Correo electrónico
Buzones Compartidos para Direcciones de Equipo
A shared inbox is an address like support@ or info@ that several people on your team read and reply from together, each signing in with their own mailbox credentials rather than passing one password…
Bandejas de entrada compartidas para direcciones de equipo
Una bandeja de entrada compartida es una dirección como support@ o info@ que varias personas en tu equipo leen y responden juntas, cada una iniciando sesión con sus propias credenciales de buzón en lugar de compartir una contraseña.
La mayoría de equipos pequeños comienzan haciendo que support@ sea un reenviador, descubren que nadie sabe qué mensajes han sido respondidos, y luego lo convierten en un buzón con contraseña compartida. Una bandeja de entrada compartida es la solución para ambos problemas: el correo vive en un solo lugar con un estado de lectura/no lectura único, y cada persona que la abre lo hace como ella misma.
Qué es realmente una bandeja de entrada compartida
Cuando creas una bandeja de entrada compartida, Kapsule crea una ubicación de almacenamiento real en nuestra plataforma de correo con su propia dirección y su propio almacén de mensajes, y luego otorga a cada miembro acceso al buzón. El correo enviado a la dirección llega una sola vez, en un solo lugar. Cuando un miembro la abre, ve el mismo estado de carpeta que todos los demás ven, por lo que un mensaje marcado como leído está leído para todo el equipo.
Esta es la diferencia importante respecto a las otras características de distribución en la consola de Email:
| Característica | El correo llega | Mejor para |
|---|---|---|
| Bandeja de entrada compartida | Una sola vez, en un almacén compartido que todos abren | Una dirección en la que trabaja el equipo, como support@ o accounts@ |
| Reenviador | Una copia en cada bandeja de entrada de destino | Enviar una dirección a una o dos personas que cada una la manejan |
| Grupo de distribución | Una copia a cada miembro interno | Anuncios a un grupo interno fijo |
| Lista de correo | Una copia a cada miembro | Una lista a la que las personas pueden suscribirse y abandonar |
Si dos personas necesitan ver un mensaje pero solo una actuará sobre él, un reenviador está bien. Si dos personas necesitan trabajar la misma cola sin pisarse, usa una bandeja de entrada compartida.
Antes de crear una
Necesitas al menos un buzón en el dominio primero. Si la cuenta no tiene buzones, el panel de creación te lo dice directamente: "You need at least one mailbox before creating a shared inbox. Add a mailbox first." Los miembros se eligen de los buzones existentes, por lo que no hay nada que agregar hasta que tengas uno.
También necesitas el rol correcto. Crear, eliminar y cambiar la membresía de una bandeja de entrada compartida requieren el rol Owner o Admin en la cuenta. Si tienes un rol más bajo, los botones aparecen con un icono de candado y una sugerencia explicando qué permiso falta. Consulta Account Security si necesitas que se cambie el rol de alguien.
Crear una bandeja de entrada compartida
- Inicia sesión en KPanel y haz clic en Email en la barra lateral izquierda.
- Abre la pestaña Shared Inboxes.
- Haz clic en Create shared inbox.
- En Address, escribe la parte antes de la @, por ejemplo
support. El campo fuerza minúsculas mientras escribes. - Elige el dominio del menú desplegable junto a él.
- Opcionalmente establece un Display name, por ejemplo "Support Team". Esto es lo que los destinatarios ven junto a la dirección.
- Opcionalmente marca algunos Initial members. El selector enumera los buzones ya en tu cuenta.
- Haz clic en Create shared inbox.
La dirección debe tener entre 1 y 64 caracteres y puede contener letras, números, puntos, guiones bajos y guiones, comenzando y terminando con una letra o número. El dominio tiene que ser uno en el que ya tengas un buzón, y la dirección no puede entrar en conflicto con un buzón existente u otra bandeja de entrada compartida.
Agregar y quitar miembros
Cada tarjeta de bandeja de entrada compartida tiene un control Members que expande la lista de miembros. Desde allí:
- Para agregar a alguien, elige su buzón del menú desplegable Add a mailbox as member... y haz clic en Add.
- Para quitar a alguien, usa el control de eliminación en su fila.
Los miembros deben ser buzones existentes en la misma cuenta. No puedes agregar una dirección externa como una cuenta personal de Gmail como miembro: si lo intentas, el panel te dice que la dirección "is not a mailbox on this account." Si alguien fuera de tu cuenta realmente necesita una copia del correo, agrégalo como destino en un reenviador separado en su lugar.
Cada miembro tiene el mismo nivel de acceso. No hay distinción de propietario, agente o visor dentro de una bandeja de entrada compartida, y la tarjeta simplemente muestra una pastilla Shared access. Si necesitas que una persona vea el correo pero no envíe desde la dirección, una bandeja de entrada compartida no es la herramienta correcta.
Almacenamiento y límites
Una bandeja de entrada compartida se crea con 10 GB de almacenamiento. Esa cifra se establece por la plataforma cuando se crea la bandeja de entrada y no se puede ajustar desde el panel, por lo que una cola de soporte ocupada con archivos adjuntos grandes necesita una limpieza ocasional en lugar de una actualización. La actualización Email Premium de 50 GB se aplica a buzones individuales, no a bandejas de entrada compartidas.
No hay límite en cuántas bandejas de entrada compartidas puede crear una cuenta, ni límite en cuántos miembros puede tener cada una. La única restricción real es que cada miembro tiene que ser un buzón por el que ya estés pagando.
Dale a una bandeja de entrada compartida un nombre para mostrar desde el principio. Las respuestas desde support@ que aparecen como una dirección desnuda parecen correo automatizado, y los destinatarios tienen una probabilidad notablemente menor de responder. "Acme Support" se lee como una persona del otro lado.
Leer y responder
Los miembros acceden a la bandeja de entrada compartida a través de su propio buzón. Inicia sesión en webmail como tú mismo, y la bandeja de entrada compartida aparece junto a tu propio correo. Consulta Accessing Your Email via Webmail para saber cómo abrir webmail desde el panel con un clic, y Setting Up an Email Client si prefieres trabajar en un cliente de escritorio o móvil.
Debido a que el almacén de correo es compartido, se aplica la etiqueta usual: marca o mueve un mensaje cuando lo recojas para que un colega no lo responda dos veces, y usa carpetas en lugar de eliminar, ya que una eliminación quita el mensaje para todos.
Eliminar una bandeja de entrada compartida
Abre la tarjeta de bandeja de entrada compartida y haz clic en Delete. La confirmación es explícita sobre lo que sucede:
"The shared inbox and all its stored mail are permanently removed. Members lose access. This cannot be undone." A diferencia de un buzón, que pasa por un período de gracia de eliminación de siete días, una bandeja de entrada compartida y su historial de mensajes se eliminan inmediatamente. Exporta o reenvía cualquier cosa que necesites guardar primero.
Después de la eliminación, el correo enviado a la dirección rebota, porque la dirección ya no existe en la plataforma.
Solución de problemas
"Created, but some members couldn't be added." La bandeja de entrada misma se creó con éxito y el fallo fue solo en el paso de membresía. Abre la tarjeta, expande Members, y agrega manualmente a las personas faltantes. Nada se perdió.
El botón de crear está deshabilitado con un icono de candado. Tu rol no incluye acceso de escritura a buzones. Solo Owner y Admin pueden administrar bandejas de entrada compartidas.
El dominio que quiero no está en el menú desplegable. La lista de dominios se construye a partir de dominios donde tu cuenta ya tiene un buzón. Crea un buzón en ese dominio primero, luego vuelve.
Un miembro no puede ver la bandeja de entrada compartida en su cliente de correo. Algunos clientes necesitan que se les diga que se suscriban explícitamente a carpetas compartidas. Que verifiquen webmail primero: si aparece allí, la cuenta es correcta y el problema es una suscripción de carpeta del lado del cliente.
El correo a la dirección va a spam en el extremo del destinatario. Ese es un problema de autenticación, no un problema de bandeja de entrada compartida. Trabaja a través de Why Are My Emails Going to Spam? y la pestaña Deliverability en cualquier buzón de ese dominio.
Lectura relacionada: Email Forwarding, Distribution Groups, Mailing Lists, y Email Aliases.