How to copy existing mailboxes from another provider into KapsuleHost, mailbox by mailbox, without losing mail or taking your email offline.

E-mailmigratie: uw mail naar Kapsule verplaatsen

Hoe u bestaande mailboxen van een ander aanbod naar KapsuleHost kopieert, mailbox per mailbox, zonder mail kwijt te raken of uw e-mail offline te zetten.

E-mailmigratie is een self-service wizard in KPanel. Deze maakt verbinding met uw huidige provider via IMAP, kopieert elke map en elk bericht naar een Kapsule mailbox en blijft actief totdat u klaar bent om uw inkomende mail over te schakelen. Dit is gratis bij elk plan. Uw bestaande mail werkt de hele tijd gewoon door.

Contacten komen ook mee, mits uw huidige provider een contactenserver (CardDAV) runt die hetzelfde wachtwoord voor de mailbox accepteert. De wizard zoekt uw adresboek, kopieert elk contact naar het adresboek op uw nieuwe Kapsule mailbox en geeft per mailbox aan wat werd gevonden. Gmail en Microsoft 365 bewaren contacten achter een Google- of Microsoft-aanmelding in plaats van uw mailboxwachtwoord, dus contacten komen nog niet over van deze twee en de migratiecontrole geeft dit aan op de mailbox in plaats van u het zelf te laten ontdekken. Agenda's maken geen deel uit van een IMAP-migratie en worden niet verplaatst.

Wat u nodig hebt voordat u begint

Het domein op uw Kapsule account. Zie Uw domein toevoegen en verbinden.
Een lijst met de mailboxen die u verplaatst en het adres waarop elk hier moet landen.
Aanmeldingsgegevens voor elke brondmailbox. De meeste aanbieders vereisen tegenwoordig een app-specifiek wachtwoord in plaats van het accountwachtwoord, en de wizard toont u de exacte stappen voor het uwe.
Ruimte op uw plan. De wizard vergelijkt het aantal mailboxen dat u toevoegt met de mailboxcapaciteit van uw plan en geeft u te kennen als u over bent.

De e-mailmigratiewizard in KPanel

Stap 1: Uw domein

Ga naar Migraties, kies de e-mailopties en voer uw e-maildomein in. De wizard zoekt uw huidige MX-records op en bepaalt van wie u overgaat, dus u hoeft het meestal niet te zeggen. Deze toont de gedetecteerde provider en hoe zeker dit is.

Stap 2: Verbinding maken met uw huidige host

Kies uw provider uit de lijst. Google Workspace, Microsoft 365, iCloud, Yahoo, Zoho en Fastmail worden allemaal herkend, samen met een generieke cPanel-optie en een gewone IMAP-optie voor al het overige.

Het kiezen van een bekende provider vult de IMAP-host, poort en versleuteling in voor u en geeft aan of die provider een app-wachtwoord nodig heeft. Zo ja, dan geeft de wizard u de stappen en een directe link naar de juiste instellingenpagina. Voor een generieke IMAP-bron voert u de host zelf in, meestal poort 993 met impliciete TLS.

Genereer de app-wachtwoorden voordat u de wizard start, niet tijdens. Veel aanbieders vereisen dat u opnieuw aanmeldt en een tweede factor bevestigt om er een te maken, wat halverwege een formulier irritant is.

Stap 3: Voeg de mailboxen in

Één rij per mailbox. Elke rij heeft drie velden:

Bronadres, het adres zoals het op uw oude host bestaat.
Bestemming op Kapsule, waar het hier moet landen. Dit hoeft niet het hetzelfde lokale gedeelte te zijn, dus u kunt naamgeving opruimen terwijl u verplaatst.
Bronwachtwoord of app-wachtwoord, voor die specifieke mailbox.

Test vervolgens elke rij. De test maakt een echte IMAP-verbinding en rapporteert terug hoeveel mappen en hoeveel berichten werden gevonden. Dit is het nuttigste in de hele wizard: het bewijst dat de gegevens werken voordat u zich vastlegt, en het berichtenaantal geeft u ruwweg hoe lang het kopieën zal duren.

U kunt niet doorgaan totdat elke rij succesvol is getest. Een mislukte test geeft de reden aan, en de gebruikelijke oorzaken zijn een gewoon wachtwoord waar een app-wachtwoord vereist is, IMAP is uitgeschakeld op de bronaccount, of de verkeerde host.

Wachtwoorden die u invoert, worden in rust versleuteld en elk wordt uit onze systemen gewist zodra die mailbox klaar is met kopiëren. Toch dient u de app-wachtwoorden bij uw oude provider in te trekken of te wijzigen nadat de migratie is voltooid.

Stap 4: Overschakeling

Overschakeling betekent het wijzigen van de MX-records voor uw domein zodat nieuwe mail begint aan te komen bij Kapsule in plaats van bij uw oude host. Dit is een afzonderlijke beslissing van de kopie, en dat moet ook zo zijn.

Kies Ik zal MX zelf veranderen als het klaar is. De wizard raadt dit aan, en dit is de route die u de controle over de timing geeft. U doet eerst de kopie, controleert of de mail daadwerkelijk is aangekomen, en wijzigt pas daarna MX.

Stap 5: Controleren en starten

Bevestig het overzicht en start. U belandt op een controle-pagina en de synchronisatie start onmiddellijk.

Het laten lopen controleren

De monitor vernieuwt zichzelf om de paar seconden en toont:

Mailboxen voltooid van het totaal.
Berichten gekopieerd.
Gegevens overgedragen.
Wanneer de bewerking is gestart.
Een voortgangsrij per mailbox, met tot nu toe voltooide mappen, berichten en bytes.

Dingen die het waard zijn om te weten over hoe het kopieën werkt:

Het schrijft nooit naar uw bron. Niets wordt verwijderd, verplaatst of als gelezen gemarkeerd op uw oude host.
Gelezen en gemarkeerde statussen blijven behouden, samen met de originele datum van elk bericht, dus uw nieuwe mailbox ziet er uit als uw oude in plaats van een muur van ongelezen mail van vandaag.
Het kan worden hervat. Het plaatst controlepunten naarmate het gaat, dus een onderbreking gaat verder waar het stopte in plaats van de map opnieuw te starten.
Een mislukte map verzinkt de mailbox niet. Deze wordt geregistreerd en de rest gaat verder.
Grote mailboxen kosten uren, niet minuten. Tienduizenden berichten is een lange kopie, ongeacht wie het doet.

Statussen die u bij een bewerking ziet, zijn Zoeken, Actief, Wachten op overschakeling, Overschakelen, Voltooid en Mislukt. Per mailbox ziet u ook In de wachtrij, Verbinding maken, Mappen zoeken, Synchroniseren, Delta synchroniseren, Voltooid, Mislukt en Overgeslagen.

Uw mail overschakelen

Wanneer de eerste kopie is voltooid, gaat de bewerking naar Wachten op overschakeling en toont de monitor u de exacte MX-record die u moet publiceren, met een kopieerknop.

Publiceer die MX-record voor uw domein. Als uw DNS bij Kapsule is, doet u dit op het DNS-tabblad van het domein. Als uw DNS elders is, doet u dit daar. Zie MX-records.
Wacht tot het van kracht wordt. Nieuwe mail begint aan te komen bij Kapsule naarmate resolvers de wijziging oppikken.
Kom terug naar de monitor en bevestig dat u klaar bent.
Een finale delta-synchronisatie wordt uitgevoerd, die alles oppikt dat tussen de eerste kopie en het moment van overschakeling in de oude mailbox is terechtgekomen. Dit zorgt ervoor dat u de berichten niet kwijtraakt die tijdens de wijziging binnenkomen.

Wijzig MX niet voordat de mailboxen bestaan en de eerste kopie is uitgevoerd. E-mail die tijdens een gat wordt verzonden wanneer het domein naar een mailbox verwijst die niet bestaat, wordt afgewezen en wacht niet op u.

Na de migratie

Meld u aan bij webmail en bevestig dat de mapstructuur en berichtenaantallen correct zijn. Zie Webmail.
Stel de mailbox op telefoons en desktops in. Gebruik IMAP, niet POP3. Zie E-mailclientinstelling, Mobiele instelling en IMAP versus POP3.
Controleer het tabblad Bezorgbaarheid op de mailbox en publiceer SPF, DKIM en DMARC, of uw uitgaande mail belandt in spamfolders. Zie SPF, DKIM en DMARC.
Maak doorstuurregels, aliassen en eventuele gedeelde adressen opnieuw aan. Dit is configuratie, geen mail, dus deze worden niet gekopieerd. Zie E-mailaliassen, E-maildoorschakeling, Distributielijsten en Gedeelde Inboxen.
Houd het oude account een paar weken open. Het kost weinig en is de goedkoopste verzekering die er is.

Indien iets fout gaat

Een verbindingstest mislukt. Bijna altijd het wachtwoordtype of IMAP is uitgeschakeld op de bron. Genereer het app-wachtwoord opnieuw en voer de test opnieuw uit.
Een mailbox toont Mislukt. Open de bewerking en lees de geregistreerde reden, start vervolgens een nieuwe bewerking voor alleen die mailbox.
Mail stopt met aankomst na overschakeling. Controleer of de MX-record daadwerkelijk is gepubliceerd en dat niets anders nog steeds aanspraak maakt op het domein. Zie E-mail ontvangt niet en MX-records.
Alles werkt maar gaat naar spam. Dit is authenticatie, niet migratie. Zie SPF, DKIM en DMARC.

Noem uw migratievolgingsnummer wanneer u een ticket opent en ondersteuning kan naar dezelfde bewerking kijken als u. Zie Een ondersteuningsticket openen.

E-mailmigratie: uw mail verplaatsen naar Kapsule