Mailboxen in bulk importeren

When you are setting up email for a whole team at once, the Import screen lets you paste a list of addresses and create every mailbox in one pass instead of running the new-mailbox wizard over and…

Wanneer u e-mail voor een heel team tegelijk instelt, kunt u op het scherm Importeren een lijst met adressen plakken en alle mailboxen in één keer aanmaken in plaats van de wizard voor nieuwe mailboxen steeds opnieuw uit te voeren.

Dit gaat over het aanmaken van de mailboxen zelf. Het verplaatsen van bestaande berichten van uw oude provider is een aparte stap die wordt behandeld in Migreren naar Kapsule, en beide worden meestal samen uitgevoerd: importeer eerst de adressen en voer vervolgens de e-mailmigratie in deze mailboxen uit.

Voordat u begint

Het domein moet worden geverifieerd voordat u mailboxen eraan kunt toevoegen. Indien dit niet het geval is, wordt elke rij afgewezen met "Verify ownership of {domain} before adding mailboxes." Verificatie is een TXT-record die u op het domein publiceert, weergegeven op het tabblad Deliverability van een willekeurige mailbox op dat domein. Domeinen die zijn geregistreerd via Kapsule bevinden zich al op onze DNS, dus de record kan voor u worden gepubliceerd.

U hebt ook voldoende mailboxcapaciteit op uw plan nodig. Elk e-mailplan verleent een aantal mailboxen, en het importeren maakt echte mailboxen aan die tegen dat aantal worden meegerekend. Als u meer adressen importeert dan uw plan dekt, voert u eerst een upgrade uit: zie Uw plan upgraden.

Importeren vereist de rol Owner of Admin op het account.

Het importscherm openen

Meld u aan bij KPanel en klik op Email in de linker zijbalk.
Klik op Import in de header.

De pagina heet "Import mailboxes" en werkt in twee stappen: 1 - Paste the list, vervolgens 2 - Review and import.

Import mailboxes screen in KPanel

De lijstindeling

Één mailbox per regel. De eenvoudigste mogelijke lijst is gewoon adressen:

sarah@yourdomain.com
tom@yourdomain.com
accounts@yourdomain.com

Elke regel kan ook een CSV-rij zijn met maximaal vier velden, in deze volgorde:

email, password, name, quota

email is het enige verplichte veld.
password is optioneel. Laat dit leeg en er wordt een sterk wachtwoord voor u gegenereerd.
name is de weergavenaam die op uitgaande e-mail wordt weergegeven.
quota is in megabytes en mag alleen cijfers bevatten.

Een volledig gespecificeerde rij ziet er als volgt uit:

sarah@yourdomain.com, , Sarah Nguyen, 10240
tom@yourdomain.com, , Tom Blake, 10240

Elke rij waarvoor geen quota is opgegeven, krijgt de standaard 10 GB mailbox. Elk wachtwoord korter dan acht tekens wordt vervangen door een gegenereerd wachtwoord.

Het importeren maakt maximaal 200 mailboxen per keer aan. Het plakken van het vak waarschuwt u wanneer u dit overschrijdt en de importknop wordt uitgeschakeld, en de server weigert alles wat groter is met "At most 200 mailboxes per import." Verdeel een grotere lijst in batches van 200.

Controleren en importeren

Ga naar stap twee en controleer de geparste lijst voordat u zich vastlegt. Elke rij verschijnt met het adres waarnaar het is opgelost, dus een verkeerde komma of een teruggelopen regel is duidelijk zichtbaar voordat u iets aanmaakt.

Klik op de importknop en elke rij wordt onafhankelijk verwerkt. Rijen krijgen het label Created of Failed met een reden, dus één slecht adres stopt de rest van de batch niet.

Gegenereerde wachtwoorden worden eenmaal weergegeven en nooit meer. Elke aangemaakte rij heeft een besturingselement Reveal one-time password. Kopieer ze naar uw wachtwoordbeheerder voordat u de pagina verlaat. Als u er een kwijtraakt, bent u niet permanent buitengesloten, maar u zult het moeten opnieuw instellen vanaf het tabblad Password van de mailbox.

De voetnoot zegt het duidelijk: "Mailboxes provision in the background. Generated passwords are shown once, copy them now."

Wat gebeurt er vervolgens

Inrichting vindt op de achtergrond plaats en duurt normaal gesproken enkele seconden. Open Email en de nieuwe mailboxen verschijnen in de lijst met een statuspictogram: Provisioning terwijl ze worden aangemaakt, vervolgens Active.

Zodra een mailbox actief is, geeft u de gebruiker hun adres en wachtwoord en wijst u hen op Uw mailbox instellen. De verbindingsinstellingen bevinden zich op het tabblad Setup van de mailbox en zijn hetzelfde voor elke mailbox op het platform, dus u kunt één set instructies naar het hele team sturen.

Veelvoorkomende afwijzingsredenen

Elke mislukte rij geeft aan waarom. De redenen die u werkelijk zult tegenkomen, zijn:

Invalid email format. Meestal een verkeerd teken, een ontbrekende @, of een teruggelopen regel van een spreadsheetplak.
Verify ownership of {domain} before adding mailboxes. Het domein is nog niet gecontroleerd op eigenaarschap.
Already in use. Er bestaat al een mailbox, alias, forwarder of gedeeldc inbox op dat adres.
Een Kapsule-staging-subdomein is gebruikt. Mailboxen gaan op uw eigen domein, niet op een tijdelijk hostingadres.

Exporteer uw bestaande mailboxlijst van uw oude provider naar CSV, open deze in een spreadsheet, verwijder alle kolommen behalve het adres en de weergavenaam, en plak het resultaat rechtstreeks in het vak. De parser verwerkt de kommascheidingstekens, dus er hoeft niets opnieuw te worden opgemaakt.

De bestaande e-mail verplaatsen

Het aanmaken van de mailbox geeft u een lege inbox. Als u de berichtgeschiedenis wilt overbrengen, voert u een e-mailmigratie uit, die via IMAP verbinding maakt met uw oude provider en mappen en berichten in de nieuwe mailboxen kopieert.

Start het vanuit Email, vervolgens Migrate from another host. U hebt de hostnaam van de bron nodig en voor elke mailbox het bronadres en het wachtwoord ervan. Veel providers vereisen een appwachtwoord in plaats van het accountwachtwoord hiervoor, en de wizard geeft aan welke en hoe dit moet worden gegenereerd.

Bronwachtwoorden worden in rust versleuteld en automatisch gewist zodra de migratie is voltooid, en berichtinhoud wordt nooit vastgelegd. Volledige details vindt u in Migreren naar Kapsule.

Voer eerst de import uit en daarna de migratie. De migratie vereist dat de doelmailboxen bestaan.

Probleemoplossing

Elke rij is mislukt met een domeinen verificatiefout. Publiceer de TXT-record weergegeven op het tabblad Deliverability van een willekeurige mailbox op dat domein, en klik vervolgens op Verify. Als u op dat domein nog geen mailbox hebt, maakt u de eerste via de normale wizard, die u door de verificatie begeleidt.

Sommige rijen zijn aangemaakt en sommige zijn mislukt. Dit is opzettelijk: rijen zijn onafhankelijk. Corrigeer de mislukte rijen en voer het importeren opnieuw uit met alleen die regels. Het opnieuw importeren van een adres dat al bestaat, mislukt onschadelijk met "Already in use."

Een mailbox is vastgelopen op Provisioning. Open de mailbox en wacht even; de pagina pollt en werkt zichzelf bij. Als het na enkele minuten nog steeds niet actief is, controleert u het tabblad Activity op de mailbox voor de inrichtingsgeschiedenis en opent u een ondersteuningsticket met het adres.

Ik heb 400 regels geplakt en heb slechts 200 ontvangen. De limiet is 200 per import. Verdeel de lijst.

Ik wil geen gegenereerde wachtwoorden. Geef uw eigen wachtwoord op in het tweede veld van elke rij. Alles korter dan acht tekens wordt vervangen, dus gebruik iets groters.

Gerelateerde informatie: Uw mailbox instellen, Migreren naar Kapsule, Mijn mailbox is vol, en E-mailaliassen.