Gruppi di distribuzione
A distribution group is one address at your domain that fans out to several people, so mail to an address like team@ or billing@ reaches everyone on the list without anybody having to remember who…
Un gruppo di distribuzione è un indirizzo presso il tuo dominio che si espande a più persone, così la posta inviata a un indirizzo come team@ o billing@ raggiunge tutti nell'elenco senza che nessuno debba ricordare chi è presente.
I gruppi di distribuzione si collocano tra un alias, che arriva in una sola casella di posta, e una casella condivisa, su cui il team lavora insieme. Usa un gruppo quando vuoi un indirizzo che effettua un broadcast: tutti nell'elenco ricevono una copia nella propria casella di posta e ogni persona la gestisce indipendentemente.
Quando Usare un Gruppo
La console Email ha quattro funzioni di espansione e risolvono problemi diversi. Scegliere quella sbagliata è la causa più comune di "l'indirizzo funziona ma le persone sbagliate ricevono posta".
| Usa | Quando |
|---|---|
| Gruppo di distribuzione | Una serie fissa di persone interne dovrebbe ricevere una copia ciascuna, ad esempio everyone@ o directors@ |
| Casella condivisa | Il team lavora su una coda insieme e ha bisogno di uno stato di lettura condiviso |
| Inoltro | Devi instradare un indirizzo a una o due destinazioni, incluse quelle esterne |
| Lista di distribuzione | Le persone devono iscriversi e disiscriversi da sole |
I gruppi di distribuzione consegnano alle caselle di posta sui tuoi stessi domini e agli indirizzi ovunque. Un membro al di fuori del tuo account è contrassegnato con un badge external, che è un'affermazione di fatto piuttosto che un avviso: la posta inviata al gruppo viene inoltrata loro come qualsiasi altro membro. Quindi un indirizzo personale, un commercialista o un collega di un'altra azienda possono tutti essere membri.
C'è un indirizzo che non aggiungeremo: uno che appartiene a un altro cliente Kapsule. La posta inviata a tale indirizzo viene consegnata direttamente nella loro casella di posta, quindi accettarla sarebbe un modo per spingere posta nella casella di posta di qualcun altro. Chiedi a quella persona di inoltrare la sua posta a un indirizzo che controlli e aggiungilo invece.
Creazione di un Gruppo
La creazione del gruppo è una procedura guidata in tre fasi: Domain, Address, quindi Create.
- Accedi a KPanel e fai clic su Email nella barra laterale sinistra.
- Apri la scheda Distribution groups.
- Fai clic sul pulsante di creazione per avviare la procedura guidata.
Fase 1: Domain
Scegli il dominio in cui risiederà l'indirizzo del gruppo. L'elenco contiene i domini nel tuo account. Se è vuoto, vedrai "No domains on this account yet" e un collegamento Go to domains: registra o trasferisci un dominio prima.
Hai anche bisogno di almeno una casella di posta su quel dominio. Se non ne hai, la creazione del gruppo viene rifiutata con "You don't have any mailboxes on that domain."
Fase 2: Address
Digita la parte prima della @, ad esempio team. Durante la digitazione vengono eseguiti tre controlli in tempo reale e ciascuno deve diventare verde:
- Solo lettere, numeri e caratteri
._%+- - Tra 1 e 64 caratteri
- Non già utilizzato da uno dei tuoi gruppi
Questo ultimo controllo effettua un confronto solo con i tuoi gruppi esistenti. Non controlla se una casella di posta, un alias o un inoltro utilizza già lo stesso indirizzo. Se la posta si comporta in modo strano dopo la creazione di un gruppo, controlla le schede Mailboxes e Forwarders per una collisione sullo stesso indirizzo.
Fase 3: Create
Rivedi l'indirizzo e fai clic su Create group.
Gestione dei Membri
Ogni scheda del gruppo mostra una pillola di stato, l'indirizzo e un conteggio dei membri. Espandi la scheda per visualizzare l'elenco dei membri e la riga di aggiunta.
Per aggiungere un membro, digita il suo indirizzo nel campo (il placeholder mostra le due forme, member@yourdomain.com o external@gmail.com) e fai clic su Add member. I membri al di fuori del tuo account ricevono un badge external nell'elenco. Ricevono la posta del gruppo esattamente come i membri interni.
Per rimuovere qualcuno, usa il controllo di rimozione sulla sua riga.
Le modifiche hanno effetto non appena vengono salvate. Non esiste una fase di pubblicazione e nessun ritardo di propagazione da attendere dal nostro lato.
Ruoli e Autorizzazioni
La creazione di un gruppo, l'eliminazione di uno e l'aggiunta o la rimozione di membri richiedono tutti il ruolo Owner o Admin sull'account. I membri dell'account con ruoli inferiori possono visualizzare i gruppi ma i controlli sono bloccati, con una descrizione comando che indica l'autorizzazione richiesta.
Essere un membro di un gruppo di distribuzione non concede alcuna autorizzazione. Significa semplicemente che la posta inviata all'indirizzo del gruppo viene consegnata a quella casella di posta.
Diritti del Piano
I gruppi di distribuzione fanno parte dei piani Email Team e Email Business. Email Solo, che è un piano a casella di posta singola, non li include. Il pannello restituisce il diritto per il tuo piano insieme all'elenco dei gruppi, quindi se sei su un piano senza gruppi e la procedura guidata di creazione non è disponibile, è per questo motivo. Vedi Upgrading Your Plan per salire di livello.
I gruppi sono economici da creare e gratuiti da modificare, quindi resisti alla tentazione di costruire un enorme everyone@ e instradare tutto attraverso di esso. I piccoli gruppi specifici (accounts@, dispatch@, oncall@) sono molto più facili da mantenere accurati e impediscono alle persone di disattivare la posta che di solito non è per loro.
Eliminazione di un Gruppo
Espandi la scheda del gruppo e usa Delete group. La conferma legge "Delete group {address} and all its members?" e l'azione rimuove il gruppo e i suoi record dei membri.
Dopo l'eliminazione, la posta inviata all'indirizzo non viene più espansa. Configura un inoltro sullo stesso indirizzo se è probabile che le persone continuino a scrivere ad esso, oppure lascialo rimbalzare così i mittenti imparano a usare il nuovo indirizzo.
Risoluzione dei Problemi
Un membro non riceve posta dal gruppo e il suo indirizzo è esterno. I membri esterni ricevono la posta consegnata, quindi è una domanda di consegnabilità ordinaria piuttosto che una limitazione. Controlla prima la loro cartella spam. La posta al gruppo viene inoltrata con il mittente della busta impostato sull'indirizzo del gruppo, quindi i rimbalzi tornano al gruppo piuttosto che a chi ha scritto il messaggio: se il loro provider lo sta rifiutando, quel rifiuto arriva all'indirizzo del gruppo.
La posta al gruppo raggiunge solo alcuni membri. Espandi il gruppo e conferma che l'elenco dei membri è quello che ti aspetti, quindi controlla che la casella di posta di ogni membro sia Active nella scheda Mailboxes. Una casella di posta che è Suspended, Paused o over quota non accetterà nuova posta. Vedi My Mailbox Is Full.
L'indirizzo che desidero è rifiutato. I tre controlli in tempo reale ti dicono quale regola hai violato. La causa più comune è una lettera maiuscola o uno spazio: gli indirizzi sono minuscoli e non possono contenere spazi.
La posta del gruppo sta arrivando nelle cartelle spam dei membri. La posta di espansione viene autenticata allo stesso modo di qualsiasi altra posta nel tuo dominio, quindi è un problema di autenticazione del dominio. Esegui il controllo della consegnabilità su qualsiasi casella di posta in quel dominio e leggi Why Are My Emails Going to Spam?.
Le risposte dai membri vanno al mittente originale, non al gruppo. Questo è un comportamento di espansione normale: ogni membro ha ricevuto una copia indirizzata a loro, quindi Reply va al mittente e Reply All include l'indirizzo del gruppo. Se desideri che ogni risposta rimanga visibile all'intero team, usa una casella condivisa invece.
Ho bisogno che l'indirizzo del gruppo conservi anche una copia. Crea una casella di posta all'indirizzo e aggiungi quella casella di posta come membro di un gruppo con un nome diverso, oppure usa una casella condivisa, che archivia la posta per progettazione.
Letture correlate: Shared Inboxes, Mailing Lists, Email Forwarding, e Email Sending Limits.