Correo electrónico
Grupos de Distribución
A distribution group is one address at your domain that fans out to several people, so mail to an address like team@ or billing@ reaches everyone on the list without anybody having to remember who…
Un grupo de distribución es una dirección en tu dominio que se expande a varias personas, de modo que el correo a una dirección como team@ o billing@ llega a todos en la lista sin que nadie tenga que recordar quién está en ella.
Los grupos de distribución se sitúan entre un alias, que llega a una bandeja de entrada, y una bandeja de entrada compartida, en la que el equipo trabaja conjuntamente. Utiliza un grupo cuando quieras una dirección que emita: todos en la lista reciben su propia copia en su propio buzón, y cada persona la gestiona de forma independiente.
Cuándo usar un grupo
La consola de Email tiene cuatro características de expansión y resuelven problemas diferentes. Elegir la incorrecta es la causa más común de "la dirección funciona pero el correo llega a las personas equivocadas".
| Usar | Cuándo |
|---|---|
| Grupo de distribución | Un conjunto fijo de personas internas debe recibir cada una una copia, por ejemplo everyone@ o directors@ |
| Bandeja de entrada compartida | El equipo trabaja una cola conjuntamente y necesita estado de lectura compartido |
| Reenviador | Necesitas enrutar una dirección a uno o dos destinos, incluidos externos |
| Lista de correo | Las personas necesitan suscribirse y desuscribirse a sí mismas |
Los grupos de distribución entregan en buzones en tus propios dominios y a direcciones en cualquier otro lugar. Un miembro fuera de tu cuenta está marcado con una insignia external, que es una declaración de hecho más que una advertencia: el correo al grupo se transmite a ellos como a cualquier otro miembro. Así que una dirección personal, un contador, o un colega de otra empresa pueden ser miembros.
Hay una dirección que no añadiremos: una que pertenece a otro cliente de Kapsule. El correo a tal dirección se entrega directamente en su buzón, así que aceptarlo sería una forma de enviar correo a la bandeja de entrada de alguien más. Pídele a esa persona que reenvíe su correo a una dirección que controles, y añade esa en su lugar.
Crear un grupo
La creación de un grupo es un asistente de tres pasos: Dominio, Dirección, luego Crear.
- Inicia sesión en KPanel y haz clic en Email en la barra lateral izquierda.
- Abre la pestaña Grupos de distribución.
- Haz clic en el botón crear para iniciar el asistente.
Paso 1: Dominio
Elige el dominio en el que vivirá la dirección del grupo. La lista contiene los dominios en tu cuenta. Si está vacía, verás "No domains on this account yet" y un enlace Go to domains: primero registra o transfiere un dominio.
También necesitas al menos un buzón en ese dominio. Si no tienes ninguno, la creación del grupo se rechaza con "You don't have any mailboxes on that domain."
Paso 2: Dirección
Escribe la parte anterior a la @, por ejemplo team. Tres comprobaciones en vivo se ejecutan mientras escribes y cada una debe ponerse en verde:
- Solo letras, números, y caracteres
._%+- - Entre 1 y 64 caracteres
- No ya utilizado por uno de tus grupos
Esa última comprobación compara solo contra tus grupos existentes. No comprueba si un buzón, alias o reenviador ya utiliza la misma dirección. Si el correo se comporta de forma extraña después de crear un grupo, comprueba las pestañas Buzones y Reenviadores para ver si hay un conflicto en la misma dirección.
Paso 3: Crear
Revisa la dirección y haz clic en Crear grupo.
Gestionar miembros
Cada tarjeta de grupo muestra una píldora de estado, la dirección, y un recuento de miembros. Expande la tarjeta para ver la lista de miembros y la fila de adición.
Para añadir un miembro, escribe su dirección en el campo (el marcador de posición muestra las dos formas, member@yourdomain.com o external@gmail.com) y haz clic en Añadir miembro. Los miembros fuera de tu cuenta reciben una insignia external en la lista. Reciben el correo del grupo exactamente como lo hacen los miembros internos.
Para eliminar a alguien, utiliza el control de eliminación en su fila.
Los cambios tienen efecto tan pronto como se guardan. No hay paso de publicación y no hay retraso de propagación que esperar de nuestra parte.
Roles y permisos
Crear un grupo, eliminar uno, y añadir o eliminar miembros todos requieren el rol Owner u Admin en la cuenta. Los miembros de la cuenta con roles más bajos pueden ver los grupos pero los controles están bloqueados, con una información sobre herramientas que nombra el permiso requerido.
Ser miembro de un grupo de distribución no otorga permisos en absoluto. Solo significa que el correo enviado a la dirección del grupo se entrega a ese buzón.
Derechos del plan
Los grupos de distribución son parte de los planes Email Team y Email Business. Email Solo, que es un plan de un solo buzón, no los incluye. El panel devuelve el derecho para tu plan junto a la lista de grupos, así que si estás en un plan sin grupos y el asistente de creación no está disponible, es por eso. Consulta Actualizar tu plan para subir.
Los grupos son baratos de crear y gratuitos de cambiar, así que resiste la tentación de construir uno gigante everyone@ y enrutar todo a través de él. Los grupos pequeños y específicos (accounts@, dispatch@, oncall@) son mucho más fáciles de mantener precisos, y evitan que las personas ignoren el correo que generalmente no es para ellos.
Eliminar un grupo
Expande la tarjeta del grupo y utiliza Eliminar grupo. La confirmación dice "Delete group {address} and all its members?" y la acción elimina el grupo y sus registros de miembros.
Después de la eliminación, el correo enviado a la dirección ya no se expande. Configura un reenviador en la misma dirección si es probable que las personas sigan escribiendo a ella, o déjalo para que rebote para que los remitentes aprendan a usar la nueva dirección.
Solución de problemas
Un miembro no está recibiendo correo del grupo y su dirección es externa. Los miembros externos reciben correo, así que esta es una pregunta de entregabilidad ordinaria más que una limitación. Comprueba primero su carpeta de spam. El correo al grupo se transmite con el remitente de sobre configurado a la dirección del grupo, así que los rechazos vuelven al grupo en lugar de a quien escribió el mensaje: si su proveedor lo está rechazando, ese rechazo llega a la dirección del grupo.
El correo al grupo solo llega a algunos miembros. Expande el grupo y confirma que la lista de miembros es lo que esperas, luego comprueba que el buzón de cada miembro sea Activo en la pestaña Buzones. Un buzón que esté Suspendido, En pausa o sobre cuota no aceptará correo nuevo. Consulta Mi buzón está lleno.
La dirección que quiero se rechaza. Las tres comprobaciones en vivo te dicen qué regla rompiste. La causa más común es una letra mayúscula o un espacio: las direcciones están en minúsculas y no pueden contener espacios.
El correo del grupo está cayendo en las carpetas de spam de los miembros. El correo de expansión se autentica de la misma manera que cualquier otro correo en tu dominio, así que esto es un problema de autenticación de dominio. Ejecuta la comprobación de Entregabilidad en cualquier buzón en ese dominio y lee ¿Por qué mis correos electrónicos van a spam?.
Las respuestas de los miembros van al remitente original, no al grupo. Ese es el comportamiento normal de expansión: cada miembro recibió una copia dirigida a él, así que Responder va al remitente y Responder a todos incluye la dirección del grupo. Si quieres que todas las respuestas permanezcan visibles para todo el equipo, utiliza una bandeja de entrada compartida en su lugar.
Necesito que la dirección del grupo también mantenga una copia. Crea un buzón en la dirección y añade ese buzón como miembro de un grupo con un nombre diferente, o utiliza una bandeja de entrada compartida, que almacena el correo por diseño.
Lecturas relacionadas: Bandejas de entrada compartidas, Listas de correo, Reenvío de correo electrónico, y Límites de envío de correo electrónico.