Account
Team-leden uitnodigen en rollen instellen
Your Kapsule account can be shared with colleagues, contractors, and accountants by sending each of them an email invitation and giving them a role that decides exactly what they can see and change.
Je Kapsule-account kan met collega's, aannemers en accountants gedeeld worden door elk van hen een e-mailuitnodiging te sturen en hen een rol toe te kennen die bepaalt wat zij precies kunnen zien en wijzigen.
Alles wat met mensen te maken heeft, bevindt zich op één pagina: Instellingen, vervolgens Team in de groep Workspace van de instellingenbalk. Dit geeft een overzicht van iedereen die momenteel toegang heeft, nog openstaande uitnodigingen en het uitnodigingsformulier zelf.
Wie kan het Team beheren
Alleen de rollen Owner en Admin kunnen iemand uitnodigen, een rol wijzigen of iemand verwijderen. Als je met een ander rol inlogt, toont de Team-pagina je nog steeds de ledenlijst en de rolverklaring, maar het uitnodigingsformulier en de per-rij-controles zijn verborgen.
Twee aanvullende beveiligingen gelden zelfs voor een Owner of Admin:
- Je kunt je eigen lidmaatschap op deze pagina niet wijzigen of verwijderen.
- Je kunt de Owner niet wijzigen of verwijderen. Per account is er precies één Owner, en alleen de Owner kan eigenaarschap overdragen of het account verwijderen.
De vijf rollen
De rolverklaring onderaan de Team-pagina is de gezaghebbende beschrijving en wordt hier herhaald.
| Rol | Wat het kan doen |
|---|---|
| Owner | Volledige accounttoegang. Kan eigenaarschap overdragen, het account verwijderen en alles doen wat een Admin kan. Slechts één Owner per account. |
| Admin | Volledig beheer behalve eigenaarschap overdragen. Nodigt teamleden uit en verwijdert hen, wijzigt instellingen, facturering en services. |
| Billing | Alleen facturering. Beheert betaalmethoden, abonnementen en facturen. Kan sites en services bekijken, maar niet wijzigen of het team. |
| Support | Leestoegang en mogelijkheid om supporttickets namens je in te dienen. Kan facturering, instellingen of team niet wijzigen. |
| Viewer | Alleen-lezen toegang tot dashboards, sites, mailboxen en instellingen. Kan geen wijzigingen aanbrengen. |
Geef een externe ontwikkelaar Admin alleen als hij werkelijk services moet inrichten en verwijderen. Als hij een site bouwt die je al hebt gemaakt, is Viewer plus SFTP- of SSH-referenties voor alleen die site meestal voldoende en houdt je facturering en domeinrecords uit bereik.
Een uitnodiging versturen
- Ga naar Instellingen, vervolgens Team.
- Scrol naar de kaart Een teamlid uitnodigen.
- Voer het e-mailadres van de persoon in het adresveld in.
- Kies een rol uit de vervolgkeuzelijst. De vier selecteerbare opties zijn Admin: volledige toegang, Billing: betalingen en abonnementen, Support: lezen en tickets en Viewer: alleen-lezen. Owner wordt hier niet aangeboden omdat het wordt overgedragen, niet verleend.
- Lees het blauwe uitlegpaneel eronder. Het werkt bij als je de vervolgkeuzelijst wijzigt en beschrijft wat die rol kan doen.
- Klik op Uitnodiging versturen.
Je ziet de bevestiging "Uitnodiging verstuurd naar" gevolgd door het adres, en de uitnodiging verschijnt in de kaart Uitnodigingen in afwachting.
Uitnodigingen in afwachting en hoe zij verlopen
De kaart Uitnodigingen in afwachting verschijnt alleen wanneer minstens één uitnodiging openstaande is. Elke rij toont het uitgenodigde adres, de rol in een gekleurde pil, wanneer het is verstuurd en hoe lang de uitnodiging nog geldig is, uitgeteld in dagen.
Uitnodigingen zijn eenmalige links die per e-mail worden bezorgd. Als er geen acceptatie plaatsvindt voordat zij verlopen, stuur je een nieuw exemplaar uit hetzelfde formulier.
Klik op het kleine kruis aan het eind van de rij om een uitnodiging in te trekken. Het paneel vraagt om bevestiging en waarschuwt dat "De uitnodigingslink voor dat adres zal niet meer werken. Ze worden niet gewaarschuwd." Er wordt niets per e-mail naar de uitgenodigd verstuurd wanneer je het intrekt.
Een uitnodiging is gekoppeld aan het e-mailadres dat je hebt ingetypt. Als je collega zich met een ander adres registreert, blijft de uitnodiging in afwachting en ongebruikt. Vraag hen welk adres zij hebben gebruikt en nodig dat adres opnieuw uit.
De rol van iemand wijzigen
Zoek de persoon op de Team-pagina in de lijst Teamleden. Waar je toestemming hebt om deze te wijzigen, wordt de relpil vervangen door een vervolgkeuzelijst. Kies de nieuwe rol en deze wordt onmiddellijk opgeslagen, bevestigd door een bericht "Rol bijgewerkt". Er is geen aparte opslagknop.
Rolwijzigingen gaan in werking bij de volgende paginabelasting van het teamlid. Als je iemand downgradet tijdens een beveiligingsincident, verwijder je hem in plaats daarvan zodat zijn toegang onmiddellijk eindigt. Nodig hem vervolgens opnieuw uit wanneer de zaak rustiger is.
Een teamlid verwijderen
Klik op het rode prullenbakpictogram aan het eind van de rij van het teamlid. Een bevestigingsdialoogvenster verschijnt en stelt duidelijk dat de persoon "onmiddellijk toegang tot dit account verliest. Je kunt hen later opnieuw uitnodigen."
Verwijdering haalt hun toegang uit elk onderdeel van het account tegelijk: het paneel, facturering, sites, mailboxen en domeinen. Het verwijdert niet iets wat zij hebben gemaakt. Sites, mailboxen en domeinen behoren tot het account, niet tot het teamlid dat hen heeft ingesteld.
Het verwijderen van een teamlid trekt API-sleutels die zij hebben gemaakt niet in, omdat API-sleutels tot het account behoren in plaats van tot een persoon. Als iemand vertrekt, controleer je Instellingen, vervolgens Beveiliging en trek je alle sleutels in die zij hebben gemaakt. Zie API-sleutels en ontwikkelaarstoegang.
Wat elk teamlid over zichzelf ziet
Elke rij toont de weergavenaam (of e-mailadres wanneer geen naam is ingesteld), het e-mailadres en hoe recent zij zijn ingelogd, weergegeven als "vandaag actief", "gisteren", een aantal dagen of een aantal maanden. Je eigen rij draagt een Jij-badge en de rij van de Owner draagt een kroonpictogram.
Die kolom voor laatst-actief is een handig onderhoudsinstrument. Een aannemer die zich maanden niet heeft aangemeld, is een account die je kunt verwijderen.
Het team eerlijk houden
Twee gewoonten houden een gedeeld account veilig:
- Controleer de lijst per kwartaal. Mensen veranderen van baan en agentschappen beëindigen projecten. De Team-pagina is de enige plaats waar toegang wordt verleend, dus is dit ook de enige plaats waar het moet worden gecontroleerd.
- Bekijk het auditlogboek. Elke actie in het account wordt toegeschreven aan de persoon die deze heeft uitgevoerd. Zie Je accountauditlogboek lezen voor het filteren op persoon, resource of IP-adres.
Als je vermoedt dat de aanmelding van een teamlid eerder is overgenomen dan misbruikt, behandel je dit als een compromis: verwijder hen en volg vervolgens Accountbeveiliging en Wat te doen als je site is gehackt.
Probleemoplossing
Het uitnodigingsformulier wordt niet weergegeven. Je bent ingelogd met een rol onder Admin. Vraag de Owner of een Admin om de uitnodiging te versturen.
"Dat e-mailadres wordt al gebruikt." Het adres behoort al tot een Kapsule-aanmelding. Het kan je account nog steeds toetreden, maar vraag de persoon om de uitnodiging te accepteren terwijl hij is aangemeld bij die bestaande aanmelding in plaats van er een tweede te maken.
De uitnodigingse-mail is nooit aangekomen. Vraag hen spam- en promotiemappen te controleren. Uitnodigingen worden vanuit ons transactionele e-mailplatform verstuurd, dus een streng bedrijfsfilter kan ze in quarantaine plaatsen. Trek de uitnodiging in afwachting in en stuur een nieuwe naar een persoonlijk adres als hun werkfilter het blijft blokkeren.
Een teamlid zegt dat hij facturering niet kan zien. Dat is correct voor de rollen Support en Viewer. Alleen Owner, Admin en Billing bereiken de Billing-pagina's. Zie Je facturatiepagina begrijpen.