Liste di Distribuzione

Una lista di distribuzione è un singolo indirizzo nel tuo dominio che invia una copia a tutti i membri del gruppo. A differenza delle altre funzioni di fan-out, può essere resa pubblica in modo che le persone si iscrivano e si disiscrivan autonomamente attraverso un link.

La posta inviata all'indirizzo della lista viene copiata a ogni membro attuale, inclusi i membri presso altri provider. Questo rende le liste lo strumento giusto per una newsletter a un piccolo pubblico, un indirizzo di annunci ai membri, o qualsiasi gruppo la cui composizione cambia senza che tu debba essere contattato.

Liste confrontate con le alternative

Sia le liste che i gruppi di distribuzione inoltrano a indirizzi al di fuori del tuo account. Se l'iscrizione è fissa e desideri gestirla tu stesso, un gruppo di distribuzione è più semplice. Se hai bisogno che le persone possano iscriversi e cancellarsi autonomamente, solo una lista di distribuzione lo consente.

Creazione di una lista

1. Accedi a KPanel e fai clic su Email nella barra laterale sinistra.
2. Apri la scheda Mailing Lists.
3. Fai clic su Create list.
4. In List address, inserisci l'indirizzo completo, ad esempio team@yourdomain.com.
5. Facoltativamente aggiungi una Description, ad esempio "All staff emails". Questo è il nome della lista nel pannello.
6. Facoltativamente aggiungi Initial members. Premi Invio o una virgola dopo ogni indirizzo per trasformarlo in un chip.
7. Fai clic per creare.

Hai bisogno di almeno una cassetta postale nel dominio in cui stai creando la lista. Se non ne hai, la creazione viene rifiutata con "You don't have any mailboxes on that domain."

La creazione, l'eliminazione e la modifica di una lista richiedono il ruolo Owner o Admin sull'account.

Gestione dei membri

Fai clic su Manage su una scheda della lista per aprire la pagina di dettaglio della lista. La tabella dei membri mostra l'indirizzo, un badge del ruolo e la data in cui ogni membro si è iscritto. Ogni membro ha lo stesso status: la colonna del ruolo è informativa e non esiste un livello di moderatore o proprietario all'interno di una lista.

• Per aggiungere qualcuno, digita il suo indirizzo in Add member email e fai clic su Add.
• Per rimuovere qualcuno, usa Remove sulla sua riga.

I membri possono essere su qualsiasi dominio. Un indirizzo esterno su una lista di distribuzione riceve posta normalmente, che è la principale differenza funzionale rispetto a un gruppo di distribuzione.

Liste pubbliche e il link di iscrizione

Una lista è privata per impostazione predefinita. Sulla pagina di dettaglio della lista c'è un badge Public/Private e un pulsante di attivazione/disattivazione che recita Make public o Make private.

Quando una lista è privata, il pannello ti comunica "Enable public access to generate a shareable subscribe link."

Quando la rendi pubblica, il pannello mostra un link e la nota "Share this link so anyone can subscribe:". Metti questo link sul tuo sito, in un piè di pagina o alla fine della posta che invii. Chiunque lo apra può iscriversi alla lista senza che tu faccia nulla.

Ogni membro riceve anche il proprio link di disiscrizione personale, che è univoco per loro. Rimuoversi attraverso quel link ha effetto immediato: il messaggio successivo alla lista li salta. Il pannello li mostra come se se ne fossero andati anziché cancellare direttamente il record, quindi mantieni una cronologia accurata di chi era sulla lista e quando.

Quel link viene inviato quando qualcuno si iscrive, non in ogni messaggio. Chi si iscrive lo vede sulla pagina di iscrizione non appena invia, e viene loro inviato per email nello stesso momento. Qualcuno che aggiungi tu stesso riceve la stessa email. Il link non scade mai, per questo motivo entrambi i luoghi dicono al membro di conservarlo.

Il motivo per cui non viene ripetuto al fondo di ogni messaggio è importante saperlo, perché determina cosa dovresti mettere nella posta che invii. Un messaggio di lista viene trasmesso esattamente come è stato scritto, quindi il membro vede il tuo nome di mittente originale, l'oggetto e il corpo intatti. Niente viene riscritto per destinatario, e un piè di pagina di disiscrizione per destinatario dovrebbe esserlo. Se desideri un link di disiscrizione nel corpo di una campagna, mettilo tu stesso: puoi vedere il link personale di ogni membro sulla pagina di dettaglio della lista.

Invio a una lista

La posta inviata all'indirizzo della lista viene inoltrata a ogni membro attuale, normalmente entro un paio di minuti. Non c'è coda di moderazione, nessuna revisione dei messaggi in sospeso e nessuna restrizione su chi è autorizzato a inviare, quindi chiunque conosca l'indirizzo può inviare posta alla lista.

Una cosa viene filtrata: un messaggio che il nostro filtro antispam classifica come spam non viene inoltrato ai membri. Rimane nell'archivio della lista stessa in modo che nulla vada perso, e puoi vederlo lì. È un filtro spam, non una regola di invio, ed è l'unico caso in cui un messaggio all'indirizzo della lista non viene distribuito.

Va bene per una piccola lista interna ed è un rischio reale per una pubblica. Se l'indirizzo della tua lista è pubblico, mantienilo come indirizzo di trasmissione su cui scrivi solo tu e comunica ai membri di rispondere a una persona anziché alla lista, oppure sposta la discussione in un luogo appositamente costruito.

Eliminazione di una lista

Dalla scheda della lista, usa il controllo di eliminazione. La conferma è esplicita:

Risoluzione dei problemi

I membri hanno smesso di ricevere posta dopo che ho rimosso un indirizzo. Rimuovere un membro non tocca gli altri: l'elenco dei membri viene letto di nuovo per ogni messaggio, quindi una modifica riguarda esattamente l'indirizzo che hai modificato e ha effetto sul messaggio successivo. Se una lista scende a zero membri, l'indirizzo smette di accettare posta del tutto anziché raccoglierla dove nessuno la leggerà, quindi aggiungi un membro di nuovo prima di aspettarti che la posta arrivi.

Un messaggio alla lista non ha mai raggiunto nessuno. Apri la lista e controlla un banner che dice che la lista non riceve posta. Ciò significa che l'indirizzo non è stato accettato, il che quasi sempre significa che è già in uso come cassetta postale, posta in arrivo condivisa o gruppo di distribuzione. Un indirizzo può essere solo una di queste cose.

Gli iscritti non ricevono la conferma che si aspettano. Non c'è un passaggio di conferma con doppio opt-in: l'iscrizione tramite il link pubblico aggiunge l'indirizzo subito. Se hai bisogno di un opt-in confermato per motivi di conformità, raccogli gli indirizzi attraverso il tuo modulo e aggiungili tu stesso alla lista.

La posta della lista sta finendo nello spam. La posta da una lista utilizza l'autenticazione del tuo dominio, quindi si tratta di una questione di recapitabilità del dominio. Esegui il controllo di recapitabilità su una cassetta postale su quel dominio e consulta Why Are My Emails Going to Spam?. Le liste peggiorano questo rispetto alla posta uno-a-uno, perché un singolo invio a molti destinatari presso lo stesso provider è esattamente il modello che i filtri guardano più attentamente.

Qualcuno sta inviando posta alla lista che non dovrebbe. Non è disponibile alcuna restrizione del mittente. Cambia l'indirizzo della lista, comunica il nuovo indirizzo ai tuoi membri e non pubblicarlo.

Posso aggiungere qualcuno che ha una cassetta postale Kapsule su un account diverso? No. Qualsiasi altro indirizzo va bene, sui tuoi domini o ovunque, ma non aggiungeremo un indirizzo che appartiene a un altro cliente Kapsule, perché la posta verso di esso viene consegnata direttamente nella sua cassetta postale. Chiedi loro di iscriversi loro stessi attraverso il tuo link pubblico, oppure di inoltrare la loro posta a un indirizzo che controlli e aggiungi quello.

Un membro dice di essersi disiscritto ma sta ancora ricevendo posta. Controlla se è sulla lista due volte con due indirizzi diversi e controlla se è anche un membro di un gruppo di distribuzione o una destinazione su un inoltro che punta allo stesso contenuto.

Voglio che le risposte rimangano in un unico posto. Una lista distribuisce copie, quindi le risposte si disperdono. Usa una posta in arrivo condivisa per qualsiasi cosa che necessita di un singolo thread di conversazione su cui il team lavora insieme.

Letture correlate: Distribution Groups, Shared Inboxes, Email Forwarding, e Email Sending Limits.