Fatturazione & piani
Leggere la tua fattura
Every charge Kapsule makes produces two records that describe the same transaction from different angles: an order, which is what you bought, and an invoice, which is the document your accountant…
Ogni addebito effettuato da Kapsule genera due record che descrivono la stessa transazione da angolazioni diverse: un ordine, che rappresenta ciò che hai acquistato, e una fattura, che è il documento richiesto dal tuo commercialista.
Capire quale sia quale rende molto più facile navigare la pagina Fatturazione.
Numeri d'ordine e numeri di fattura
| Record | Formato | Che cos'è |
|---|---|---|
| Ordine | KC- seguito da cifre | L'acquisto: ciò che hai acquistato, stato di provisioning e controlli di rimborso |
| Fattura | KCI- seguito dall'anno e da una sequenza | Il documento fiscale: voci, GST, totali e PDF |
La sequenza della fattura si riavvia ogni anno solare, quindi un numero di fattura è univoco all'interno dell'anno piuttosto che per tutto il tempo.
Poiché un ordine e una fattura di solito descrivono la stessa transazione, aprire una fattura associata a un ordine ti invia alla pagina dell'ordine. Non è un errore. La pagina dell'ordine dispone di un pulsante Visualizza fattura fiscale che ti fornisce lo stesso documento. Non esiste una pagina di indice delle fatture separata: Tutte le fatture nella panoramica Fatturazione ti porta alla scheda Ordini.
Trovare una fattura
- Vai a Fatturazione.
- Apri la scheda Ordini.
- Trova la riga per data, descrizione o importo.
- Fai clic su Visualizza.
- Nella scheda Gestisci, utilizza Visualizza fattura fiscale o Scarica PDF.
Le cinque fatture più recenti sono elencate anche nella colonna di destra della scheda Piani se desideri semplicemente l'ultima.
Cosa contiene la fattura
Il documento è disposto in cinque sezioni.
L'intestazione
La parte superiore della fattura riporta i nostri dettagli sulla sinistra: Kapsule Group Limited, NZBN 9429050450015, e il nostro numero GST dove è stato addebitato l'GST.
A destra si trovano il tipo di documento, il numero di fattura in un carattere a spaziatura fissa, un badge di stato, la data di emissione e, una volta pagato, la data di pagamento.
Il documento è intestato Fattura fiscale dove è stato addebitato l'GST in Nuova Zelanda, e semplicemente Fattura dove non lo è stato. Vedi GST e fatture fiscali.
Fatturato a
Questo blocco contiene i tuoi dettagli come si presentavano quando la fattura è stata emessa: nome dell'account, email di fatturazione e indirizzo.
Se hai inserito il tuo NZBN e il tuo numero GST nel pannello, compaiono anche qui. Vengono stampati solo sulle fatture emesse dopo averli salvati, ecco perché è importante compilarli in anticipo.
Le voci
La tabella ha quattro colonne: Descrizione, Qtà, Prezzo unitario e Importo. Ogni riga riporta anche un periodo di servizio sottostante, che mostra le date esatte coperte dall'addebito.
Le descrizioni sono costruite dal prodotto, dal piano, dal ciclo di fatturazione e dal tipo di evento che ha causato l'addebito. Vedrai frasi come:
- "Web Hosting Pro, abbonamento mensile" per il primo addebito su un nuovo abbonamento.
- "Web Hosting Start, rinnovo mensile" per ogni addebito successivo.
- "Upgrade a Web Hosting Pro (mensile)" per un upgrade a metà periodo.
Questa distinzione tra abbonamento e rinnovo è il modo più rapido per distinguere un nuovo acquisto da uno ricorrente quando scorri un anno di fatture.
I totali
Dove è stato addebitato l'GST, vengono visualizzate tre righe:
- Subtotale (escluso GST), la somma delle voci prima dell'imposta.
- GST (15%), il componente fiscale.
- Il totale, che è l'importo addebitato sulla tua carta.
Dove non è stato addebitato l'GST, la riga GST viene omessa completamente e la riga subtotale è etichettata semplicemente Subtotale.
Il totale è l'unico importo su tutta l'area Fatturazione che corrisponde al tuo estratto conto bancario. I prezzi dei piani, la cifra della fattura mensile nella panoramica Fatturazione e gli importi ricorrenti nella tabella dei piani sono tutti esclusi l'GST.
Pagamento e stato
Un pannello Pagamento sul lato mostra quale carta è stata utilizzata, come marchio e le ultime quattro cifre, e se la fattura è pagata, in sospeso di pagamento o non riuscita.
Il badge di stato può leggere Pagato, Dovuto, Non riuscito, Bozza, Annullato, Non riscuotibile, Rimborsato o Parzialmente rimborsato.
Una fattura viene emessa prima che venga tentato l'addebito, quindi un pagamento non riuscito o rifiutato lascia comunque un documento dietro di sé. Questo è intenzionale: significa che un addebito non riuscito è visibile e tracciabile piuttosto che silenzioso. Una fattura non riuscita mostra un banner che recita "Non abbiamo potuto elaborare questa fattura. Aggiorna il tuo metodo di pagamento e riproveremo automaticamente", con un pulsante Aggiorna carta. Vedi Quando un pagamento non riesce.
Scaricare il PDF
La scheda Gestisci su un ordine o una fattura offre tre azioni:
- Visualizza fattura apre il PDF in una nuova scheda.
- Scarica PDF lo salva, denominato in base al numero di fattura.
- Contatta il supporto apre un ticket se qualcosa non sembra giusto.
L'apertura della fattura in una finestra modale ti offre anche un'opzione Stampa.
Il PDF viene generato su richiesta ed è controllato dall'accesso, quindi il link funziona solo per chi ha effettuato l'accesso al tuo account. È sicuro inviare il file stesso al tuo commercialista, ma un link non funzionerà per lui a meno che non abbia un login.
Riconciliazione di un anno di fatture
Se stai preparando una dichiarazione annuale:
- Apri la scheda Ordini e scorri indietro nell'anno.
- Scarica ogni PDF. Il nome del file è il numero di fattura, quindi vengono ordinati cronologicamente una volta inserito il prefisso dell'anno.
- Verifica che il tuo NZBN e il tuo numero GST compaiano su quelli che intendi rivendicare. Se mancano, non sono stati salvati al momento e non possono essere aggiunti retroattivamente.
- Tieni presente che le registrazioni e i rinnovi di domini sono addebiti separati dall'hosting, quindi un singolo mese può produrre diversi documenti.
La statistica Pagato quest'anno nella panoramica Fatturazione ti offre un rapido controllo incrociato sul totale e sul numero di fatture.
Risoluzione dei problemi
Il link della fattura mi ha portato a una pagina dell'ordine. Comportamento previsto. Utilizza Visualizza fattura fiscale su quella pagina per il documento.
La mia fattura dice Fattura, non Fattura fiscale. Non è stato addebitato alcun GST, il che significa che la valuta del tuo account non è NZD. Un documento con GST zero non è correttamente una fattura fiscale.
Il PDF non si aprirà per il mio commercialista. Non ha effettuato l'accesso al tuo account. Invia loro il file scaricato invece del link, oppure invitali con il ruolo Fatturazione. Vedi Invitare i membri del team e impostare i ruoli.
I dettagli della mia azienda sono errati su una fattura precedente. Le fatture emesse sono immutabili per progettazione. Correggi i dettagli nel pannello e appariranno sulle fatture future. Se una fattura è materialmente errata, apri un ticket di supporto.
Non riesco a trovare una fattura per un addebito sul mio estratto conto. Controlla la scheda Ordini attorno a quella data, inclusi i rinnovi automatici. Se nulla corrisponde, menziona la data dell'estratto conto, l'importo e le ultime quattro cifre della carta in un ticket di supporto.
La fattura è contrassegnata come Rimborsata. Il denaro è stato restituito al metodo di pagamento originale. Vedi Rimborsi e cosa è rimborsabile.