मेरे ईमेल स्पैम में क्यों जा रहे हैं?

Mail from your domain landing in junk folders is almost always an authentication problem or a reputation problem, and KPanel can diagnose and fix most of the authentication half for you in a few…

आपके डोमेन से भेजा गया मेल जंक फ़ोल्डर में पहुंचना लगभग हमेशा एक प्रमाणीकरण समस्या या प्रतिष्ठा समस्या होती है, और KPanel कुछ ही क्लिक में आपके लिए प्रमाणीकरण समस्या का अधिकांश हिस्सा निदान और समाधान कर सकता है।

प्राप्तिकर्ता प्रदाताकर्ता अब अप्रमाणित मेल को केवल संदिग्ध नहीं मानते: Google और Microsoft दोनों अब इससे पहले अपेक्षा करते हैं कि एक डोमेन यह साबित करे कि वह कौन है ताकि वह अपना मेल इनबॉक्स में डाले। यह गाइड उस एक स्क्रीन से शुरू होती है जो आपको बताती है कि सटीक रूप से क्या गलत है, फिर प्रतिष्ठा, परीक्षण, और जब कोई विशिष्ट प्रदाता आपको ब्लॉक कर रहा हो तो क्या करना है, इस तरफ काम करती है।

डिलीवरेबिलिटी चेक से शुरुआत करें

अनुमान न लगाएं। KPanel आपके डोमेन के वास्तविक प्रकाशित DNS रिकॉर्ड की जांच करता है और उन्हें स्कोर करता है।

KPanel में साइन इन करें और बाईं ओर की साइडबार में Email पर क्लिक करें।
उस मेलबॉक्स पर क्लिक करें जिसके डोमेन को आप जांचना चाहते हैं।
Deliverability टैब खोलें, जिसका शीर्षक "अपने डोमेन के ईमेल प्रमाणीकरण रिकॉर्ड की जांच करें" है।

आप 100 में से एक स्कोर प्राप्त करते हैं जिसमें एक सरल निर्णय होता है (Excellent, Good, Needs work, या Poor) और चार रिकॉर्ड में से प्रत्येक के लिए एक पंक्ति होती है जो महत्वपूर्ण हैं:

Check	यह क्या करता है
MX Records	यह नियंत्रित करता है कि आने वाले ईमेल को कहां डिलीवर किया जाता है।
SPF	प्राप्तिकर्ता सर्वर को बताता है कि कौन से सर्वर आपके डोमेन से ईमेल भेज सकते हैं।
DKIM	आपके ईमेल में एक क्रिप्टोग्राफिक हस्ताक्षर जोड़ता है, यह साबित करते हुए कि वे आपके द्वारा भेजे गए थे।
DMARC	सर्वर को बताता है कि जब कोई ईमेल प्रमाणीकरण जांच विफल हो तो क्या करना है।

प्रत्येक पंक्ति Configured, Needs attention या Missing दिखाती है।

KPanel में एक मेलबॉक्स के लिए डिलीवरेबिलिटी टैब

जो गायब है उसे ठीक करना

कोई भी पंक्ति जो Configured नहीं है, Auto-fix प्रदान करती है। इस पर क्लिक करें और Kapsule सही रिकॉर्ड को आपके DNS जोन में प्रकाशित करता है।

Auto-fix केवल जो गायब है उसे जोड़ता है। पुष्टि स्पष्ट है: "Kapsule आपके DNS जोन में गायब SPF, DKIM और DMARC रिकॉर्ड जोड़ेगा। मौजूदा रिकॉर्ड कभी भी परिवर्तित या हटाए नहीं जाते हैं।" आपके अपने रिकॉर्ड सुरक्षित हैं।

लागू करने के बाद, KPanel आपको बताता है "लागू सफलतापूर्वक। DNS को 5 से 30 मिनट तक प्रसारित होने में समय लग सकता है।" उस समय बीत जाने के बाद Re-check का उपयोग करें, तुरंत रीलोड करने और चिंता करने के बजाय।

Auto-fix केवल एक DNS जोन में लिख सकता है जो Kapsule होस्ट करता है। यदि आपका डोमेन किसी अन्य DNS प्रदाता से जवाब देता है, तो Deliverability टैब आपको प्रस्तावित रिकॉर्ड दिखाता है, और आपको इसे वहां स्वयं जोड़ना होता है। कुछ भी सुधार नहीं होता जब तक वह रिकॉर्ड वास्तव में उस जोन में लाइव नहीं होता जिससे आपका डोमेन हल होता है।

यदि टैब आपको बताता है कि डोमेन अप्रमाणित है, तो पहले स्वामित्व जांच पूरी करें: इसके द्वारा दिखाए गए TXT रिकॉर्ड को प्रकाशित करें और Verify पर क्लिक करें। यह जांच यह है कि कोई और भी ईमेल के लिए आपके डोमेन का दावा करने से रोकता है।

एक नया डोमेन कहां से शुरू होता है

Kapsule के माध्यम से पंजीकृत एक डोमेन कुछ नहीं से शुरू नहीं होता। जब जोन बनाया जाता है तो हम इसे एक कार्यशील आधार के साथ सीड करते हैं, जिसमें priority 10 पर MX रिकॉर्ड शामिल होता है जो mail.kapsulehost.com की ओर इशारा करता है और v=spf1 mx ~all का एक स्टार्टर SPF रिकॉर्ड होता है, साथ ही साइट के लिए A रिकॉर्ड भी होते हैं।

यदि आप Kapsule के अलावा किसी अन्य मेल प्रदाता का उपयोग करते हैं, तो वह आधार आप पर लागू नहीं किया जाता। Kapsule जानबूझकर किसी डोमेन के अपने MX, SPF, DKIM या DMARC रिकॉर्ड पर ऑटो-प्रकाशित या ओवरराइट नहीं करता। MX को अपने प्रदाता की ओर इशारा करें और उनके SPF और DKIM सेट करें, और वे रिकॉर्ड बिल्कुल वैसे ही रहते हैं जैसे आपने उन्हें छोड़ा था।

प्रत्येक रिकॉर्ड वास्तव में क्या कहता है और प्राप्तिकर्ता सर्वर क्यों परवाह करते हैं, इसके लिए उचित व्याख्या के लिए SPF, DKIM and DMARC Explained पढ़ें।

चार सामान्य कारण

1. कोई SPF रिकॉर्ड नहीं, या गलत है

SPF उन सर्वर को सूचीबद्ध करता है जिन्हें आपके डोमेन से भेजने की अनुमति है। इसके बिना, कुछ भी जो आप होने का दावा करता है समान रूप से प्रशंसनीय दिखता है, और फ़िल्टर इसे सभी संदेह के साथ मानते हैं।

इसका क्लासिक स्व-निर्मित संस्करण एक डोमेन पर एक से अधिक SPF रिकॉर्ड होना है। एक डोमेन को ठीक एक की अनुमति है, और दो प्रकाशित करना दोनों को अमान्य बनाता है। यदि आप किसी अन्य सेवा का उपयोग करते हैं जो आपकी ओर से भेजती है, जैसे एक समाचार पत्र उपकरण या एक CRM, इसके भेजने वाले होस्ट आपके एकल SPF रिकॉर्ड के अंदर हैं, दूसरे में नहीं।

2. DKIM हस्ताक्षर नहीं करता

DKIM एक हस्ताक्षर जोड़ता है जो यह साबित करता है कि एक संदेश पारगमन में परिवर्तित नहीं हुआ है और सच में आपके डोमेन से आया है। Kapsule स्वचालित रूप से हमारे DNS को होस्ट करने वाले डोमेन के लिए DKIM कुंजी उत्पन्न और प्रकाशित करता है। यदि डिलीवरेबिलिटी टैब एक बाहरी रूप से होस्ट किए गए डोमेन पर DKIM को गायब दिखाता है, तो प्रकाशित कुंजी समस्या है: प्रस्तावित रिकॉर्ड का उपयोग करें।

3. कोई DMARC नीति नहीं

DMARC SPF और DKIM को एक साथ जोड़ता है और प्राप्तिकर्ता सर्वर को बताता है कि जब कोई संदेश दोनों विफल हो तो क्या करना है। कोई DMARC रिकॉर्ड बिल्कुल भी नहीं होने वाला एक डोमेन बड़े प्रदाताओं द्वारा तेजी से अविश्वास्य है, भले ही आपकी बाकी सेटअप कितना अच्छा हो।

4. अभी तक कोई प्रतिष्ठा के बिना एक डोमेन

यहां तक कि पूर्ण प्रमाणीकरण के साथ, एक बिल्कुल नया डोमेन कोई भेजने का इतिहास नहीं है। प्राप्तिकर्ता सर्वर के पास कोई सबूत नहीं है कि लोग आपके मेल को चाहते हैं, इसलिए शुरुआती संदेश एक महीने में होने वाले की तुलना में अधिक कठोरता से फ़िल्ट किए जाते हैं। यह सामान्य है, यह अपने आप से समाधान हो जाता है, और नीचे गर्मजोशी पर अनुभाग इसे आगे बढ़ाने में कैसे मदद करेगा।

DMARC सुरक्षा को सही तरीके से चालू करना

DMARC नीति हाथ से न लिखें और आशा न करें। KPanel एक प्रबंधित रैंप चलाता है जो आपके डोमेन को सुरक्षित रूप से निगरानी से पूर्ण सुरक्षा में ले जाता है।

बाईं ओर की साइडबार में Domains खोलें और अपने डोमेन पर क्लिक करें।
Email टैब पर जाएं और DMARC Protection कार्ड ढूंढें।
यदि यह "Not enrolled" पढ़ता है, तो Start DMARC Ramp पर क्लिक करें।

रैंप आपकी नीति को None (Monitoring) से होते हुए Quarantine से Reject (Full Protection) तक 14 दिनों में स्वचालित रूप से ले जाता है। आप "DMARC सुरक्षा शुरू की गई। आपकी नीति 14 दिनों में रैंप करेगी।" प्राप्त करते हैं।

आप पूरे समय नियंत्रण रखते हैं: Pause Ramp, Resume Ramp, और Roll Back to None।

एक reject नीति पर सीधे कूदना आपके अपने वैध मेल को गायब करने का सबसे तेज़ तरीका है। कोई भी सेवा जो आपके डोमेन के रूप में भेजती है और SPF या DKIM द्वारा अभी तक कवर नहीं की गई है, एक invoicing उपकरण, एक booking system, एक CRM, फ़िल्टर किए जाने के बजाय बिल्कुल अस्वीकार किए जाने लगेंगे। यही कारण है कि रैंप निगरानी से शुरू होता है: यह आपको कुछ भी लागू होने से पहले दो सप्ताह के सबूत देता है।

आपके DMARC रिपोर्ट पढ़ना

एक बार मेल प्रवाहित होने के बाद, प्राप्तिकर्ता प्रदाता aggregate रिपोर्ट वापस भेजते हैं, और KPanel उन्हें आपके डोमेन के Email टैब पर DMARC Reports के तहत एकत्र करता है।

आप एक pass rate, संदेश गणना, और शीर्ष प्रेषकों का एक प्रति-स्रोत-IP टूटना प्राप्त करते हैं जो आपके डोमेन का उपयोग करते हैं, pass और fail कॉलम के साथ।

उस कार्ड पर फुटनोट पूरी नैदानिक तकनीक एक पंक्ति में है: "एक विफल स्रोत आमतौर पर एक वैध प्रेषक है जो अभी तक अधिकृत नहीं है (इसे SPF में जोड़ें या DKIM सेट अप करें) या कोई आपके डोमेन को जाली बना रहा है।" विफल स्रोतों को मात्रा के अनुसार काम करें। प्रेषक को पहचानें और इसे अधिकृत करें; इसे पहचानें नहीं, और आपने अभी किसी को अपने डोमेन को जाली बनाते हुए पाया है।

रिपोर्ट तुरंत के बजाय कुछ बार एक सप्ताह में आती हैं, इसलिए कुछ दिनों से पहले निष्कर्ष निकालने से पहले प्रतीक्षा करें कि कुछ भी देखने को नहीं है।

एक नए भेजने वाले डोमेन को गर्मजोशी देना

यदि आप अभी एक नए डोमेन से भेजना शुरू कर रहे हैं:

छोटे से शुरुआत करें। पहले सप्ताह में एक दिन में कुछ दर्जन संदेश बहुत हैं।
उन लोगों को भेजें जो वास्तव में engage करेंगे। वास्तविक correspondents से replies और opens सबसे मजबूत सकारात्मक संकेत हैं।
पहले कुछ हफ्तों में ठंडी सूचियों के लिए bulk भेज से बचें। कुछ भी एक युवा डोमेन को तेजी से नुकसान नहीं पहुंचाता।
bounces देखें। एक उच्च bounce rate प्राप्तिकर्ता सर्वर को बताता है कि आपकी सूची स्वच्छ नहीं है।
लगातार भेजना रखें। एक डोमेन जो एक दिन पांच संदेश भेजता है और अगले दिन दो हजार दिखता है कि समझौता हो गया है।

एक Kapsule मेलबॉक्स genuine business correspondence के लिए बनाया गया है। Marketing campaigns और बड़ी mailing सूचियां एक dedicated bulk भेजने वाली सेवा से संबंधित हैं जिसमें इसकी अपनी सूची प्रबंधन और unsubscribe handling है। एक सामान्य मेलबॉक्स के माध्यम से एक अभियान चलाने से आप जो भेजते हैं उसके प्रत्येक संदेश की प्रतिष्ठा को जोखिम में डालते हैं, जिसमें वे भी शामिल हैं जो मायने रखते हैं।

यदि आपके डोमेन का उपयोग पहले spam भेजने के लिए किया गया है, चाहे आपके द्वारा या किसी द्वारा जिसने इसे compromise किया, प्रतिष्ठा recovery में काफी अधिक समय लगता है, और कोई shortcut नहीं है।

अपनी डिलीवरेबिलिटी का परीक्षण करना

दो मुक्त उपकरण आपको एक सप्ताह के अनुमान से अधिक पांच मिनट में बताते हैं:

Mail Tester at mail-tester.com। यह आपको एकबारी पता देता है, आप इसे एक वास्तविक संदेश भेजते हैं, और यह प्रमाणीकरण, formatting और spam संकेत के लिए उस सटीक संदेश को स्कोर करता है।
The MXToolbox email header analyser। एक संदेश से पूरी headers paste करें जो spam में उतरा और पढ़ें कि पथ के साथ प्रत्येक सर्वर ने इसे कैसे हैंडल किया।

स्वयं एक परीक्षण भेजना

मेलबॉक्स पेज पर Open Webmail के साथ KPanel से webmail खोलें, या webmail.kapsulehost.com पर जाएं। Accessing Your Email via Webmail देखें।
आप नियंत्रित करते हैं एक Gmail या Outlook पते को एक सादा, साधारण संदेश भेजें। एक परीक्षण तैयार न करें जो marketing दिखता है।
यदि यह spam में उतरता है, तो इसे खोलें और raw headers पढ़ें। Gmail में वह तीन-डॉट मेनू है, फिर Show original, जहां SPF, DKIM और DMARC परिणाम स्पष्ट रूप से सूचीबद्ध हैं।

एक संदेश के साथ परीक्षण करें जो आपके वास्तविक मेल की तरह दिखता है, न कि विषय में "test" शब्द के साथ और body की एक पंक्ति। एक नए डोमेन से छोटे, contentless संदेश अपने आप में एक spam संकेत हैं, और आप अंत में एक समस्या का पीछा करेंगे जो आपने परीक्षण में बनाई थी।

प्रमाणीकरण से परे क्या Filters को Trip करता है

एक बार जब प्रमाणीकरण हरा हो जाता है, तो संदेश स्वयं महत्वपूर्ण होता है:

सभी capitals में एक विषय, या exclamation marks और currency symbols से भरा हुआ
एक संदेश जो almost कोई text के साथ एक बड़ी image है
Link shorteners, या एक display link जिसका text अपने destination से match नहीं करता है
From पते और डोमेन के बीच एक mismatch जो वास्तव में संदेश भेजता है
Attachments executable या macro-enabled formats में
Recipients जिन्होंने पहले आपके मेल को spam चिह्नित किया है, जो एक per-recipient signal है जिस पर आप बहस नहीं कर सकते

यदि कोई विशिष्ट प्रदाता आपको ब्लॉक कर रहा है

Google और Gmail। Google Postmaster Tools at postmaster.google.com डोमेन मालिकों को डिलीवरी errors, spam rate और Gmail को भेजे गए मेल के लिए domain reputation पर वास्तविक डेटा देता है। अपने डोमेन को verify करें और पहले spam rate पढ़ें।

Microsoft, Outlook और Hotmail। Sending reputation देखने के लिए और एक delisting request फ़ाइल करने के लिए Microsoft SNDS का उपयोग करें।

कोई भी और। लगभग हर प्रदाता एक postmaster या abuse page चलाता है जो अपनी स्वयं की प्रक्रिया को describe करता है। प्रदाता के नाम के साथ "postmaster" खोजें।

Blacklists

यदि वैध मेल को फ़िल्टर किए जाने के बजाय बिल्कुल अस्वीकार किया जा रहा है, तो check करें कि क्या डोमेन या भेजने वाला पता सूचीबद्ध है। mxtoolbox.com/blacklists.aspx पर MXToolbox blacklist check एक बार में बड़ी सूचियों को queries करता है, और प्रत्येक सूची उस सूची की अपनी delisting प्रक्रिया से links करती है।

Kapsule sending infrastructure operate करता है, इसलिए यदि आप network level पर एक सूची पर संदेह करते हैं न कि अपने स्वयं के डोमेन पर, वह हमारे लिए investigate करने के लिए है। सटीक bounce message, पूरी error text सहित, और यह कब हुआ, के साथ एक support ticket खोलें।

समस्या निवारण

Deliverability टैब "Managed by Kapsule" कहता है। आपका मेलबॉक्स एक built-in Kapsule subdomain पर है, जिसके रिकॉर्ड एक shared parent zone पर live हैं जो हम current रखते हैं। आपके लिए configure करने के लिए कुछ भी नहीं है। यदि आप एक per-domain panel चाहते हैं तो एक custom domain को मेलबॉक्स पर point करें।

Auto-fix चला लेकिन score move नहीं किया। DNS को 5 से 30 मिनट तक propagate होने में समय लगता है। प्रतीक्षा करें, फिर Re-check का उपयोग करें। यदि यह अभी भी move नहीं किया है, तो आपका डोमेन संभवतः DNS से answer दे रहा है जो Kapsule host नहीं करता है।

मेरा मेल Gmail तक पहुंचता है लेकिन Outlook नहीं, या दूसरा रास्ता। Providers signals को differently weigh करते हैं और अलग अलग reputations maintain करते हैं। अपने DNS को फिर से change करने के बजाय relevant प्रदाता के अपने postmaster उपकरण को check करें।

एक recipient कभी मेरा मेल नहीं मिलता, सभी को मिलता है। वह आमतौर पर उनके side पर एक rule या एक block है, या उनकी organisation की mail gateway है। उन्हें अपने junk folder और अपने blocked senders list को check करने के लिए कहें।

Incoming mail filter हो रहा है, outgoing नहीं। पूरी तरह से अलग समस्या। Mailbox पर Spam filter टैब क्या arrive होता है को शासित करता है; Email Not Receiving देखें।

सब कुछ हरा है और मेल अभी भी spam में जाता है। प्रतिष्ठा को समय और engagement लगता है। Volumes को modest रखें, उन लोगों को भेजना रखें जो reply करते हैं, और कुछ हफ्तों में DMARC रिपोर्ट को re-check करें।

संबंधित पठन: SPF, DKIM and DMARC Explained, Accessing Your Email via Webmail, IMAP vs POP3, और Setting Up Your Mailbox।