Чтение вашего счёта

Каждая операция, которую выполняет Kapsule, создает две записи, описывающие одну и ту же транзакцию с разных сторон: заказ, который отражает, что вы купили, и счёт-фактура, который является документом, требуемым вашему бухгалтеру.

Понимание различий между ними значительно облегчает навигацию по странице «Биллинг».

Номера заказов и номера счётов-фактур

Нумерация счётов-фактур начинается заново в каждом календарном году, поэтому номер счёта-фактуры уникален только в пределах своего года.

Поиск счёта-фактуры

1. Перейдите на страницу Биллинг.
2. Откройте вкладку Заказы.
3. Найдите строку по дате, описанию или сумме.
4. Нажмите Просмотр.
5. В карточке Управление используйте Просмотр налогового счёта-фактуры или Скачать PDF.

Пять последних счётов-фактур также отображаются в правой колонке вкладки Планы, если вам нужен только последний из них.

Содержание счёта-фактуры

Документ организован в пять блоков.

Заголовок

В верхней части счёта-фактуры слева находятся наши реквизиты: Kapsule Group Limited, NZBN 9429050450015 и наш номер НДС, если НДС был начислен.

Справа расположены тип документа, номер счёта-фактуры в моноширинном шрифте, значок статуса, дата выпуска и дата оплаты (после оплаты).

Документ озаглавлен Налоговый счёт-фактура, если был начислен НДС Новой Зеландии, и просто Счёт-фактура, если нет. См. НДС и налоговые счёта-фактуры.

Счёт выставлен

Этот блок содержит ваши реквизиты на момент выпуска счёта-фактуры: имя учётной записи, адрес электронной почты для биллинга и адрес.

Если вы указали в панели свой собственный NZBN и номер НДС, они также появятся здесь. Они печатаются только на счётах-фактурах, выпущенных после их сохранения, поэтому важно заполнить их своевременно.

Позиции

Таблица имеет четыре столбца: Описание, Кол-во, Цена за единицу и Сумма. Каждая позиция также содержит период обслуживания под ней, показывающий точные даты, на которые распространяется платёж.

Описания строятся из названия продукта, плана, цикла выставления счётов и типа события, вызвавшего платёж. Вы увидите такие формулировки:

• "Web Hosting Pro, ежемесячная подписка" для первого платежа по новой подписке.
• "Web Hosting Start, ежемесячное продление" для каждого последующего платежа.
• "Обновление на Web Hosting Pro (ежемесячно)" для обновления в середине периода.

Это различие между подпиской и продлением - самый быстрый способ отличить новую покупку от повторяющейся при просмотре счётов-фактур за год.

Итоги

Если был начислен НДС, появятся три строки:

• Сумма (без НДС), сумма позиций до налога.
• НДС (15%), налоговая составляющая.
• Итого, это сумма, которая была списана с вашей карты.

Если НДС не был начислен, строка НДС полностью опускается, а строка суммы просто обозначается Сумма.

Оплата и статус

Панель Платёж сбоку показывает, какая карта была использована (её тип и последние четыре цифры), и указывает, оплачен ли счёт-фактура, ожидает оплаты или платёж не прошёл.

Значок статуса может отображать: Оплачено, Ожидается, Ошибка, Черновик, Аннулировано, Неполучаемо, Возвращено или Частично возвращено.

Счёт-фактура выпускается до попытки списания, поэтому неудачный или отклонённый платёж всё равно оставляет документ. Это сделано специально: так неудачный платёж виден и отслеживаем, а не скрыт. Счёт-фактура с ошибкой показывает баннер со следующим текстом: "Нам не удалось обработать этот счёт-фактуру. Обновите способ оплаты, и мы повторим попытку автоматически" с кнопкой Обновить карту. См. Когда платёж не проходит.

Скачивание PDF

Карточка Управление на заказе или счёте-фактуре предлагает три действия:

• Просмотр счёта-фактуры открывает PDF в новой вкладке.
• Скачать PDF сохраняет его с названием, основанным на номере счёта-фактуры.
• Связаться с поддержкой открывает тикет, если что-то выглядит неправильно.

При открытии счёта-фактуры в модальном окне также доступна опция Печать.

PDF генерируется по требованию и защищён управлением доступом, поэтому ссылка работает только для пользователя, вошедшего в вашу учётную запись. Безопасно отправить сам файл вашему бухгалтеру по электронной почте, но ссылка не будет работать для них, если у них нет учётной записи.

Сверка счётов-фактур за год

Если вы подготавливаете годовой отчёт:

1. Откройте вкладку Заказы и перейдите назад по году.
2. Скачайте каждый PDF. Имя файла - это номер счёта-фактуры, поэтому они сортируются хронологически после добавления префикса года.
3. Проверьте, что ваш NZBN и номер НДС указаны на тех счётах-фактурах, которые вы планируете использовать при подаче. Если они отсутствуют, они не были сохранены в то время и не могут быть добавлены задним числом.
4. Обратите внимание, что регистрация доменов и их продления - это отдельные платежи, отличные от платежей за хостинг, поэтому один месяц может создать несколько документов.

Статистика Оплачено в этом году на обзоре биллинга даёт вам быструю проверку по сумме и количеству счётов-фактур.

Решение проблем

Ссылка на счёт-фактуру привела меня на страницу заказа. Это ожидаемое поведение. Используйте Просмотр налогового счёта-фактуры на этой странице, чтобы получить документ.

Мой счёт-фактура говорит "Счёт-фактура", а не "Налоговый счёт-фактура". НДС не был начислен, что означает, что валюта вашей учётной записи - не NZD. Документ без НДС по праву не является налоговым счётом-фактурой.

PDF не открывается для моего бухгалтера. Он не вошёл в вашу учётную запись. Отправьте ему загруженный файл вместо ссылки или пригласите его с ролью «Биллинг». См. Приглашение членов команды и установка ролей.

Мои реквизиты компании неправильно указаны в старом счёте-фактуре. Выданные счёта-фактуры по дизайну неизменяемы. Исправьте реквизиты в панели, и они появятся на будущих счётах-фактурах. Если счёт-фактура содержит существенные ошибки, откройте тикет поддержки.

Я не могу найти счёт-фактуру за платёж из моей выписки. Проверьте вкладку "Заказы" в период, включая автоматические продления. Если ничего не совпадает, укажите дату выписки, сумму и последние четыре цифры карты в тикете поддержки.

Счёт-фактура отмечена как "Возвращено". Деньги были переведены обратно на исходный способ оплаты. См. Возвраты и что подлежит возврату.