Caselle di posta condivise per indirizzi di team
A shared inbox is an address like support@ or info@ that several people on your team read and reply from together, each signing in with their own mailbox credentials rather than passing one password…
Caselle Condivise per Indirizzi di Team
Una casella condivisa è un indirizzo come support@ o info@ che più persone del tuo team leggono e da cui rispondono insieme, ciascuno accedendo con le proprie credenziali di casella piuttosto che passarsi una sola password.
La maggior parte dei piccoli team inizia rendendo support@ un inoltro, scopre che nessuno sa quali messaggi sono stati già risposti, e poi lo trasforma in una casella con una password condivisa. Una casella condivisa risolve entrambi i problemi: la posta vive in un unico posto con un unico stato letto/non letto, e ogni persona che la apre lo fa come se stessa.
Che Cosa È Davvero una Casella Condivisa
Quando crei una casella condivisa, Kapsule crea una vera posizione di archiviazione sulla nostra piattaforma di posta con il suo proprio indirizzo e il suo proprio archivio messaggi, quindi concede a ogni membro l'accesso alla casella. La posta inviata all'indirizzo arriva una sola volta, in un unico posto. Quando un membro l'apre, vede lo stesso stato delle cartelle che vedono tutti gli altri, quindi un messaggio contrassegnato come letto è letto per tutto il team.
Questa è la differenza importante rispetto alle altre funzioni di fan-out della console Email:
| Funzione | La posta arriva | Migliore per |
|---|---|---|
| Casella condivisa | Una sola volta, in un archivio condiviso che tutti aprono | Un indirizzo su cui lavora il team, come support@ o accounts@ |
| Inoltro | Una copia in ogni casella di destinazione | Inviare un indirizzo a una o due persone che lo gestiscono ciascuna |
| Gruppo di distribuzione | Una copia a ogni membro interno | Annunci a un gruppo interno fisso |
| Mailing list | Una copia a ogni membro | Una lista a cui le persone possono abbonarsi e da cui possono annullare l'abbonamento |
Se due persone devono vedere un messaggio ma solo una lo gestirà, un inoltro va bene. Se due persone devono lavorare sulla stessa coda senza intralciarsi, usa una casella condivisa.
Prima di Creare Una
Hai bisogno di almeno una casella sull'account prima. Se l'account non ha caselle, il pannello di creazione te lo dice direttamente: "You need at least one mailbox before creating a shared inbox. Add a mailbox first." I membri sono scelti dalle caselle esistenti, quindi non c'è niente da aggiungere finché non ne hai una.
Hai anche bisogno del ruolo giusto. La creazione, l'eliminazione e la modifica dell'appartenenza di una casella condivisa richiedono il ruolo Owner o Admin sull'account. Se hai un ruolo inferiore i pulsanti appaiono con un'icona di lucchetto e un suggerimento che spiega quale autorizzazione manca. Vedi Account Security se hai bisogno di cambiare il ruolo di qualcuno.
Creazione di una Casella Condivisa
- Accedi a KPanel e fai clic su Email nella barra laterale sinistra.
- Apri la scheda Shared Inboxes.
- Fai clic su Create shared inbox.
- In Address, digita la parte prima della @, ad esempio
support. Il campo forza le minuscole mentre digiti. - Scegli il dominio dal menu a discesa accanto ad esso.
- Facoltativamente imposta un Display name, ad esempio "Support Team". Questo è ciò che i destinatari vedono accanto all'indirizzo.
- Facoltativamente seleziona alcuni Initial members. Il selettore elenca le caselle già sul tuo account.
- Fai clic su Create shared inbox.
L'indirizzo deve essere tra 1 e 64 caratteri e può contenere lettere, numeri, punti, sottolineature e trattini, iniziando e terminando con una lettera o un numero. Il dominio deve essere uno su cui hai già una casella, e l'indirizzo non può entrare in collisione con una casella esistente o un'altra casella condivisa.
Aggiungere e Rimuovere Membri
Ogni scheda di casella condivisa ha un controllo Members che espande l'elenco dei membri. Da lì:
- Per aggiungere qualcuno, scegli la sua casella dal menu a discesa Add a mailbox as member... e fai clic su Add.
- Per rimuovere qualcuno, usa il controllo di rimozione sulla sua riga.
I membri devono essere caselle esistenti sullo stesso account. Non puoi aggiungere un indirizzo esterno come un account Gmail personale come membro: se provi, il pannello ti dice che l'indirizzo "is not a mailbox on this account." Se qualcuno al di fuori del tuo account ha veramente bisogno di una copia della posta, aggiungilo invece come destinazione su un inoltro separato.
Ogni membro ha lo stesso livello di accesso. Non c'è proprietario, agente o distinzione di visualizzatore all'interno di una casella condivisa, e la scheda mostra semplicemente una pillola Shared access. Se hai bisogno che una persona veda la posta ma non invii dall'indirizzo, una casella condivisa non è lo strumento giusto.
Archiviazione e Limiti
Una casella condivisa viene creata con 10 GB di spazio di archiviazione. Questa cifra è impostata dalla piattaforma quando la casella viene creata e non è regolabile dal pannello, quindi una coda di supporto occupata con allegati di grandi dimensioni ha bisogno di una pulizia occasionale piuttosto che di un aggiornamento. L'aggiornamento Email Premium da 50 GB si applica alle caselle individuali, non alle caselle condivise.
Non c'è un limite al numero di caselle condivise che un account può creare, e non c'è un limite al numero di membri che ciascuna può avere. L'unico vincolo reale è che ogni membro deve essere una casella per cui stai già pagando.
Dai a una casella condivisa un nome visualizzato dall'inizio. Le risposte da support@ che appaiono come un indirizzo nudo sembrano posta automatizzata, e i destinatari sono notevolmente meno propensi a rispondere loro. "Acme Support" si legge come una persona dall'altro capo.
Lettura e Risposta
I membri raggiungono la casella condivisa attraverso la propria casella. Accedi alla webmail come te stesso, e la casella condivisa appare accanto alla tua posta. Vedi Accessing Your Email via Webmail per come aprire la webmail dal pannello con un clic, e Setting Up an Email Client se preferisci lavorare in un client desktop o mobile.
Poiché l'archivio di posta è condiviso, vale il solito galateo: contrassegna o sposta un messaggio quando lo scegli in modo che un collega non lo risponda due volte, e usa cartelle piuttosto che eliminare, poiché un'eliminazione rimuove il messaggio per tutti.
Eliminazione di una Casella Condivisa
Apri la scheda della casella condivisa e fai clic su Delete. La conferma è esplicita su ciò che accade:
"The shared inbox and all its stored mail are permanently removed. Members lose access. This cannot be undone." A differenza di una casella, che passa attraverso un periodo di grazia di eliminazione di sette giorni, una casella condivisa e la sua cronologia dei messaggi vengono rimosse subito. Esporta o inoltra qualsiasi cosa di cui hai bisogno di conservare prima.
Dopo l'eliminazione, la posta inviata all'indirizzo rimbalza, perché l'indirizzo non esiste più sulla piattaforma.
Risoluzione dei Problemi
"Created, but some members couldn't be added." L'inbox stesso è stato creato con successo e l'errore è stato solo nel passaggio di appartenenza. Apri la scheda, espandi Members, e aggiungi manualmente le persone mancanti. Nulla è stato perso.
Il pulsante di creazione è disattivato con un'icona di lucchetto. Il tuo ruolo non include l'accesso in scrittura alla casella. Solo Owner e Admin possono gestire caselle condivise.
Il dominio che voglio non è nel menu a discesa. L'elenco dei domini è costruito dai domini in cui il tuo account ha già una casella. Crea prima una casella su quel dominio, poi torna.
Un membro non riesce a vedere la casella condivisa nel suo client di posta. Alcuni client hanno bisogno di essere esplicitamente configurati per sottoscrivere le cartelle condivise. Chiedi loro di controllare prima la webmail: se appare lì, l'account è corretto e il problema è dalla parte del client nella sottoscrizione delle cartelle.
La posta all'indirizzo va nello spam dall'estremità del destinatario. È un problema di autenticazione, non un problema di casella condivisa. Lavora attraverso Why Are My Emails Going to Spam? e la scheda Deliverability su qualsiasi casella su quel dominio.
Letture correlate: Email Forwarding, Distribution Groups, Mailing Lists, e Email Aliases.