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Kapsule Mail 공유 받은편지함으로 팀 주소 관리하기
A shared inbox is an address like support@ or info@ that several people on your team read and reply from together, each signing in with their own mailbox credentials rather than passing one password…
공유 수신함은 support@ 또는 info@와 같은 주소로, 팀의 여러 사람이 함께 읽고 회신하며, 각자 자신의 사서함 자격증명으로 로그인합니다. 한 개의 비밀번호를 공유할 필요가 없습니다.
소규모 팀의 경우 보통 support@를 포워더로 만드는 것부터 시작했다가, 어떤 메시지가 답변되었는지 아무도 모르는 문제를 발견합니다. 그 다음 공유 비밀번호가 있는 사서함으로 만듭니다. 공유 수신함은 두 문제를 모두 해결합니다. 메일이 한 곳에 저장되고 읽음/읽지 않음 상태가 하나이며, 각 사람이 자신의 계정으로 열 수 있습니다.
공유 수신함이란
공유 수신함을 만들면, Kapsule은 메일 플랫폼에 자신만의 주소와 메시지 저장소를 가진 실제 저장 위치를 만들고, 각 구성원에게 이에 대한 사서함 액세스 권한을 부여합니다. 해당 주소로 발송된 메일은 한 번에 한 곳에 도착합니다. 구성원이 열 때, 모두가 같은 폴더 상태를 보므로, 한 사람이 메시지를 읽음으로 표시하면 팀 전체에게 읽음으로 표시됩니다.
이는 Email 콘솔의 다른 팬아웃 기능과의 중요한 차이점입니다:
| 기능 | 메일 도착 | 최적 용도 |
|---|---|---|
| 공유 수신함 | 한 번, 모두가 열 수 있는 공유 저장소에 | 팀이 사용하는 support@ 또는 accounts@와 같은 주소 |
| 포워더 | 각 대상 사서함에 사본 | 주소를 한두 명이 각각 처리하는 사람에게 발송 |
| 배포 그룹 | 각 내부 구성원에게 사본 | 고정된 내부 그룹에 대한 공지 |
| 메일링 리스트 | 모든 구성원에게 사본 | 사람들이 구독하고 나갈 수 있는 리스트 |
두 사람이 메시지를 봐야 하지만 한 사람만 처리하는 경우, 포워더로 충분합니다. 두 사람이 같은 대기열에서 서로 밟지 않고 일해야 하는 경우, 공유 수신함을 사용합니다.
만들기 전에
먼저 도메인에 최소 하나의 사서함이 필요합니다. 계정에 사서함이 없으면 만들기 패널에서 직접 "공유 수신함을 만들기 전에 최소 하나의 사서함이 필요합니다. 먼저 사서함을 추가하세요."라고 알려줍니다. 구성원은 기존 사서함에서 선택되므로, 사서함이 하나 있을 때까지 추가할 항목이 없습니다.
또한 올바른 역할이 필요합니다. 공유 수신함을 만들고, 삭제하고, 구성원 자격을 변경하려면 계정에서 Owner 또는 Admin 역할이 필요합니다. 더 낮은 역할을 가지고 있으면 버튼에 잠금 아이콘과 누락된 권한을 설명하는 도움말이 표시됩니다. 누군가의 역할을 변경해야 하면 Account Security를 참조하세요.
공유 수신함 만들기
- KPanel에 로그인하고 왼쪽 사이드바에서 Email을 클릭합니다.
- Shared Inboxes 탭을 엽니다.
- Create shared inbox를 클릭합니다.
- Address에서 @ 앞의 부분을 입력합니다(예:
support). 이 필드는 입력 시 소문자로 강제합니다. - 옆의 드롭다운에서 도메인을 선택합니다.
- 선택적으로 Display name을 설정합니다(예: "Support Team"). 이는 수신자가 주소 옆에서 보는 것입니다.
- 선택적으로 일부 Initial members를 선택합니다. 선택기는 계정에 이미 있는 사서함을 나열합니다.
- Create shared inbox를 클릭합니다.
주소는 1자에서 64자 사이여야 하며, 문자, 숫자, 점, 밑줄 및 하이픈을 포함할 수 있고, 문자 또는 숫자로 시작하고 끝나야 합니다. 도메인은 계정에 이미 사서함이 있는 도메인이어야 하며, 주소는 기존 사서함 또는 다른 공유 수신함과 충돌할 수 없습니다.
구성원 추가 및 제거
각 공유 수신함 카드에는 구성원 목록을 확장하는 Members 컨트롤이 있습니다. 여기에서:
- 누군가를 추가하려면 Add a mailbox as member... 드롭다운에서 사서함을 선택하고 Add를 클릭합니다.
- 누군가를 제거하려면 해당 행의 제거 컨트롤을 사용합니다.
구성원은 같은 계정의 기존 사서함이어야 합니다. Gmail 개인 계정과 같은 외부 주소를 구성원으로 추가할 수 없습니다. 시도하면 패널에서 해당 주소가 "이 계정의 사서함이 아닙니다"라고 알려줍니다. 계정 외부의 누군가가 실제로 메일 사본이 필요하면, 별도의 포워더에서 대신 목적지로 추가합니다.
모든 구성원은 같은 수준의 액세스 권한을 가집니다. 공유 수신함 내에 소유자, 에이전트 또는 뷰어 구분이 없으며, 카드는 단순히 Shared access 배지를 표시합니다. 한 사람이 메일을 보기만 하고 주소에서 발송하지 않아야 하는 경우, 공유 수신함은 올바른 도구가 아닙니다.
저장소 및 제한
공유 수신함은 10GB 저장소로 만들어집니다. 이 수치는 수신함이 만들어질 때 플랫폼에 의해 설정되며 패널에서 조정할 수 없으므로, 큰 첨부 파일이 있는 바쁜 지원 대기열은 업그레이드보다는 가끔 정리가 필요합니다. Email Premium 50GB 업그레이드는 공유 수신함이 아닌 개별 사서함에 적용됩니다.
계정이 만들 수 있는 공유 수신함의 수에는 제한이 없으며, 각 수신함의 구성원 수도 제한이 없습니다. 유일한 실제 제약은 모든 구성원이 이미 비용을 지불하고 있는 사서함이어야 한다는 것입니다.
처음부터 공유 수신함에 표시 이름을 지정하세요. support@의 회신이 빈 주소로 표시되면 자동화된 메일처럼 보이며, 수신자는 이에 회신할 가능성이 현저히 낮습니다. "Acme Support"는 반대편에 있는 사람처럼 읽힙니다.
읽기 및 회신
구성원은 자신의 사서함을 통해 공유 수신함에 액세스합니다. 웹메일에 자신으로 로그인하면, 공유 수신함이 자신의 메일 옆에 나타납니다. 패널에서 한 번의 클릭으로 웹메일을 여는 방법은 Accessing Your Email via Webmail을 참조하고, 데스크톱 또는 모바일 클라이언트에서 작업하려는 경우 Setting Up an Email Client를 참조하세요.
메일 저장소가 공유되므로 일반적인 예의가 적용됩니다. 메시지를 선택할 때 플래그를 지정하거나 이동하여 동료가 두 번 회신하지 않도록 하고, 삭제 시 메시지가 모두에게 제거되므로 폴더를 사용하는 것이 좋습니다.
공유 수신함 삭제
공유 수신함 카드를 열고 Delete를 클릭합니다. 확인은 무엇이 발생하는지 명확하게 설명합니다:
"공유 수신함과 저장된 모든 메일이 영구적으로 제거됩니다. 구성원이 액세스할 수 없습니다. 이는 실행 취소할 수 없습니다." 7일 삭제 유예 기간을 거치는 사서함과 달리, 공유 수신함과 메시지 기록은 즉시 제거됩니다. 보관해야 할 항목은 먼저 내보내거나 포워드하세요.
삭제 후 해당 주소로 발송된 메일은 주소가 플랫폼에 더 이상 존재하지 않으므로 반송됩니다.
문제 해결
"만들었지만 일부 구성원을 추가할 수 없습니다." 수신함 자체는 성공적으로 만들어졌고 실패는 구성원 자격 단계에만 있습니다. 카드를 열고 Members를 확장한 후 누락된 사람을 수동으로 추가합니다. 손실된 항목은 없습니다.
만들기 버튼이 잠금 아이콘으로 회색으로 표시됩니다. 역할에 사서함 쓰기 액세스 권한이 없습니다. Owner와 Admin만 공유 수신함을 관리할 수 있습니다.
원하는 도메인이 드롭다운에 없습니다. 도메인 목록은 계정에 이미 사서함이 있는 도메인에서 구성됩니다. 먼저 해당 도메인에 사서함을 만든 후 돌아오세요.
구성원이 메일 클라이언트에서 공유 수신함을 볼 수 없습니다. 일부 클라이언트는 공유 폴더를 명시적으로 구독하도록 지시해야 합니다. 먼저 웹메일에서 확인하도록 하세요. 여기에 나타나면 계정이 올바르고 문제는 클라이언트 측 폴더 구독입니다.
해당 주소로의 메일이 수신자의 스팸으로 가고 있습니다. 이는 공유 수신함 문제가 아니라 인증 문제입니다. Why Are My Emails Going to Spam?를 검토하고 해당 도메인의 모든 사서함의 Deliverability 탭을 확인하세요.
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