Gedeelde Postvakken voor Teamadressen
A shared inbox is an address like support@ or info@ that several people on your team read and reply from together, each signing in with their own mailbox credentials rather than passing one password…
Een gedeeld postvak is een adres zoals support@ of info@ dat meerdere personen in uw team samen lezen en beantwoorden, elk aangemeld met hun eigen postvakgegevens in plaats van één wachtwoord door te geven.
De meeste kleine teams beginnen door support@ in te stellen als een doorstuurder, ontdekken dat niemand weet welke berichten zijn beantwoord, en maken het vervolgens een postvak met een gedeeld wachtwoord. Een gedeeld postvak lost beide problemen op: de mail bevindt zich op één plek met één gelezen/ongelezen status, en iedereen die het opent, doet dit als zichzelf.
Wat een Gedeeld Postvak Eigenlijk Is
Wanneer u een gedeeld postvak maakt, maakt Kapsule een echte opslaglocatie op ons mailplatform met een eigen adres en een eigen berichtarchief, en verleent vervolgens aan elk lidbpostvak toegang. Mail verzonden naar het adres arriveert eenmaal, op één plek. Wanneer een lid het opent, zien zij dezelfde mapstatus als iedereen, dus een bericht gemarkeerd als gelezen is gelezen voor het hele team.
Dit is het belangrijkste verschil met de andere verspreiding functies in de Email-console:
| Functie | Mail arriveert | Geschikt voor |
|---|---|---|
| Gedeeld postvak | Eenmaal, in een gedeeld archief dat iedereen opent | Een adres waar het team mee werkt, zoals support@ of accounts@ |
| Doorstuurder | Een kopie in elk bestemmingspostvak | Een adres doorsturen naar één of twee personen die het elk afhandelen |
| Distributielijst | Een kopie aan elk intern lid | Aankondigingen aan een vaste interne groep |
| Mailinglijst | Een kopie aan elk lid | Een lijst waar mensen zich kunnen abonneren en verlaten |
Als twee personen een bericht moeten zien maar slechts één zal erop reageren, is een doorstuurder prima. Als twee personen dezelfde wachtrij moeten beheren zonder elkaar in de weg te lopen, gebruikt u een gedeeld postvak.
Voordat U Er Één Maakt
U hebt eerst minstens één postvak op het domein nodig. Als het account geen postvakken heeft, vertelt het creatievenster u dit rechtstreeks: "U hebt minstens één postvak nodig voordat u een gedeeld postvak kunt maken. Voeg eerst een postvak toe." Leden worden gekozen uit bestaande postvakken, dus er is niets toe te voegen totdat u er één hebt.
U hebt ook de juiste rol nodig. Het maken, verwijderen en wijzigen van het lidmaatschap van een gedeeld postvak vereist allemaal de rol Owner of Admin op het account. Als u een lagere rol hebt, verschijnen de knoppen met een vergrendelingspictogram en een knopinfo waarin staat welke toestemming ontbreekt. Zie Account Security als u iemands rol moet wijzigen.
Een Gedeeld Postvak Maken
- Meld u aan bij KPanel en klik op Email in de linkerzijbalk.
- Open het tabblad Shared Inboxes.
- Klik op Create shared inbox.
- In Address typt u het deel vóór de @, bijvoorbeeld
support. Het veld dwingt kleine letters af terwijl u typt. - Kies het domein uit de vervolgkeuzelijst ernaast.
- Optioneel stelt u een Display name in, bijvoorbeeld "Support Team". Dit is wat ontvangers naast het adres zien.
- Optioneel vink je enkele Initial members aan. De picker geeft een overzicht van de postvakken die al op uw account staan.
- Klik op Create shared inbox.
Het adres moet tussen 1 en 64 tekens lang zijn en kan letters, nummers, punten, onderstrepingstekens en koppeltekens bevatten, beginnend en eindigend met een letter of nummer. Het domein moet er een zijn waar u al een postvak op hebt, en het adres mag niet botsen met een bestaand postvak of een ander gedeeld postvak.
Leden Toevoegen en Verwijderen
Elke gedeelde postvakkaart heeft een Members-besturingselement dat de ledenlijst uitvouwt. Van daaruit:
- Om iemand toe te voegen, kiest u hun postvak uit de vervolgkeuzelijst Add a mailbox as member... en klikt u op Add.
- Om iemand te verwijderen, gebruikt u het verwijderbesturingselement op hun rij.
Leden moeten bestaande postvakken op hetzelfde account zijn. U kunt geen extern adres toevoegen, zoals een persoonlijk Gmail-account, als lid: als u het probeert, vertelt het venster u dat het adres "is not a mailbox on this account." Als iemand buiten uw account echt een kopie van de mail nodig heeft, voegt u hem in plaats daarvan toe als bestemming op een aparte doorstuurder.
Elk lid heeft hetzelfde toegangsniveau. Er is geen onderscheid tussen eigenaar, agent of kijker in een gedeeld postvak, en de kaart toont eenvoudig een Shared access-logo. Als u wilt dat één persoon de mail ziet maar niet van het adres verzendt, is een gedeeld postvak niet het juiste hulpmiddel.
Opslag en Limieten
Een gedeeld postvak wordt gemaakt met 10 GB opslag. Dit getal wordt ingesteld door het platform wanneer het postvak wordt gemaakt en kan niet worden aangepast via het venster, dus een drukke supportwachtrij met grote bijlagen moet af en toe worden opgeruimd in plaats van worden uitgebreid. De upgrade Email Premium 50 GB is van toepassing op individuele postvakken, niet op gedeelde postvakken.
Er is geen limiet op het aantal gedeelde postvakken dat een account kan maken, en geen limiet op het aantal leden in elk postvak. De enige echte beperking is dat elk lid een postvak moet zijn waarvoor u al betaalt.
Geef een gedeeld postvak vanaf het begin een weergavenaam. Antwoorden van support@ die als een onverwerkt adres verschijnen, zien er uit als geautomatiseerde mail, en ontvangers zullen er aanzienlijk minder waarschijnlijk op reageren. "Acme Support" ziet er uit als een persoon aan het andere eind.
Lezen en Beantwoorden
Leden bereiken het gedeelde postvak via hun eigen postvak. Meld u aan bij webmail als jezelf, en het gedeelde postvak verschijnt naast je eigen mail. Zie Accessing Your Email via Webmail voor hoe u webmail via het venster met één klik opent, en Setting Up an Email Client als u liever in een bureaubladclient of mobiele client werkt.
Omdat het postvak gedeeld is, geldt de gebruikelijke etiquette: markeer of verplaats een bericht wanneer u het oppikt, zodat een collega het niet twee keer beantwoordt, en gebruik mappen in plaats van te verwijderen, omdat verwijderen het bericht voor iedereen verwijdert.
Een Gedeeld Postvak Verwijderen
Open de gedeelde postvakkaart en klik op Delete. De bevestiging is duidelijk over wat er gebeurt:
"The shared inbox and all its stored mail are permanently removed. Members lose access. This cannot be undone." Anders dan een postvak, dat een grace period van zeven dagen voor verwijdering doorloopt, worden een gedeeld postvak en de berichthistorie ervan onmiddellijk verwijderd. Exporteer of stuur eerst alles wat u wilt bewaren door.
Na verwijdering stuitert mail verzonden naar het adres, omdat het adres niet meer op het platform bestaat.
Probleemoplossing
"Created, but some members couldn't be added." Het postvak zelf is succesvol gemaakt en de fout was alleen bij de lidmaatschapsstap. Open de kaart, vouw Members uit, en voeg de ontbrekende personen handmatig toe. Er is niets verloren gegaan.
De knop Aanmaken is grijs met een vergrendelingspictogram. Uw rol omvat geen schrijftoegang voor postvakken. Alleen Owner en Admin kunnen gedeelde postvakken beheren.
Het domein dat ik wil is niet in de vervolgkeuzelijst. De domeinalternatieven worden opgebouwd uit domeinen waar uw account al een postvak op heeft. Maak eerst een postvak op dat domein en kom terug.
Een lid kan het gedeelde postvak niet zien in zijn e-mailclient. Sommige clients moeten expliciet om gedeelde mappen in te schrijven. Laat ze eerst webmail controleren: als het daar verschijnt, is het account correct en is het probleem aan de clientzijde.
Mail naar het adres gaat naar spam bij de ontvanger. Dat is een verificatieprobleem, geen gedeelde-postvakprobleem. Werk door Why Are My Emails Going to Spam? en het tabblad Deliverability op elk postvak op dat domein.
Gerelateerde lectuur: Email Forwarding, Distribution Groups, Mailing Lists, en Email Aliases.