Caixas de entrada compartilhadas para endereços de equipe
A shared inbox is an address like support@ or info@ that several people on your team read and reply from together, each signing in with their own mailbox credentials rather than passing one password…
Uma caixa de entrada compartilhada é um endereço como support@ ou info@ que várias pessoas da sua equipe leem e respondem juntas, cada uma se conectando com suas próprias credenciais de caixa de correio em vez de compartilhar uma senha.
A maioria das pequenas equipes começa transformando support@ em um encaminhador, descobre que ninguém sabe quais mensagens foram respondidas e depois a transforma em uma caixa de correio com uma senha compartilhada. Uma caixa de entrada compartilhada resolve ambos os problemas: o correio fica em um único lugar com um estado de lido/não lido unificado, e cada pessoa que o abre o faz como si mesma.
O Que Uma Caixa de Entrada Compartilhada Realmente É
Quando você cria uma caixa de entrada compartilhada, Kapsule cria um local de armazenamento real em nossa plataforma de correio com seu próprio endereço e seu próprio armazenamento de mensagens, depois concede a cada membro acesso de caixa de correio a ela. O correio enviado para o endereço chega uma vez, em um único lugar. Quando um membro o abre, ele vê o mesmo estado de pasta que todos os outros veem, portanto uma mensagem marcada como lida está lida para toda a equipe.
Essa é a diferença importante em relação aos outros recursos de distribuição no console de Email:
| Recurso | O correio chega | Melhor para |
|---|---|---|
| Caixa de entrada compartilhada | Uma vez, em um armazenamento compartilhado que todos abrem | Um endereço com o qual a equipe trabalha, como support@ ou accounts@ |
| Encaminhador | Uma cópia em cada caixa de entrada de destino | Enviar um endereço para uma ou duas pessoas que cada uma o trata |
| Grupo de distribuição | Uma cópia para cada membro interno | Comunicados para um grupo interno fixo |
| Lista de discussão | Uma cópia para cada membro | Uma lista na qual as pessoas podem se inscrever e sair |
Se duas pessoas precisam ver uma mensagem, mas apenas uma agirá sobre ela, um encaminhador é suficiente. Se duas pessoas precisam trabalhar a mesma fila sem se atrapalhar, use uma caixa de entrada compartilhada.
Antes de Criar Uma
Você precisa de pelo menos uma caixa de correio no domínio primeiro. Se a conta não tiver caixas de correio, o painel de criação avisa diretamente: "You need at least one mailbox before creating a shared inbox. Add a mailbox first." Os membros são escolhidos entre as caixas de correio existentes, portanto não há nada a adicionar até que você tenha uma.
Você também precisa da função correta. Criar, deletar e alterar a associação de uma caixa de entrada compartilhada exigem a função Owner ou Admin na conta. Se você tiver uma função inferior, os botões aparecem com um ícone de cadeado e uma dica de ferramenta explicando qual permissão está faltando. Consulte Account Security se precisar alterar a função de alguém.
Criando uma Caixa de Entrada Compartilhada
- Conecte-se a KPanel e clique em Email na barra lateral esquerda.
- Abra a guia Shared Inboxes.
- Clique em Create shared inbox.
- Em Address, digite a parte antes do @, por exemplo
support. O campo força minúsculas enquanto você digita. - Escolha o domínio na lista suspensa ao lado.
- Opcionalmente, defina um Display name, por exemplo "Support Team". Isso é o que os destinatários veem ao lado do endereço.
- Opcionalmente, marque alguns Initial members. O seletor lista as caixas de correio já em sua conta.
- Clique em Create shared inbox.
O endereço deve ter entre 1 e 64 caracteres e pode conter letras, números, pontos, sublinhados e hífens, começando e terminando com uma letra ou número. O domínio deve ser um no qual você já tenha uma caixa de correio, e o endereço não pode colidir com uma caixa de correio existente ou outra caixa de entrada compartilhada.
Adicionando e Removendo Membros
Cada cartão de caixa de entrada compartilhada tem um controle Members que expande a lista de membros. De lá:
- Para adicionar alguém, escolha sua caixa de correio na lista suspensa Add a mailbox as member... e clique em Add.
- Para remover alguém, use o controle de remoção em sua linha.
Os membros devem ser caixas de correio existentes na mesma conta. Você não pode adicionar um endereço externo como uma conta pessoal do Gmail como membro: se tentar, o painel informa que o endereço "is not a mailbox on this account." Se alguém fora de sua conta realmente precisar de uma cópia do correio, adicione-o como um destino em um encaminhador separado.
Cada membro tem o mesmo nível de acesso. Não há distinção de proprietário, agente ou visualizador dentro de uma caixa de entrada compartilhada, e o cartão simplesmente mostra um marcador Shared access. Se você precisa que uma pessoa veja o correio mas não envie do endereço, uma caixa de entrada compartilhada não é a ferramenta certa.
Armazenamento e Limites
Uma caixa de entrada compartilhada é criada com 10 GB de armazenamento. Esse valor é definido pela plataforma quando a caixa de entrada é criada e não é ajustável no painel, portanto uma fila de suporte ocupada com anexos grandes precisa de uma limpeza ocasional em vez de uma atualização. O upgrade Email Premium de 50 GB se aplica a caixas de correio individuais, não a caixas de entrada compartilhadas.
Não há limite para quantas caixas de entrada compartilhadas uma conta pode criar, e nenhum limite para quantos membros cada uma pode ter. A única restrição real é que cada membro deve ser uma caixa de correio pela qual você já está pagando.
Dê a uma caixa de entrada compartilhada um nome de exibição desde o início. Respostas de support@ que aparecem como um endereço simples parecem correio automatizado, e os destinatários são notavelmente menos propensos a responder. "Acme Support" lê-se como uma pessoa do outro lado.
Lendo e Respondendo
Os membros acessam a caixa de entrada compartilhada através de sua própria caixa de correio. Conecte-se ao webmail como você mesmo, e a caixa de entrada compartilhada aparece ao lado de seu próprio correio. Consulte Accessing Your Email via Webmail para saber como abrir webmail do painel com um clique, e Setting Up an Email Client se preferir trabalhar em um cliente desktop ou móvel.
Como o armazenamento de correio é compartilhado, a etiqueta usual se aplica: marque ou mova uma mensagem quando a pegar para que um colega não a responda duas vezes, e use pastas em vez de deletar, já que uma exclusão remove a mensagem para todos.
Deletando uma Caixa de Entrada Compartilhada
Abra o cartão da caixa de entrada compartilhada e clique em Delete. A confirmação é explícita sobre o que acontece:
"The shared inbox and all its stored mail are permanently removed. Members lose access. This cannot be undone." Diferentemente de uma caixa de correio, que passa por um período de graça de exclusão de sete dias, uma caixa de entrada compartilhada e seu histórico de mensagens são removidos imediatamente. Exporte ou encaminhe qualquer coisa que você precise manter primeiro.
Após a exclusão, o correio enviado para o endereço é devolvido, porque o endereço não existe mais na plataforma.
Resolução de Problemas
"Created, but some members couldn't be added." A caixa de entrada em si foi criada com sucesso e a falha ocorreu apenas na etapa de associação. Abra o cartão, expanda Members e adicione as pessoas faltantes manualmente. Nada foi perdido.
O botão criar está esmaecido com um ícone de cadeado. Sua função não inclui acesso de gravação de caixa de correio. Apenas Owner e Admin podem gerenciar caixas de entrada compartilhadas.
O domínio que desejo não está na lista suspensa. A lista de domínios é construída a partir de domínios nos quais sua conta já possui uma caixa de correio. Crie uma caixa de correio nesse domínio primeiro e volte.
Um membro não consegue ver a caixa de entrada compartilhada em seu cliente de correio. Alguns clientes precisam ser instruídos a se inscrever em pastas compartilhadas explicitamente. Peça a eles para verificar webmail primeiro: se aparecer lá, a conta está correta e o problema é na subscrição de pasta do lado do cliente.
O correio para o endereço está indo para spam no final do destinatário. Esse é um problema de autenticação, não um problema de caixa de entrada compartilhada. Trabalhe através de Why Are My Emails Going to Spam? e a guia Deliverability em qualquer caixa de correio nesse domínio.
Leitura relacionada: Email Forwarding, Distribution Groups, Mailing Lists e Email Aliases.