البريد الإلكتروني
صناديق بريد مشتركة لعناوين الفريق
A shared inbox is an address like support@ or info@ that several people on your team read and reply from together, each signing in with their own mailbox credentials rather than passing one password…
صناديق البريد المشتركة لعناوين الفريق
صندوق البريد المشترك هو عنوان مثل support@ أو info@ يقرأ منه ويرد عليه عدة أشخاص من فريقك معاً، حيث يسجل كل منهم دخوله ببيانات اعتماد صندوق بريده الخاص بدلاً من تمرير كلمة مرور واحدة بينهم.
تبدأ معظم الفرق الصغيرة بجعل support@ موجهاً للبريد، ثم تكتشف أن لا أحد يعرف أي الرسائل تمت الإجابة عليها، وبعدها تحوله إلى صندوق بريد بكلمة مرور مشتركة. صندوق البريد المشترك هو الحل لكلا المشكلتين: البريد يعيش في مكان واحد مع حالة واحدة للمقروء/غير المقروء، وكل شخص يفتحه يفعل ذلك باسمه الخاص.
ما هو صندوق البريد المشترك فعلياً
عندما تنشئ صندوق بريد مشترك، ينشئ KapsuleHost موقع تخزين فعلياً على منصة البريد الخاصة به برسالة عنوان خاص به ومتجر رسائل خاص به، ثم يمنح كل عضو وصول صندوق بريد إليه. البريد المرسل إلى العنوان يصل مرة واحدة في مكان واحد. عندما يفتحه أحد الأعضاء، يرى نفس حالة المجلد التي يراها الجميع الآخرون، لذا فإن الرسالة المشار إليها كمقروءة تكون مقروءة للفريق بأكمله.
هذا هو الاختلاف المهم عن ميزات المروحة الأخرى في وحدة البريد الإلكتروني:
| الميزة | وصول البريد | الأفضل لـ |
|---|---|---|
| صندوق البريد المشترك | مرة واحدة، في متجر مشترك يفتحه الجميع | عنوان يعمل عليه الفريق، مثل support@ أو accounts@ |
| موجه البريد | نسخة في كل صندوق بريد وجهة | إرسال عنوان إلى شخص أو شخصين يتعاملان معه كل منهما |
| مجموعة التوزيع | نسخة لكل عضو داخلي | الإعلانات لمجموعة داخلية ثابتة |
| قائمة البريد | نسخة لكل عضو | قائمة يمكن للأشخاص الاشتراك فيها والمغادرة |
إذا كان يحتاج شخصان لرؤية رسالة لكن واحد فقط سيتعامل معها، فموجه البريد كافٍ. إذا كان يحتاج شخصان للعمل على نفس الطابور دون التداخل مع بعضهما، استخدم صندوق بريد مشترك.
قبل إنشاء واحد
تحتاج إلى صندوق بريد واحد على الأقل في المجال أولاً. إذا لم يكن للحساب صناديق بريد، تخبرك لوحة الإنشاء مباشرة: "تحتاج إلى صندوق بريد واحد على الأقل قبل إنشاء صندوق بريد مشترك. أضف صندوق بريد أولاً." يتم اختيار الأعضاء من صناديق البريد الموجودة، لذا لا يوجد شيء لإضافته حتى يكون لديك واحد.
تحتاج أيضاً إلى الدور الصحيح. يتطلب إنشاء وحذف وتغيير عضوية صندوق البريد المشترك دور Owner أو Admin في الحساب. إذا كان لديك دور أقل من ذلك، ستظهر الأزرار برمز قفل وتلميح أداة يشرح الإذن المفقود. راجع Account Security إذا كنت بحاجة إلى تغيير دور شخص ما.
إنشاء صندوق بريد مشترك
- سجّل الدخول إلى KPanel وانقر على Email في الشريط الجانبي الأيسر.
- افتح تبويب Shared Inboxes.
- انقر على Create shared inbox.
- في Address، اكتب الجزء قبل @، على سبيل المثال
support. يفرض الحقل أحرفاً صغيرة أثناء الكتابة. - اختر المجال من القائمة المنسدلة بجانبها.
- يمكنك اختياراً تعيين Display name، على سبيل المثال "Support Team". هذا ما يراه المستقبلون بجانب العنوان.
- يمكنك اختياراً تحديد بعض Initial members. يسرد المنتقى صناديق البريد الموجودة بالفعل في حسابك.
- انقر على Create shared inbox.
يجب أن يكون العنوان بين 1 و 64 حرفاً ويمكن أن يحتوي على حروف وأرقام ونقاط وخطوط سفلية وواصلات، بدءاً وانتهاءً بحرف أو رقم. يجب أن يكون المجال واحداً موجود عليه صندوق بريد بالفعل في حسابك، والعنوان لا يمكن أن يتعارض مع صندوق بريد موجود أو صندوق بريد مشترك آخر.
إضافة وإزالة الأعضاء
لكل بطاقة صندوق بريد مشترك عنصر تحكم Members يوسع قائمة الأعضاء. من هناك:
- لإضافة شخص ما، اختر صندوق بريده من القائمة المنسدلة Add a mailbox as member... وانقر على Add.
- لإزالة شخص ما، استخدم عنصر الإزالة في صفه.
يجب أن يكون الأعضاء صناديق بريد موجودة في نفس الحساب. لا يمكنك إضافة عنوان خارجي مثل حساب Gmail شخصي كعضو: إذا حاولت، ستخبرك اللوحة أن العنوان "is not a mailbox on this account." إذا كان شخص ما خارج حسابك يحتاج فعلاً إلى نسخة من البريد، أضفه كوجهة على موجه منفصل بدلاً من ذلك.
لكل عضو نفس مستوى الوصول. لا يوجد تمييز مالك أو وكيل أو مشاهد داخل صندوق البريد المشترك، والبطاقة ببساطة تعرض حبة Shared access. إذا كنت بحاجة إلى شخص واحد لرؤية البريد لكن لا يرسل من العنوان، فصندوق البريد المشترك ليس الأداة الصحيحة.
التخزين والحدود
يتم إنشاء صندوق بريد مشترك بـ 10 غيغابايت من التخزين. يتم تعيين هذا الرقم بواسطة المنصة عند إنشاء الصندوق ولا يمكن تعديله من اللوحة، لذا فإن طابور دعم مشغول مع مرفقات كبيرة يحتاج إلى تنظيف من وقت لآخر بدلاً من ترقية. ترقية Email Premium بـ 50 غيغابايت تنطبق على صناديق البريد الفردية، وليس على صناديق البريد المشتركة.
لا توجد حد أقصى لعدد صناديق البريد المشتركة التي يمكن للحساب إنشاؤها، ولا حد أقصى لعدد الأعضاء في كل واحد. القيد الحقيقي الوحيد هو أن كل عضو يجب أن يكون صندوق بريد تدفع مقابل الفعل بالفعل.
أعطِ صندوق البريد المشترك اسم عرض من البداية. الرد من support@ الذي يظهر كعنوان مجرد يبدو وكأنه بريد آلي، والمستقبلون أقل احتمالاً بشكل ملحوظ للرد عليه. "Acme Support" يُقرأ كشخص على الطرف الآخر.
القراءة والرد
يصل الأعضاء إلى صندوق البريد المشترك من خلال صندوق بريدهم الخاص. سجّل الدخول إلى البريد الويب باسمك، وسيظهر صندوق البريد المشترك جنباً إلى جنب مع بريدك الخاص. راجع Accessing Your Email via Webmail لمعرفة كيفية فتح البريد الويب من اللوحة بنقرة واحدة، وSetting Up an Email Client إذا كنت تفضل العمل في عميل سطح مكتب أو جوال.
نظراً لأن متجر البريد مشترك، تنطبق الآداب المعتادة: علّم أو انقل رسالة عند التقاطها حتى لا يجيب عليها زميل مرتين، واستخدم المجلدات بدلاً من الحذف، لأن الحذف يزيل الرسالة للجميع.
حذف صندوق البريد المشترك
افتح بطاقة صندوق البريد المشترك وانقر على Delete. التأكيد صريح حول ما يحدث:
"صندوق البريد المشترك وجميع بريده المخزن يتم حذفهما بشكل دائم. يفقد الأعضاء الوصول. لا يمكن التراجع عن هذا." على عكس صندوق البريد، الذي يمر بفترة سماح حذف لمدة سبعة أيام، يتم حذف صندوق البريد المشترك وسجل رسائله على الفور. صدّر أو أرسل أي شيء تحتاج إلى الاحتفاظ به أولاً.
بعد الحذف، يرتد البريد المرسل إلى العنوان، لأن العنوان لم يعد موجود على المنصة.
استكشاف الأخطاء
"تم الإنشاء، لكن لم يتمكن من إضافة بعض الأعضاء." تم إنشاء الصندوق نفسه بنجاح والفشل كان في خطوة العضوية فقط. افتح البطاقة، وسع Members، وأضف الأشخاص المفقودين يدويّاً. لم يتم فقدان أي شيء.
زر الإنشاء رمادي مع رمز قفل. دورك لا يتضمن وصول كتابة صندوق البريد. فقط Owner و Admin يمكنهما إدارة صناديق البريد المشتركة.
المجال الذي أريده ليس في القائمة المنسدلة. يتم بناء قائمة المجالات من المجالات حيث يكون لحسابك بالفعل صندوق بريد. أنشئ صندوق بريد على ذلك المجال أولاً، ثم عد.
عضو لا يمكنه رؤية صندوق البريد المشترك في عميل البريد الخاص به. قد يحتاج بعض العملاء إلى أن يُطلب منهم الاشتراك في المجلدات المشتركة صراحة. اطلب منهم التحقق من البريد الويب أولاً: إذا ظهر هناك، الحساب صحيح والمشكلة من جانب الاشتراك في المجلد العميل.
البريد المرسل إلى العنوان يذهب إلى البريد العشوائي في نهاية المستقبل. هذه مشكلة مصادقة، وليست مشكلة صندوق بريد مشترك. اعمل من خلال Why Are My Emails Going to Spam? وتبويب Deliverability على أي صندوق بريد في ذلك المجال.
قراءة ذات صلة: Email Forwarding, Distribution Groups, Mailing Lists, وEmail Aliases.