الفوترة والخطط
قراءة فاتورتك
Every charge Kapsule makes produces two records that describe the same transaction from different angles: an order, which is what you bought, and an invoice, which is the document your accountant…
كل رسم تفرضه KapsuleHost ينتج عنه سجلين يصفان نفس المعاملة من زوايا مختلفة: أمر شراء وهو ما اشتريته، وفاتورة وهي المستند الذي يريده محاسبك.
فهم الفرق بينهما يجعل صفحة الفواتير أسهل بكثير في الملاحة.
أرقام الأوامر وأرقام الفواتير
| السجل | الصيغة | ما هو |
|---|---|---|
| الأمر | KC- متبوعاً بأرقام | عملية الشراء: ما اشتريته، وحالة التوفير، وضوابط المبالغ المستردة |
| الفاتورة | KCI- متبوعاً بالسنة والتسلسل | المستند الضريبي: بنود العناصر، ضريبة القيمة المضافة، الإجماليات، و PDF |
يعاد تشغيل تسلسل الفاتورة في كل سنة تقويمية، لذا فإن رقم الفاتورة فريد ضمن سنته وليس طوال الوقت.
لأن أمر الشراء والفاتورة يصفان عادة نفس المعاملة، فإن فتح فاتورة تابعة لأمر شراء يرسلك إلى صفحة الأمر بدلاً من ذلك. هذا ليس خطأ. تحتوي صفحة الأمر على زر عرض الفاتورة الضريبية الذي يعطيك نفس المستند. لا توجد صفحة فهرس فواتير منفصلة: جميع الفواتير في نظرة عامة على الفواتير تأخذك إلى علامة التبويب الأوامر.
البحث عن فاتورة
- انتقل إلى الفواتير.
- افتح علامة التبويب الأوامر.
- ابحث عن الصف حسب التاريخ أو الوصف أو المبلغ.
- انقر على عرض.
- في بطاقة الإدارة، استخدم عرض الفاتورة الضريبية أو تنزيل PDF.
كما يتم عرض أحدث خمس فواتير في العمود الأيمن من علامة التبويب الخطط إذا كنت تريد فقط أحدثها.
ما هو موجود على الفاتورة
يتم تخطيط المستند في خمس كتل.
الرأس
يحمل الجزء العلوي من الفاتورة تفاصيلنا على اليسار: Kapsule Group Limited، رقم NZBN 9429050450015، ورقم ضريبة القيمة المضافة الخاص بنا حيث تم فرض ضريبة القيمة المضافة.
على اليمين نوع المستند، ورقم الفاتورة بخط monospaced، وشعار الحالة، وتاريخ الإصدار، وبمجرد دفعها، تاريخ الدفع.
يحمل المستند عنوان فاتورة ضريبية حيث تم فرض ضريبة القيمة المضافة في نيوزيلندا، وفاتورة فقط حيث لم تكن هناك. انظر ضريبة القيمة المضافة والفواتير الضريبية.
الفاتورة المرسلة إلى
تحتوي هذه الكتلة على تفاصيلك كما كانت عند إصدار الفاتورة: اسم الحساب، بريد الفواتير، والعنوان.
إذا كنت قد أدخلت رقم NZBN الخاص بك ورقم ضريبة القيمة المضافة في اللوحة، فسيظهران هنا أيضاً. يتم طباعتها فقط على الفواتير الصادرة بعد حفظها، وهذا هو السبب في أهمية ملؤها مبكراً.
بنود العناصر
يحتوي الجدول على أربعة أعمدة: الوصف، الكمية، سعر الوحدة، والمبلغ. يحمل كل سطر أيضاً فترة خدمة تحته، مما يوضح التواريخ الدقيقة التي يغطيها الرسم.
يتم بناء الأوصاف من المنتج والخطة ودورة الفواتير ونوع الحدث الذي تسبب في الرسم. ستشاهد عبارات مثل:
- "Web Hosting Pro، الاشتراك الشهري" للرسم الأول على اشتراك جديد.
- "Web Hosting Start، التجديد الشهري" لكل رسم بعد ذلك.
- "الترقية إلى Web Hosting Pro (شهري)" للترقية في منتصف الفترة.
يعتبر التمييز بين الاشتراك والتجديد الطريقة الأسرع لتمييز عملية شراء جديدة عن عملية متكررة عند فحص سنة من الفواتير.
الإجماليات
حيث تم فرض ضريبة القيمة المضافة، تظهر ثلاثة صفوف:
- الإجمالي الفرعي (بدون ضريبة القيمة المضافة)، مجموع بنود العناصر قبل الضريبة.
- ضريبة القيمة المضافة (15%)، مكون الضريبة.
- الإجمالي، وهو الرقم الذي ضرب بطاقتك.
حيث لم تكن هناك ضريبة قيمة مضافة، يتم حذف صف ضريبة القيمة المضافة تماماً وتصنيف صف الإجمالي الفرعي ببساطة الإجمالي الفرعي.
الإجمالي هو الرقم الوحيد في منطقة الفواتير بالكامل الذي يطابق كشف حسابك البنكي. أسعار الخطط والرقم الشهري للفواتير في نظرة عامة على الفواتير والمبالغ المتكررة في جدول الخطط كلها بدون ضريبة القيمة المضافة.
الدفع والحالة
يعرض لوحة الدفع على الجانب البطاقة المستخدمة، كعلامة تجارية والأرقام الأربعة الأخيرة، وما إذا كانت الفاتورة مدفوعة أو في انتظار الدفع أو فشلت.
يمكن أن تقرأ شعار الحالة: مدفوع أو مستحق أو فشل أو مسودة أو ملغي أو غير قابل للتحصيل أو مستردة أو مستردة جزئياً.
يتم قطع الفاتورة قبل محاولة الرسم، لذا فإن الدفع الفاشل أو المرفوض يترك وثيقة خلفه. هذا مقصود: فهذا يعني أن الرسم الفاشل مرئي وقابل للتتبع بدلاً من أن يكون صامتاً. تعرض الفاتورة الفاشلة لافتة تقرأ "لم نتمكن من معالجة هذه الفاتورة. قم بتحديث طريقة الدفع الخاصة بك وسنحاول مرة أخرى تلقائياً"، مع زر تحديث البطاقة. انظر عندما يفشل الدفع.
تنزيل ملف PDF
تقدم بطاقة الإدارة على أمر أو فاتورة ثلاث إجراءات:
- عرض الفاتورة يفتح ملف PDF في علامة تبويب جديدة.
- تنزيل PDF يحفظها، باستخدام اسم رقم الفاتورة.
- الاتصال بالدعم يفتح تذكرة إذا كان هناك شيء يبدو خاطئاً.
يمنحك فتح الفاتورة في نافذة منفصلة أيضاً خيار طباعة.
يتم إنشاء ملف PDF عند الطلب وهو خاضع للتحكم في الوصول، لذا فإن الرابط يعمل فقط لشخص قام بتسجيل الدخول إلى حسابك. من الآمن إرسال الملف نفسه بالبريد الإلكتروني إلى محاسبك، لكن الرابط لن يعمل بالنسبة له ما لم يكن لديه تسجيل دخول.
مطابقة فواتير سنة كاملة
إذا كنت تستعد لإرجاع سنوي:
- افتح علامة التبويب الأوامر وارجع عبر السنة.
- قم بتنزيل كل ملف PDF. اسم الملف هو رقم الفاتورة، لذا يتم فرزها ترتيباً زمنياً مرة واحدة بعد وضع بادئة السنة.
- تحقق من ظهور رقم NZBN ورقم ضريبة القيمة المضافة الخاص بك على تلك التي تعتزم المطالبة بها. إذا كانت مفقودة، فلم يتم حفظها في الوقت المناسب ولا يمكن إضافتها بأثر رجعي.
- لاحظ أن تسجيلات النطاق والتجديدات عبارة عن رسوم منفصلة عن استضافتك، لذا فإن شهراً واحداً يمكن أن ينتج عنه عدة مستندات.
تمنحك إحصائية مدفوع في هذه السنة في نظرة عامة على الفواتير فحصاً سريعاً للتحقق من الإجمالي وعدد الفواتير.
استكشاف الأخطاء وإصلاحها
أخذني رابط الفاتورة إلى صفحة أمر. متوقع. استخدم عرض الفاتورة الضريبية على تلك الصفحة للحصول على المستند.
فاتورتي تقول فاتورة وليس فاتورة ضريبية. لم يتم فرض ضريبة القيمة المضافة، مما يعني أن عملة حسابك ليست NZD. المستند ذو الضريبة الصفرية ليس بشكل صحيح فاتورة ضريبية.
لن يفتح ملف PDF للمحاسب الخاص بي. لم يقوموا بتسجيل الدخول إلى حسابك. أرسل لهم الملف الذي تم تنزيله بدلاً من الرابط، أو ادعوهم باستخدام دور الفواتير. انظر دعوة أعضاء الفريق وتعيين الأدوار.
تفاصيل شركتي خاطئة على فاتورة قديمة. الفواتير الصادرة ثابتة بالتصميم. صحح التفاصيل في اللوحة وستظهر على الفواتير المستقبلية. إذا كانت الفاتورة خاطئة بشكل جوهري، افتح تذكرة دعم.
لا يمكنني العثور على فاتورة لرسم على كشف حسابي. تحقق من علامة التبويب الأوامر حول هذا التاريخ، بما في ذلك التجديدات التلقائية. إذا لم يطابق شيء، اذكر تاريخ الكشف والمبلغ والأرقام الأربعة الأخيرة من البطاقة في تذكرة الدعم.
الفاتورة مشار إليها بحالة مستردة. تم إعادة الأموال إلى طريقة الدفع الأصلية. انظر المبالغ المستردة وما هو قابل للاسترجاع.