チームアドレス用の共有受信トレイ

共有受信トレイは support@ や info@ のようなアドレスで、チームの複数のメンバーが共同で読み書きし、各自が自分のメールボックス認証情報を使ってサインインします。パスワードを共有する必要はありません。

ほとんどの小規模チームは support@ をフォワーダーにすることから始めますが、どのメッセージに返信したかがわからなくなることに気づき、その後、共有パスワードを使うメールボックスに変更します。共有受信トレイはこれら両方の問題を解決します。メールは 1 つの場所に保存され、読み/未読の状態は 1 つで、その受信トレイを開くたびに各メンバーは自分自身として表示されます。

共有受信トレイについて

共有受信トレイを作成すると、Kapsule はメールプラットフォーム上に独自のアドレスと独自のメッセージストレージを持つ実際のストレージロケーションを作成し、各メンバーのメールボックスにそのアクセス権を付与します。アドレスに送信されたメールは 1 度だけ 1 つの場所に届きます。メンバーがそれを開くと、他のすべてのメンバーが見ているのと同じフォルダの状態が表示されるため、既読とマークされたメッセージはチーム全体で既読になります。

これは Email コンソールの他のファンアウト機能との重要な違いです:

2 人がメッセージを見る必要があるが、 1 人だけが対応する場合はフォワーダーで十分です。2 人が同じキューで働く必要があり、互いに干渉しない場合は、共有受信トレイを使用してください。

作成前に

また、適切なロールが必要です。共有受信トレイの作成、削除、メンバーシップの変更には、すべてアカウント上で Owner または Admin ロールが必要です。より低いロールを保持している場合、ボタンはロックアイコン付きで表示され、どのアクセス許可が不足しているかを説明するツールチップが表示されます。ロールの変更が必要な場合は Account Security を参照してください。

共有受信トレイの作成

1. KPanel にサインインし、左側のサイドバーで Email をクリックします。
2. Shared Inboxes タブを開きます。
3. Create shared inbox をクリックします。
4. Address に @ の前の部分を入力します。例えば support です。このフィールドは入力時に小文字を強制します。
5. その横のドロップダウンからドメインを選択します。
6. 必要に応じて Display name を設定します。例えば「Support Team」です。これは受信者がアドレスの横に表示される内容です。
7. 必要に応じて、いくつかの Initial members にチェックを入れます。ピッカーはアカウント上で既に存在するメールボックスを一覧表示します。
8. Create shared inbox をクリックします。

アドレスは 1 文字から 64 文字の間である必要があり、文字、数字、ドット、アンダースコア、ハイフンを含むことができ、文字または数字で開始および終了する必要があります。ドメインはアカウント上にメールボックスが既に存在するドメインである必要があり、アドレスは既存のメールボックスまたは別の共有受信トレイと競合することはできません。

メンバーの追加と削除

各共有受信トレイカードには Members コントロールがあり、メンバーリストを展開します。そこから:

• 誰かを追加するには、Add a mailbox as member... ドロップダウンから彼らのメールボックスを選択し、Add をクリックします。
• 誰かを削除するには、彼らの行の削除コントロールを使用します。

メンバーは同じアカウント上の既存のメールボックスである必要があります。個人の Gmail アカウントなどの外部アドレスをメンバーとして追加することはできません。試みた場合、パネルはアドレスが「このアカウント上のメールボックスではない」ことを通知します。アカウント外の誰かが本当にメールのコピーを必要とする場合は、代わりに別の フォワーダー の宛先として追加してください。

すべてのメンバーは同じレベルのアクセス権を持ちます。共有受信トレイ内にオーナー、エージェント、またはビューアの区別はなく、カードは単に Shared access ピルを表示します。 1 人がメールを見ることができるが、アドレスから送信することはできないようにする必要がある場合、共有受信トレイは適切なツールではありません。

ストレージと制限

共有受信トレイは 10 GB のストレージで作成されます。この数値はインボックス作成時にプラットフォームによって設定され、パネルから調整することはできないため、大きな添付ファイルがある忙しいサポートキューは、アップグレードではなく時々クリアアウトが必要になります。Email Premium の 50 GB アップグレードは個別のメールボックスに適用され、共有受信トレイには適用されません。

アカウントが作成できる共有受信トレイの数に上限はなく、各受信トレイが持つことができるメンバーの数にも上限はありません。唯一の実際の制約は、すべてのメンバーが既に支払っているメールボックスである必要があることです。

読み取りと返信

メンバーは自分のメールボックスを通じて共有受信トレイにアクセスします。Webmail に自分自身としてサインインすると、共有受信トレイは自分のメール と並んで表示されます。パネルから 1 回クリックして Webmail を開く方法については Accessing Your Email via Webmail を参照し、デスクトップまたはモバイル クライアントで作業する場合は Setting Up an Email Client を参照してください。

メール ストアが共有されているため、通常のエチケットが適用されます。メッセージを取り上げるときにメッセージにフラグを付けるか移動して、同僚が 2 回答えないようにし、削除の代わりにフォルダを使用してください。削除するとメッセージが全員から削除されます。

共有受信トレイの削除

共有受信トレイ カードを開き、Delete をクリックします。確認は何が起こるかについて明確です:

削除後、アドレスに送信されたメールは、アドレスがプラットフォーム上に存在しなくなるため、バウンスされます。

トラブルシューティング

「作成されましたが、一部のメンバーを追加できませんでした。」 インボックス自体は正常に作成され、失敗はメンバーシップ ステップのみでした。カードを開き、Members を展開し、不足しているメンバーを手動で追加します。何も失われていません。

作成ボタンがロックアイコン付きでグレーアウトされています。 お客様のロールにはメールボックス書き込みアクセスが含まれていません。Owner と Admin だけが共有受信トレイを管理できます。

必要なドメインがドロップダウンに表示されていません。 ドメイン リストは、お客様のアカウントが既にメールボックスを持つドメインから構築されます。最初にそのドメイン上にメールボックスを作成し、その後戻ってきてください。

メンバーが自分のメール クライアントで共有受信トレイを見ることができません。 一部のクライアントでは、共有フォルダを明示的に購読するよう指示される必要があります。最初に Webmail を確認させてください。そこに表示される場合、アカウントは正しく、問題はクライアント側のフォルダ購読です。

アドレスへのメールが受信者の端でスパムに送信されています。 これは共有受信トレイの問題ではなく、認証の問題です。Why Are My Emails Going to Spam? と そのドメイン上のメールボックスの Deliverability タブを確認してください。

関連する読み物: Email Forwarding、Distribution Groups、Mailing Lists、および Email Aliases。