होने के समय थे: अकाउंट नाम, billing email, और address।
यदि आपने panel में अपना स्वयं का NZBN और GST नंबर दर्ज किया है, तो वे यहाँ भी दिखाई देते हैं। वे केवल उन invoices पर प्रिंट किए जाते हैं जो आपके द्वारा सहेजे जाने के बाद जारी किए जाते हैं, यही कारण है कि उन्हें जल्दी भरना महत्वपूर्ण है।
Line Items
तालिका में चार कॉलम हैं: Description, Qty, Unit price, और Amount। प्रत्येक पंक्ति के अंतर्गत एक service period भी होता है, जो चार्ज को कवर करने वाली सटीक तारीखें दिखाता है।
विवरण product, plan, billing cycle, और चार्ज का कारण बनने वाली किस प्रकार की घटना से बने होते हैं। आप ऐसे वाक्यांश देखेंगे:
- "Web Hosting Pro, monthly subscription" एक नई subscription पर पहले चार्ज के लिए।
- "Web Hosting Start, monthly renewal" उसके बाद हर चार्ज के लिए।
- "Upgrade to Web Hosting Pro (monthly)" एक mid-period upgrade के लिए।
subscription और renewal के बीच यह अंतर एक साल के invoices स्कैन करते समय एक नई खरीद को एक recurring वाले से बताने का सबसे तेज़ तरीका है।
कुल
जहाँ GST चार्ज किया गया था, तीन पंक्तियाँ दिखाई देती हैं:
- Subtotal (ex-GST), tax से पहले line items का योग।
- GST (15%), tax घटक।
- total, जो वह आंकड़ा है जो आपके कार्ड को मारा।
जहाँ कोई GST चार्ज नहीं किया गया था, GST पंक्ति पूरी तरह से छोड़ दी जाती है और subtotal पंक्ति को बस Subtotal कहा जाता है।
कुल ही एकमात्र आंकड़ा है जो पूरे Billing क्षेत्र में आपकी bank statement से मेल खाता है। Plan prices, Billing overview पर monthly bill figure, और plans तालिका पर recurring amounts सभी GST exclusive हैं।
भुगतान और स्थिति
एक side panel पर एक Payment panel दिखाता है कि कौन सा कार्ड उपयोग किया गया था, एक brand और आखिरी चार अंकों के रूप में, और क्या invoice भुगतान किया गया है, भुगतान की प्रतीक्षा में, या विफल।
status pill को Paid, Due, Failed, Draft, Void, Uncollectible, Refunded, या Partially refunded कहा जा सकता है।
एक invoice चार्ज का प्रयास करने से पहले काट दिया जाता है, इसलिए एक विफल या अस्वीकृत भुगतान अभी भी एक दस्तावेज़ छोड़ता है। यह जानबूझकर है: इसका मतलब है कि एक विफल चार्ज दृश्यमान और traceable है बजाय silent। एक विफल invoice एक banner दिखाता है जो पढ़ता है "We could not process this invoice. Update your payment method and we will retry automatically", एक Update card बटन के साथ। देखें When a Payment Fails।
PDF डाउनलोड करना
एक order या invoice पर Manage कार्ड तीन क्रियाएँ प्रदान करता है:
- View invoice एक नए टैब में PDF खोलता है।
- Download PDF इसे सहेजता है, invoice नंबर के बाद नाम दिया गया।
- Contact support एक टिकट खोलता है यदि कुछ गलत दिखता है।
modal में invoice को खोलना भी आपको एक Print विकल्प देता है।
PDF on demand उत्पन्न होता है और access controlled है, इसलिए link केवल आपके अकाउंट में signed in किसी के लिए काम करता है। फ़ाइल को अपने अकाउंटेंट को ईमेल करना सुरक्षित है, लेकिन एक link उनके लिए काम नहीं करेगा जब तक उनके पास login नहीं है।
एक साल के Invoices को Reconcile करना
यदि आप वार्षिक रिटर्न तैयार कर रहे हैं:
- Orders टैब खोलें और वर्ष के माध्यम से वापस पृष्ठ करें।
- प्रत्येक PDF डाउनलोड करें। filename invoice नंबर है, इसलिए वर्ष prefix एक बार जगह में होने के बाद वे कालानुक्रम में क्रमबद्ध होते हैं।
- जाँचें कि आपके NZBN और GST नंबर उन पर दिखाई दें जिन पर आप दावा करना चाहते हैं। यदि वे गायब हैं, तो वे उस समय सहेजे नहीं गए थे और retrospectively जोड़े नहीं जा सकते।
- ध्यान दें कि domain registrations और renewals आपकी hosting से अलग चार्ज हैं, इसलिए एक भी महीना कई दस्तावेज़ बना सकता है।
Billing overview पर Paid this year statistic कुल और invoices की संख्या पर एक quick cross-check देता है।
समस्या निवारण
Invoice link ने मुझे order पृष्ठ पर ले गया। प्रत्याशित। दस्तावेज़ के लिए उस पृष्ठ पर View tax invoice का उपयोग करें।
मेरा invoice Tax invoice नहीं, Invoice कहता है। कोई GST चार्ज नहीं किया गया था, जिसका मतलब है कि आपकी अकाउंट currency NZD नहीं है। एक zero-GST दस्तावेज़ सही तरीके से tax invoice नहीं है।
PDF मेरे अकाउंटेंट के लिए नहीं खुलेगा। वे आपके अकाउंट में signed in नहीं हैं। downloaded फ़ाइल को link की बजाय उन्हें भेजें, या उन्हें Billing role के साथ आमंत्रित करें। देखें Inviting Team Members and Setting Roles।
एक पुराने invoice पर मेरी कंपनी विवरण गलत है। जारी invoices immutable हैं डिज़ाइन द्वारा। panel में विवरण सही करें और वे भविष्य के invoices पर दिखाई देंगे। यदि invoice materially गलत है, एक support ticket खोलें।
मुझे अपनी statement पर एक चार्ज के लिए कोई invoice नहीं मिल सकता। उस तारीख के चारों ओर Orders टैब की जाँच करें, automatic renewals सहित। यदि कुछ भी match नहीं करता है, statement date, amount, और कार्ड के आखिरी चार अंकों को एक support ticket में quote करें।
Invoice को Refunded के रूप में चिह्नित किया गया है। पैसा मूल payment method पर वापस भेज दिया गया है। देखें Refunds and What Is Refundable।