Facturación & planes
Leer su factura
Every charge Kapsule makes produces two records that describe the same transaction from different angles: an order, which is what you bought, and an invoice, which is the document your accountant…
Cada cargo que realiza Kapsule genera dos registros que describen la misma transacción desde ángulos diferentes: una orden, que es lo que ha comprado, y una factura, que es el documento que su contador requiere.
Comprender cuál es cuál facilita mucho la navegación en la página Facturación.
Números de Orden y Números de Factura
| Registro | Formato | Qué es |
|---|---|---|
| Orden | KC- seguido de dígitos | La compra: lo que ha comprado, estado de aprovisionamiento y controles de reembolso |
| Factura | KCI- seguido del año y una secuencia | El documento fiscal: artículos de línea, GST, totales y el PDF |
La secuencia de facturación se reinicia cada año calendario, por lo que un número de factura es único dentro de su año en lugar de serlo para siempre.
Dado que una orden y una factura generalmente describen la misma transacción, abrir una factura que pertenece a una orden le envía a la página de orden en su lugar. Esto no es un error. La página de orden lleva un botón Ver factura fiscal que le proporciona el mismo documento. No hay una página de índice de facturas separada: Todas las facturas en la descripción general de Facturación le lleva a la pestaña Órdenes.
Buscar una Factura
- Vaya a Facturación.
- Abra la pestaña Órdenes.
- Busque la fila por fecha, descripción o cantidad.
- Haga clic en Ver.
- En la tarjeta Gestionar, utilice Ver factura fiscal o Descargar PDF.
Las cinco facturas más recientes también se enumeran en la columna derecha de la pestaña Planes si solo desea la más reciente.
Qué Contiene la Factura
El documento se distribuye en cinco bloques.
El Encabezado
La parte superior de la factura lleva nuestros detalles a la izquierda: Kapsule Group Limited, NZBN 9429050450015 y nuestro número de GST donde se cobró GST.
A la derecha se encuentran el tipo de documento, el número de factura en una fuente monoespaciada, una pastilla de estado, la fecha de emisión y, una vez pagada, la fecha de pago.
El documento tiene el encabezado Factura fiscal donde se cobró GST de Nueva Zelanda, e Factura donde no se cobró. Consulte GST y Facturas Fiscales.
Facturado A
Este bloque contiene sus detalles tal como se encontraban cuando se emitió la factura: nombre de cuenta, correo electrónico de facturación y dirección.
Si ha ingresado su propio NZBN y número de GST en el panel, también aparecen aquí. Se imprimen solo en las facturas emitidas después de guardarlas, razón por la cual completarlas temprano es importante.
Los Artículos de Línea
La tabla tiene cuatro columnas: Descripción, Cantidad, Precio unitario e Importe. Cada línea también lleva un período de servicio debajo, mostrando las fechas exactas que cubre el cargo.
Las descripciones se construyen a partir del producto, el plan, el ciclo de facturación y qué tipo de evento causó el cargo. Verá frases como:
- "Web Hosting Pro, suscripción mensual" para el primer cargo en una suscripción nueva.
- "Web Hosting Start, renovación mensual" para cada cargo posterior.
- "Actualizar a Web Hosting Pro (mensual)" para una actualización a mitad de período.
Esa distinción entre suscripción y renovación es la forma más rápida de distinguir una compra nueva de una recurrente cuando está examinando un año de facturas.
Los Totales
Donde se cobró GST, aparecen tres filas:
- Subtotal (ex-GST), la suma de los artículos de línea antes de impuestos.
- GST (15%), el componente fiscal.
- El total, que es la figura que se cobró en su tarjeta.
Donde no se cobró GST, la fila de GST se omite por completo y la fila de subtotal se etiqueta simplemente Subtotal.
El total es la única cifra en toda el área de Facturación que coincide con su estado de cuenta bancario. Los precios de los planes, la cifra de factura mensual en la descripción general de Facturación y los montos recurrentes en la tabla de planes son todos sin incluir GST.
Pago y Estado
Un panel de Pago al lado muestra qué tarjeta se utilizó, como marca y los últimos cuatro dígitos, e indica si la factura está pagada, pendiente de pago o fallida.
La pastilla de estado puede indicar Pagado, Pendiente, Fallido, Borrador, Anulado, Incobrabilidad, Reembolsado o Reembolsado parcialmente.
Una factura se emite antes de que se intente el cargo, por lo que un pago fallido o rechazado aún deja un documento detrás. Esto es intencional: significa que un cargo fallido es visible y trazable en lugar de silencioso. Una factura fallida muestra un banner que dice "No pudimos procesar esta factura. Actualice su método de pago y reintentar automáticamente", con un botón Actualizar tarjeta. Consulte Cuando falla un pago.
Descargar el PDF
La tarjeta Gestionar en una orden o factura ofrece tres acciones:
- Ver factura abre el PDF en una pestaña nueva.
- Descargar PDF lo guarda, nombrado según el número de factura.
- Contactar soporte abre un ticket si algo parece incorrecto.
Abrir la factura en un modal también le proporciona una opción Imprimir.
El PDF se genera bajo demanda y tiene control de acceso, por lo que el enlace solo funciona para alguien que haya iniciado sesión en su cuenta. Es seguro enviar el archivo por correo electrónico a su contador, pero un enlace no funcionará para él a menos que tenga un inicio de sesión.
Conciliación de Facturas de un Año
Si está preparando una devolución anual:
- Abra la pestaña Órdenes y retroceda en el año.
- Descargue cada PDF. El nombre del archivo es el número de factura, por lo que se ordenan cronológicamente una vez que el prefijo de año está en su lugar.
- Verifique que su NZBN y número de GST aparezcan en aquellas que tiene la intención de reclamar. Si faltan, no se guardaron en ese momento y no se pueden agregar retroactivamente.
- Tenga en cuenta que los registros de dominio y renovaciones son cargos separados de su alojamiento, por lo que un único mes puede producir varios documentos.
La estadística Pagado este año en la descripción general de Facturación le proporciona una verificación cruzada rápida sobre el total y el número de facturas.
Solución de Problemas
El enlace de factura me llevó a una página de orden. Esperado. Utilice Ver factura fiscal en esa página para obtener el documento.
Mi factura dice Factura, no Factura fiscal. No se cobró GST, lo que significa que la moneda de su cuenta no es NZD. Un documento sin GST correctamente no es una factura fiscal.
El PDF no se abre para mi contador. No ha iniciado sesión en su cuenta. Envíele el archivo descargado en lugar del enlace, o invítelo con el rol de Facturación. Consulte Invitar miembros del equipo y establecer roles.
Los detalles de mi empresa son incorrectos en una factura antigua. Las facturas emitidas son inmutables por diseño. Corrija los detalles en el panel y aparecerán en futuras facturas. Si una factura es sustancialmente incorrecta, abra un ticket de soporte.
No puedo encontrar una factura para un cargo en mi estado de cuenta. Verifique la pestaña Órdenes alrededor de esa fecha, incluidas las renovaciones automáticas. Si nada coincide, indique la fecha del estado de cuenta, el monto y los últimos cuatro dígitos de la tarjeta en un ticket de soporte.
La factura está marcada como Reembolsado. El dinero ha sido devuelto al método de pago original. Consulte Reembolsos y qué es reembolsable.