Distributiegroepen
A distribution group is one address at your domain that fans out to several people, so mail to an address like team@ or billing@ reaches everyone on the list without anybody having to remember who…
Distributielijsten
Een distributielijst is één adres op uw domein dat uitwaaiert naar meerdere personen, zodat e-mail naar een adres zoals team@ of billing@ iedereen op de lijst bereikt zonder dat iemand hoeft te onthouden wie erop staat.
Distributielijsten bevinden zich tussen een alias, die in één postvak terechtkomt, en een gedeeld postvak, waar het team samen aan werkt. Gebruik een groep als u een adres wilt dat uitzendt: iedereen op de lijst krijgt zijn eigen kopie in zijn eigen postvak, en elke persoon verwerkt deze onafhankelijk.
Wanneer u een groep moet gebruiken
De Email-console heeft vier uitwaaierfuncties en zij lossen verschillende problemen op. Het kiezen van de verkeerde is de meest voorkomende oorzaak van "het adres werkt maar de verkeerde mensen ontvangen e-mail".
| Gebruik | Wanneer |
|---|---|
| Distributielijst | Een vaste set interne personen moet elk een kopie ontvangen, bijvoorbeeld everyone@ of directors@ |
| Gedeeld postvak | Het team werkt samen aan één wachtrij en heeft gedeelde leesstatus nodig |
| Doorstuurder | U moet een adres naar één of twee bestemmingen routeren, inclusief externe |
| Mailinglijst | Personen moeten zich zelf kunnen abonneren en afmelden |
Distributielijsten bezorgen e-mail aan postvakken op uw eigen domeinen en aan adressen overal elders. Een lid buiten uw account is gemarkeerd met een external-badge, wat een constatering van feiten is in plaats van een waarschuwing: e-mail naar de groep wordt aan hen doorgegeven als aan elk ander lid. Een persoonlijk adres, een accountant of een collega van een ander bedrijf kunnen dus allemaal leden zijn.
Er is één adres dat wij niet zullen toevoegen: een adres dat toebehoort aan een ander KapsuleHost-klant. E-mail naar zo'n adres wordt rechtstreeks in hun postvak bezorgd, dus het accepteren ervan zou een manier zijn om e-mail in iemand anders postvak te duwen. Vraag die persoon hun e-mail naar een adres dat u controleert door te sturen en voeg dat in plaats daarvan toe.
Een groep maken
Groepscreatie is een driestapenassistent: Domein, Adres, dan Maken.
- Meld u aan bij KPanel en klik op Email in de linkerzijbalk.
- Open het tabblad Distributielijsten.
- Klik op de knop voor maken om de assistent te starten.
Stap 1: Domein
Kies het domein waarop het groepsadres zich bevindt. De lijst bevat de domeinen op uw account. Als deze leeg is, ziet u "No domains on this account yet" en een link Go to domains: registreer of voer eerst een domein over.
U hebt ook minstens één postvak op dat domein nodig. Als u er geen hebt, wordt het aanmaken van de groep geweigerd met "You don't have any mailboxes on that domain."
Stap 2: Adres
Typ het gedeelte voor de @, bijvoorbeeld team. Drie livecontroles worden uitgevoerd terwijl u typt en elk ervan moet groen worden:
- Alleen letters, cijfers en
._%+-tekens - Tussen 1 en 64 tekens
- Niet al in gebruik door een van uw groepen
Die laatste controle vergelijkt alleen met uw bestaande groepen. Het controleert niet of een postvak, alias of doorstuurder hetzelfde adres al gebruikt. Als e-mail zich vreemd gedraagt na het aanmaken van een groep, controleert u de tabbladen Postvakken en Doorstuurders op een conflict op hetzelfde adres.
Stap 3: Maken
Controleer het adres en klik op Groep maken.
Leden beheren
Elke groepskaart toont een statuspilletje, het adres en een ledentelling. Vouw de kaart uit om de ledenlijst en de toevoegrij te zien.
Als u een lid wilt toevoegen, typt u het adres in het veld (de plaatsaanduiding toont de twee vormen, member@yourdomain.com of external@gmail.com) en klikt u op Lid toevoegen. Leden buiten uw account krijgen een external-badge in de lijst. Zij ontvangen groepse-mail net als interne leden.
Als u iemand wilt verwijderen, gebruikt u het verwijderingsbesturingselement op zijn rij.
Wijzigingen worden onmiddellijk van kracht wanneer zij zijn opgeslagen. Er is geen publicatiestap en geen verspreidingsvertraging om op te wachten aan onze kant.
Rollen en machtigingen
Het maken van een groep, het verwijderen ervan en het toevoegen of verwijderen van leden vereisen allemaal de rol Eigenaar of Beheerder op het account. Leden van het account met lagere rollen kunnen de groepen zien, maar de besturingselementen zijn vergrendeld, met een tooltip waarin de vereiste machtiging wordt genoemd.
Het lid zijn van een distributielijst verleent helemaal geen machtigingen. Het betekent alleen dat e-mail die naar het groepsadres wordt verzonden, naar dat postvak wordt bezorgd.
Planrechten
Distributielijsten maken deel uit van de Email Team- en Email Business-abonnementen. Email Solo, wat een abonnement met één postvak is, bevat deze niet. Het paneel geeft het recht voor uw abonnement samen met de groeppenlijst terug, dus als u een abonnement zonder groepen hebt en de assistentie voor maken niet beschikbaar is, is dit waarom. Zie Uw plan upgraden om omhoog te gaan.
Groepen zijn goedkoop om aan te maken en gratis om te wijzigen, dus verzet u tegen de verleiding om één gigantische everyone@ aan te maken en alles erdoorheen te routeren. Kleine, specifieke groepen (accounts@, dispatch@, oncall@) zijn veel gemakkelijker nauwkeurig te houden en voorkomen dat mensen e-mail uitzetten die meestal niet voor hen is.
Een groep verwijderen
Vouw de groepskaart uit en gebruik Groep verwijderen. De bevestiging luidt "Groep {adres} en alle leden ervan verwijderen?" en de actie verwijdert de groep en de bijbehorende ledenrecords.
Na verwijdering wordt e-mail die naar het adres wordt verzonden niet langer uitgewaaier. Stel een doorstuurder op hetzelfde adres in als mensen waarschijnlijk er naar blijven schrijven, of laat deze terugsturen zodat afzenders leren het nieuwe adres te gebruiken.
Probleemoplossing
Een lid ontvangt geen groepse-mail en het adres ervan is extern. Externe leden worden bezorgd, dus dit is een gewone bezorgbaarheidsvraag in plaats van een beperking. Controleer eerst hun spammap. E-mail naar de groep wordt doorgegeven met de envelopeafzender ingesteld op het groepsadres, dus bounces komen terug naar de groep in plaats van naar degene die het bericht heeft geschreven: als hun provider het afwijst, landet die afwijzing op het groepsadres.
E-mail naar de groep bereikt slechts enkele leden. Vouw de groep uit en bevestig dat de ledenlijst is wat u verwacht, controleer vervolgens dat het postvak van elk lid Actief is op het tabblad Postvakken. Een postvak dat Onderbroken, Gepauzeerd of over quota is, accepteert geen nieuwe e-mail. Zie Mijn postvak is vol.
Het adres dat ik wil wordt afgewezen. De drie livecontroles vertellen u welke regel u hebt overtreden. De meest voorkomende oorzaak is een hoofdletter of een spatie: adressen zijn kleine letters en mogen geen spaties bevatten.
Groepse-mail belandt in spammappen van leden. Uitwaaierse-mail wordt op dezelfde manier geverifieerd als ander e-mail op uw domein, dus dit is een domeinverificatieprobleem. Voer de bezorgbaarheidscontrole uit op enig postvak op dat domein en lees Waarom gaan mijn e-mails naar spam?.
Antwoorden van leden gaan naar de oorspronkelijke afzender, niet naar de groep. Dat is normaal uitwaaiersgedrag: elk lid heeft een kopie ontvangen die aan hem is gericht, dus Antwoord gaat naar de afzender en Alles beantwoorden bevat het groepsadres. Als u wilt dat elk antwoord zichtbaar blijft voor het hele team, gebruikt u in plaats daarvan een gedeeld postvak.
Ik wil dat het groepsadres ook een kopie behoudt. Maak een postvak op het adres en voeg dat postvak toe als lid van een anders benoemde groep, of gebruik een gedeeld postvak, dat de e-mail van nature opslaat.
Gerelateerde lezing: Gedeelde postvakken, Mailinglijsten, E-mail doorsturen en E-mailverzendlimieten.