ईमेल
टीम पते के लिए साझा इनबॉक्स
A shared inbox is an address like support@ or info@ that several people on your team read and reply from together, each signing in with their own mailbox credentials rather than passing one password…
एक साझा इनबॉक्स एक पता है जैसे support@ या info@ जिसे आपकी टीम के कई लोग एक साथ पढ़ते और उत्तर देते हैं, प्रत्येक व्यक्ति अपने स्वयं के मेलबॉक्स क्रेडेंशियल के साथ साइन इन करता है बजाय एक पासवर्ड साझा करने के।
अधिकांश छोटी टीमें support@ को एक फॉरवार्डर बनाकर शुरू करती हैं, खोज करती हैं कि कोई नहीं जानता कि कौन से संदेशों का उत्तर दिया गया है, और फिर इसे साझा पासवर्ड के साथ एक मेलबॉक्स में बदल देती हैं। एक साझा इनबॉक्स दोनों समस्याओं का समाधान है: मेल एक जगह रहता है एक पढ़ा/अपठित स्थिति के साथ, और हर व्यक्ति जो इसे खोलता है वह स्वयं के रूप में करता है।
एक साझा इनबॉक्स वास्तव में क्या है
जब आप एक साझा इनबॉक्स बनाते हैं, तो Kapsule हमारे मेल प्लेटफॉर्म पर एक वास्तविक स्टोरेज स्थान बनाता है जिसका अपना पता और अपना संदेश स्टोर होता है, फिर प्रत्येक सदस्य के मेलबॉक्स को इस तक पहुंच प्रदान करता है। पते पर भेजा गया मेल एक बार, एक स्थान पर पहुंचता है। जब कोई सदस्य इसे खोलता है, तो वह वही फोल्डर स्थिति देखता है जो बाकी सभी देखते हैं, इसलिए पढ़े गए के रूप में चिह्नित संदेश पूरी टीम के लिए पढ़ा जाता है।
यह ईमेल कंसोल में अन्य फैन-आउट सुविधाओं से महत्वपूर्ण अंतर है:
| सुविधा | मेल पहुंचता है | सर्वश्रेष्ठ है |
|---|---|---|
| साझा इनबॉक्स | एक बार, एक साझा स्टोर में जिसे हर कोई खोलता है | एक पता जिस पर टीम काम करती है, जैसे support@ या accounts@ |
| फॉरवार्डर | हर गंतव्य इनबॉक्स में एक प्रतिलिपि | किसी एक या दो लोगों को पता भेजना जो प्रत्येक इसे संभालते हैं |
| वितरण समूह | प्रत्येक आंतरिक सदस्य को एक प्रतिलिपि | एक निश्चित आंतरिक समूह को घोषणाएं |
| मेलिंग सूची | हर सदस्य को एक प्रतिलिपि | एक सूची जिसमें लोग सदस्यता ले सकते हैं और छोड़ सकते हैं |
यदि दो लोगों को एक संदेश देखने की जरूरत है लेकिन केवल एक ही इस पर कार्य करेगा, तो एक फॉरवार्डर ठीक है। यदि दो लोगों को एक ही कतार पर काम करने की जरूरत है एक दूसरे को ठेस पहुंचाए बिना, तो एक साझा इनबॉक्स का उपयोग करें।
इसे बनाने से पहले
आपको पहले डोमेन पर कम से कम एक मेलबॉक्स की जरूरत है। यदि खाते के पास कोई मेलबॉक्स नहीं है, तो सृजन पैनल आपको सीधे बताता है: "साझा इनबॉक्स बनाने से पहले आपको कम से कम एक मेलबॉक्स की जरूरत है। पहले एक मेलबॉक्स जोड़ें।" सदस्यों को मौजूदा मेलबॉक्स से चुना जाता है, इसलिए आपके पास एक न होने तक कुछ भी जोड़ने के लिए कुछ नहीं है।
आपको सही भूमिका की भी जरूरत है। एक साझा इनबॉक्स को बनाना, हटाना और इसकी सदस्यता बदलना सभी को खाते पर Owner या Admin भूमिका की जरूरत है। यदि आप कम भूमिका रखते हैं तो बटन एक लॉक आइकन और एक टूलटिप के साथ दिखाई देते हैं जो बताता है कि कौन सी अनुमति गायब है। Account Security देखें यदि आपको किसी की भूमिका बदलने की जरूरत है।
एक साझा इनबॉक्स बनाना
- KPanel में साइन इन करें और बाईं ओर की साइडबार में Email पर क्लिक करें।
- Shared Inboxes टैब खोलें।
- Create shared inbox पर क्लिक करें।
- Address में, @ से पहले का हिस्सा टाइप करें, उदाहरण के लिए
support। फील्ड जैसे ही आप टाइप करते हैं लोअरकेस को बाध्य करता है। - इसके बगल में ड्रॉपडाउन से डोमेन चुनें।
- वैकल्पिक रूप से एक Display name सेट करें, उदाहरण के लिए "Support Team"। यह वह है जो प्राप्तकर्ता पते के बगल में देखते हैं।
- वैकल्पिक रूप से कुछ Initial members को टिक करें। पिकर पहले से ही आपके खाते पर मेलबॉक्स सूचीबद्ध करता है।
- Create shared inbox पर क्लिक करें।
पता 1 से 64 वर्णों के बीच होना चाहिए और अक्षर, संख्या, बिंदु, अंडरस्कोर और हाइफन शामिल कर सकता है, एक अक्षर या संख्या के साथ शुरू और समाप्त हो रहा है। डोमेन का एक होना चाहिए जिस पर आपके पास पहले से ही एक मेलबॉक्स है, और पता एक मौजूदा मेलबॉक्स या किसी अन्य साझा इनबॉक्स के साथ टकराव नहीं कर सकता।
सदस्यों को जोड़ना और हटाना
प्रत्येक साझा इनबॉक्स कार्ड के पास एक Members नियंत्रण है जो सदस्य सूची को विस्तृत करता है। वहां से:
- किसी को जोड़ने के लिए, Add a mailbox as member... ड्रॉपडाउन से उनका मेलबॉक्स चुनें और Add पर क्लिक करें।
- किसी को हटाने के लिए, उनकी पंक्ति पर हटाने नियंत्रण का उपयोग करें।
सदस्यों को एक ही खाते पर मौजूदा मेलबॉक्स होना चाहिए। आप किसी बाहरी पते जैसे व्यक्तिगत Gmail खाते को सदस्य के रूप में नहीं जोड़ सकते: यदि आप प्रयास करते हैं, तो पैनल आपको बताता है कि पता "इस खाते पर एक मेलबॉक्स नहीं है।" यदि आपके खाते के बाहर कोई वास्तव में मेल की एक प्रतिलिपि चाहता है, तो उन्हें इसके बजाय एक अलग forwarder पर गंतव्य के रूप में जोड़ें।
प्रत्येक सदस्य को समान स्तर की पहुंच है। एक साझा इनबॉक्स के अंदर कोई मालिक, एजेंट या दर्शक अंतर नहीं है, और कार्ड केवल एक Shared access गोली दिखाता है। यदि आपको एक व्यक्ति को मेल देखने की आवश्यकता है लेकिन पते से भेजना नहीं है, तो एक साझा इनबॉक्स सही उपकरण नहीं है।
भंडारण और सीमाएं
एक साझा इनबॉक्स 10 GB भंडारण के साथ बनाया जाता है। यह आंकड़ा तब निर्धारित किया जाता है जब इनबॉक्स बनाया जाता है और पैनल से समायोज्य नहीं है, इसलिए बड़ी संलग्नताओं वाली व्यस्त समर्थन कतार को कभी-कभी अपग्रेड के बजाय सफाई की जरूरत होती है। Email Premium 50 GB अपग्रेड व्यक्तिगत मेलबॉक्स पर लागू होता है, साझा इनबॉक्स पर नहीं।
एक खाते के लिए कितने साझा इनबॉक्स बना सकते हैं इस पर कोई सीमा नहीं है, और न ही कितने सदस्य प्रत्येक को हो सकते हैं पर कोई सीमा है। एकमात्र वास्तविक बाधा यह है कि हर सदस्य एक मेलबॉक्स होना चाहिए जिसके लिए आप पहले से ही भुगतान कर रहे हैं।
शुरुआत से ही एक साझा इनबॉक्स को एक प्रदर्शन नाम दें। support@ से उत्तर जो एक नंगे पते के रूप में दिखाई देते हैं, स्वचालित मेल जैसे लगते हैं, और प्राप्तकर्ता उल्लेखनीय रूप से उन्हें जवाब देने की संभावना कम होती है। "Acme Support" दूसरे सिरे पर एक व्यक्ति के रूप में पढ़ता है।
पढ़ना और उत्तर देना
सदस्य अपने स्वयं के मेलबॉक्स के माध्यम से साझा इनबॉक्स तक पहुंचते हैं। वेबमेल में अपने आप के रूप में साइन इन करें, और साझा इनबॉक्स आपके स्वयं के मेल के साथ दिखाई देता है। वेबमेल को पैनल से एक क्लिक के साथ कैसे खोलें, यह जानने के लिए Accessing Your Email via Webmail देखें, और Setting Up an Email Client यदि आप डेस्कटॉप या मोबाइल क्लाइंट में काम करना चाहते हैं।
चूंकि मेल स्टोर साझा है, सामान्य शिष्टाचार लागू होता है: एक संदेश को फ्लैग या स्थानांतरित करें जब आप इसे उठाते हैं ताकि एक सहकर्मी इसका दो बार उत्तर न दे, और हटाने के बजाय फोल्डर का उपयोग करें, क्योंकि हटाना सभी के लिए संदेश को हटाता है।
एक साझा इनबॉक्स हटाना
साझा इनबॉक्स कार्ड खोलें और Delete पर क्लिक करें। पुष्टि स्पष्ट है कि क्या होता है:
"साझा इनबॉक्स और इसके सभी संग्रहीत मेल स्थायी रूप से हटा दिए जाते हैं। सदस्य पहुंच खो देते हैं। यह पूर्ववत नहीं किया जा सकता।" एक मेलबॉक्स के विपरीत, जो सात दिन की हटाने की छूट अवधि के माध्यम से जाता है, एक साझा इनबॉक्स और इसका संदेश इतिहास तुरंत हटा दिया जाता है। रखने के लिए आवश्यक कुछ भी पहले निर्यात या अग्रेषित करें।
हटाने के बाद, पते पर भेजा गया मेल उछलता है, क्योंकि पता अब प्लेटफॉर्म पर मौजूद नहीं है।
समस्या निवारण
"बनाया गया, लेकिन कुछ सदस्यों को जोड़ा नहीं जा सका।" इनबॉक्स स्वयं सफलतापूर्वक बनाया गया था और विफलता केवल सदस्यता चरण पर ही थी। कार्ड खोलें, Members को विस्तारित करें, और लापता लोगों को मैन्युअल रूप से जोड़ें। कुछ नहीं खोया गया।
सृजन बटन एक लॉक आइकन के साथ ग्रे किया हुआ है। आपकी भूमिका में मेलबॉक्स लेखन पहुंच शामिल नहीं है। केवल Owner और Admin साझा इनबॉक्स का प्रबंधन कर सकते हैं।
जो डोमेन मैं चाहता हूं वह ड्रॉपडाउन में नहीं है। डोमेन सूची उन डोमेन से बनी है जहां आपके खाते के पास पहले से ही एक मेलबॉक्स है। पहले उस डोमेन पर एक मेलबॉक्स बनाएं, फिर वापस आएं।
एक सदस्य अपने मेल क्लाइंट में साझा इनबॉक्स नहीं देख सकता। कुछ क्लाइंटों को साझा फोल्डर के लिए स्पष्ट रूप से सदस्यता लेने के लिए कहा जाना चाहिए। उन्हें पहले वेबमेल जांचने के लिए कहें: यदि यह वहां दिखाई देता है, तो खाता सही है और समस्या क्लाइंट-साइड फोल्डर सदस्यता है।
पते को भेजा गया मेल प्राप्तकर्ता के अंत में स्पैम में जा रहा है। यह एक साझा-इनबॉक्स समस्या नहीं है, यह एक प्रमाणीकरण समस्या है। Why Are My Emails Going to Spam? के माध्यम से काम करें और उस डोमेन पर किसी भी मेलबॉक्स पर Deliverability टैब।
संबंधित पाठ: Email Forwarding, Distribution Groups, Mailing Lists, और Email Aliases।