Grupos de Distribuição
A distribution group is one address at your domain that fans out to several people, so mail to an address like team@ or billing@ reaches everyone on the list without anybody having to remember who…
Um grupo de distribuição é um único endereço no seu domínio que se expande para várias pessoas, assim emails para um endereço como team@ ou billing@ chegam a todos na lista sem que ninguém precise lembrar quem está nela.
Os grupos de distribuição ficam entre um alias, que chega a uma única caixa de entrada, e uma caixa de entrada compartilhada, com a qual a equipe trabalha em conjunto. Use um grupo quando quiser um endereço que faça broadcast: todos na lista recebem sua própria cópia em sua própria caixa de correio, e cada pessoa lida com ela independentemente.
Quando Usar um Grupo
O console de Email tem quatro recursos de fan-out e eles resolvem problemas diferentes. Escolher o incorreto é a causa mais comum de "o endereço funciona mas as pessoas erradas estão recebendo mail".
| Use | Quando |
|---|---|
| Grupo de distribuição | Um conjunto fixo de pessoas internas deve receber uma cópia cada uma, por exemplo everyone@ ou directors@ |
| Caixa de entrada compartilhada | A equipe trabalha uma fila em conjunto e precisa de estado de leitura compartilhado |
| Encaminhador | Você precisa rotear um endereço para um ou dois destinos, incluindo externos |
| Lista de discussão | As pessoas precisam se inscrever e desinscrever a si mesmas |
Os grupos de distribuição entregam a caixas de correio em seus próprios domínios e a endereços em qualquer lugar. Um membro fora de sua conta é marcado com um badge externo, que é uma afirmação de fato e não um aviso: emails para o grupo são repassados a eles como qualquer outro membro. Assim um endereço pessoal, um contador, ou um colega em outra empresa podem todos ser membros.
Há um endereço que não adicionaremos: um que pertence a outro cliente Kapsule. Mail para tal endereço é entregue direto na caixa de entrada deles, então aceitá-lo seria uma forma de colocar mail na caixa de entrada de outra pessoa. Peça à pessoa que encaminhe seu mail para um endereço que você controla e adicione esse em vez disso.
Criando um Grupo
A criação de grupo é um assistente de três etapas: Domínio, Endereço, então Criar.
- Entre em KPanel e clique em Email na barra lateral esquerda.
- Abra a aba Grupos de distribuição.
- Clique no botão criar para iniciar o assistente.
Etapa 1: Domínio
Escolha o domínio onde o endereço do grupo viverá. A lista contém os domínios em sua conta. Se estiver vazia você verá "No domains on this account yet" e um link Go to domains: registre ou transfira um domínio primeiro.
Você também precisa de pelo menos uma caixa de correio nesse domínio. Se não tiver nenhuma, a criação do grupo é recusada com "You don't have any mailboxes on that domain."
Etapa 2: Endereço
Digite a parte antes do @, por exemplo team. Três verificações dinâmicas são executadas conforme você digita e cada uma tem que ficar verde:
- Apenas letras, números, e caracteres
._%+- - Entre 1 e 64 caracteres
- Não já usado por um de seus grupos
Essa última verificação compara apenas contra seus grupos existentes. Ela não verifica se uma caixa de correio, alias ou encaminhador já usa o mesmo endereço. Se o mail se comportar de forma estranha após criar um grupo, verifique as abas Caixas de Correio e Encaminhadores para uma colisão no mesmo endereço.
Etapa 3: Criar
Revise o endereço e clique em Criar grupo.
Gerenciando Membros
Cada cartão de grupo mostra uma pílula de status, o endereço e uma contagem de membros. Expanda o cartão para ver a lista de membros e a linha de adição.
Para adicionar um membro, digite seu endereço no campo (o placeholder mostra as duas formas, member@yourdomain.com ou external@gmail.com) e clique em Adicionar membro. Membros fora de sua conta recebem um badge externo na lista. Eles recebem email do grupo exatamente como membros internos fazem.
Para remover alguém, use o controle de remoção em sua linha.
As mudanças entram em efeito assim que são salvas. Não há etapa de publicação e nenhum atraso de propagação a esperar do nosso lado.
Funções e Permissões
Criar um grupo, deletar um, e adicionar ou remover membros todos requerem a função Proprietário ou Admin na conta. Membros da conta com funções menores podem ver os grupos mas os controles estão bloqueados, com uma dica de ferramenta nomeando a permissão necessária.
Ser um membro de um grupo de distribuição não concede permissões alguma. Apenas significa que o mail enviado para o endereço do grupo é entregue a essa caixa de correio.
Direitos do Plano
Os grupos de distribuição fazem parte dos planos Email Team e Email Business. Email Solo, que é um plano de caixa de correio única, não os inclui. O painel retorna o direito para seu plano ao lado da lista de grupos, então se você estiver em um plano sem grupos e o assistente de criação não estiver disponível, é por isso. Veja Atualizando Seu Plano para subir de nível.
Grupos são baratos de criar e grátis de mudar, então resista à tentação de construir um gigante everyone@ e rotear tudo através dele. Grupos pequenos e específicos (accounts@, dispatch@, oncall@) são muito mais fáceis de manter precisos e evitam que as pessoas se desinteressem de mail que geralmente não é para elas.
Deletando um Grupo
Expanda o cartão do grupo e use Deletar grupo. A confirmação lê "Deletar grupo {address} e todos seus membros?" e a ação remove o grupo e seus registros de membro.
Após a deleção, o mail enviado para o endereço não é mais expandido. Configure um encaminhador no mesmo endereço se pessoas provavelmente continuarão escrevendo para ele, ou deixe-o retornar para que os remetentes aprendam a usar o novo endereço.
Solução de Problemas
Um membro não está recebendo mail do grupo e seu endereço é externo. Membros externos recebem entregas, então esta é uma questão de entregabilidade ordinária e não uma limitação. Verifique a pasta de spam deles primeiro. O mail para o grupo é repassado com o remetente do envelope definido para o endereço do grupo, assim rejeições voltam para o grupo em vez de para quem escreveu a mensagem: se o provedor deles estiver rejeitando, essa rejeição chega ao endereço do grupo.
O mail para o grupo chega apenas a alguns membros. Expanda o grupo e confirme que a lista de membros é o que você esperava, então verifique se a caixa de correio de cada membro está Ativa na aba Caixas de Correio. Uma caixa de correio que está Suspensa, Pausada ou acima da cota não aceitará novo mail. Veja Minha Caixa de Correio Está Cheia.
O endereço que eu quero é rejeitado. As três verificações dinâmicas lhe dizem qual regra você quebrou. A causa mais comum é uma letra maiúscula ou um espaço: endereços são minúsculos e não podem conter espaços.
O mail do grupo está caindo nas pastas de spam dos membros. O mail fan-out é autenticado da mesma forma que qualquer outro mail no seu domínio, então esta é uma questão de autenticação de domínio. Execute a verificação de Entregabilidade em qualquer caixa de correio nesse domínio e leia Por Que Meus Emails Estão Indo para Spam?.
Respostas dos membros vão para o remetente original, não para o grupo. Esse é o comportamento normal de fan-out: cada membro recebeu uma cópia endereçada a eles, então Responder vai para o remetente e Responder para Todos inclui o endereço do grupo. Se você quiser que toda resposta permaneça visível para toda a equipe, use uma caixa de entrada compartilhada em vez disso.
Preciso que o endereço do grupo também mantenha uma cópia. Crie uma caixa de correio no endereço e adicione essa caixa de correio como membro de um grupo com nome diferente, ou use uma caixa de entrada compartilhada, que armazena o mail por design.
Leitura relacionada: Caixas de Entrada Compartilhadas, Listas de Discussão, Encaminhamento de Email, e Limites de Envio de Email.