Facturering & abonnementen
Uw factuur lezen
Every charge Kapsule makes produces two records that describe the same transaction from different angles: an order, which is what you bought, and an invoice, which is the document your accountant…
Elke uitgave die Kapsule maakt, leidt tot twee records die dezelfde transactie vanuit verschillende hoeken beschrijven: een bestelling, wat u heeft gekocht, en een factuur, het document dat uw boekhouder wil hebben.
Begrijpen welke is welke, maakt navigeren op de pagina Facturering veel gemakkelijker.
Bestellingnummers en Factuurnummers
| Record | Indeling | Wat het is |
|---|---|---|
| Bestelling | KC- gevolgd door cijfers | De aankoop: wat u heeft gekocht, inrichtingsstatus en terugbetalingscontroles |
| Factuur | KCI- gevolgd door het jaar en een volgnummer | Het belastingdocument: regelitems, GST, totalen en de PDF |
De factuurnummerreeks start elk kalenderjaar opnieuw, dus een factuurnummer is uniek binnen zijn jaar, niet voor alle tijd.
Omdat een bestelling en een factuur meestal dezelfde transactie beschrijven, stuurt het openen van een factuur die bij een bestelling hoort u naar de bestellingspagina in plaats daarvan. Dit is geen fout. De bestellingspagina heeft een knop Belastingfactuur weergeven die u hetzelfde document geeft. Er is geen aparte index met facturen: Alle facturen op het factureringsoverzicht brengt u naar het tabblad Bestellingen.
Een Factuur Zoeken
- Ga naar Facturering.
- Open het tabblad Bestellingen.
- Zoek de rij op datum, beschrijving of bedrag.
- Klik op Weergeven.
- Gebruik in de kaart Beheren de opties Belastingfactuur weergeven of PDF downloaden.
De vijf meest recente facturen staan ook vermeld in de rechterkolom van het tabblad Abonnementen als u alleen het meest recente wilt.
Wat Staat op de Factuur
Het document is in vijf blokken ingedeeld.
De Koptekst
De bovenkant van de factuur bevat onze gegevens aan de linkerkant: Kapsule Group Limited, NZBN 9429050450015, en ons GST-nummer waar GST in rekening is gebracht.
Aan de rechterkant staan het documenttype, het factuurnummer in een vaste-lettertype-lettertype, een statuspictogram, de uitgiftedatum en, na betaling, de betaaldatum.
Het document heeft als kop Belastingfactuur waar GST in Nieuw-Zeeland in rekening is gebracht, en simpelweg Factuur waar dit niet het geval is. Zie GST en Belastingfacturen.
Gefactureerd aan
Dit blok bevat uw gegevens zoals ze waren toen de factuur werd uitgegeven: accountnaam, factuuremailadres en adres.
Als u uw eigen NZBN en GST-nummer in het paneel heeft ingevoerd, verschijnen deze hier ook. Ze worden alleen afgedrukt op facturen die na het opslaan worden uitgegeven, daarom is het belangrijk om dit vroegtijdig in te vullen.
De Regelitems
De tabel heeft vier kolommen: Beschrijving, Hoeveelheid, Eenheidsprijs en Bedrag. Elke regel bevat ook een serviceperiode eronder, met de exacte datums waarop de toerekening betrekking heeft.
Beschrijvingen zijn opgebouwd uit het product, het abonnement, de factureringscyclus en welk soort gebeurtenis de toerekening veroorzaakte. U ziet zinnen zoals:
- "Web Hosting Pro, maandelijks abonnement" voor de eerste toerekening op een nieuw abonnement.
- "Web Hosting Start, maandelijkse vernieuwing" voor elke toerekening daarna.
- "Upgrade naar Web Hosting Pro (maandelijks)" voor een mid-period-upgrade.
Het onderscheid tussen abonnement en vernieuwing is de snelste manier om een nieuwe aankoop van een terugkerende maand te onderscheiden bij het doorbladen van een jaar facturen.
De Totalen
Waar GST in rekening is gebracht, verschijnen drie rijen:
- Subtotaal (ex-GST), de som van de regelitems vóór belasting.
- GST (15%), de belastingcomponent.
- Het totaal, het bedrag dat uw kaart is belast.
Waar geen GST in rekening is gebracht, wordt de GST-rij helemaal weggelaten en wordt de subtotaalrij gewoon Subtotaal genoemd.
Het totaal is het enige getal op het hele Factureringgedeelte dat overeenkomt met uw bankafschrift. Planprijzen, het maandelijks factuurbedrag op het factureringsoverzicht en de terugkerende bedragen op de abonnemententabel zijn allemaal exclusief GST.
Betaling en Status
Een Betalingpaneel aan de zijkant toont welke kaart is gebruikt, als merk en de laatste vier cijfers, en of de factuur betaald, in afwachting van betaling of mislukt is.
Het statuspictogram kan Betaald, Verschuldigd, Mislukt, Concept, Nietig, Onincasseerbaar, Terugbetaald of Gedeeltelijk terugbetaald zijn.
Een factuur wordt voordat de toerekening wordt geprobeerd uitgegeven, dus een mislukte of geweigerde betaling laat toch een document achter. Dit is opzettelijk: het betekent dat een mislukte toerekening zichtbaar en traceerbaar is in plaats van stil. Een mislukte factuur toont een banner met de tekst "We konden deze factuur niet verwerken. Werk uw betaalmethode bij en we proberen het automatisch opnieuw", met een knop Kaart bijwerken. Zie Wanneer een Betaling Mislukt.
De PDF Downloaden
De kaart Beheren op een bestelling of factuur biedt drie acties:
- Factuur weergeven opent de PDF in een nieuw tabblad.
- PDF downloaden slaat deze op, genoemd naar het factuurnummer.
- Contact opnemen met ondersteuning opent een ticket als iets fout lijkt.
Het openen van de factuur in een modal geeft u ook een optie Afdrukken.
De PDF wordt op aanvraag gegenereerd en is toegangsgecontroleerd, dus de link werkt alleen voor iemand die is aangemeld bij uw account. Het is veilig om het bestand zelf naar uw boekhouder te mailen, maar een link werkt niet voor hen tenzij zij een login hebben.
Een Jaar Facturen Afstemmen
Als u een jaarlijkse aangifte voorbereidt:
- Open het tabblad Bestellingen en blader terug door het jaar.
- Download elke PDF. De bestandsnaam is het factuurnummer, dus ze sorteren chronologisch zodra het jaarvóórvoegsel op zijn plaats staat.
- Controleer of uw NZBN en GST-nummer op degenen verschijnen die u van plan bent in te voeren. Als ze ontbreken, zijn ze destijds niet opgeslagen en kunnen ze later niet meer worden toegevoegd.
- Houd er rekening mee dat domeininschrijvingen en -verlengingen aparte toerekeneningen zijn van uw hosting, dus een enkele maand kan meerdere documenten opleveren.
De statistiek Dit jaar betaald op het factureringsoverzicht geeft u een snelle controle op het totaal en het aantal facturen.
Probleemoplossing
De factuurlink bracht me naar een bestellingspagina. Dit is normaal. Gebruik Belastingfactuur weergeven op die pagina voor het document.
Mijn factuur zegt Factuur, niet Belastingfactuur. Er werd geen GST in rekening gebracht, wat betekent dat uw accountmunt niet NZD is. Een document met nul GST is terecht geen belastingfactuur.
De PDF kan niet worden geopend voor mijn boekhouder. Ze zijn niet aangemeld bij uw account. Stuur hun het gedownloade bestand in plaats van de link, of nodig hen uit met de rol Facturering. Zie Teamleden uitnodigen en rollen instellen.
Mijn bedrijfsgegevens zijn onjuist op een oude factuur. Uitgegeven facturen zijn opzettelijk onveranderbaar. Corrigeer de gegevens in het paneel en ze verschijnen op toekomstige facturen. Als een factuur wezenlijk onjuist is, opent u een ondersteuningsticket.
Ik kan geen factuur vinden voor een toerekening op mijn afschrift. Controleer het tabblad Bestellingen rond die datum, inclusief automatische verlengingen. Als er niets overeenkomt, vermeldt u de afschriftdatum, het bedrag en de laatste vier cijfers van de kaart in een ondersteuningsticket.
De factuur is gemarkeerd als Terugbetaald. Het geld is teruggeboekt naar de oorspronkelijke betaalmethode. Zie Terugbetalingen en wat kan worden terugbetaald.