Почта
Группы распределения
A distribution group is one address at your domain that fans out to several people, so mail to an address like team@ or billing@ reaches everyone on the list without anybody having to remember who…
Группы рассылки
Группа рассылки: это один адрес на вашем домене, который разветвляется на несколько человек. Письма на адреса вроде team@ или billing@ доходят до всех в списке без необходимости запоминать, кто там находится.
Группы рассылки занимают промежуточное положение между псевдонимом (поступает в один почтовый ящик) и общим почтовым ящиком (над которым работает вся команда). Используйте группу, если нужен адрес с трансляцией: каждый человек в списке получает свою копию в свой почтовый ящик, и каждый разбирается с письмом независимо.
Когда использовать группу
В консоли Email есть четыре функции разветвления, и они решают разные задачи. Неправильный выбор: самая частая причина ошибок типа "адрес работает, но письма получают не те люди".
| Используйте | Когда |
|---|---|
| Группа рассылки | Фиксированный набор внутренних сотрудников должен получить по копии, например everyone@ или directors@ |
| Общий почтовый ящик | Команда работает вместе над одной очередью и нужна общая информация о прочитанности |
| Переадресация | Нужно маршрутизировать адрес на одно или два назначения, включая внешние |
| Список рассылки | Люди должны самостоятельно подписываться и отписываться |
Группы рассылки доставляют письма в почтовые ящики на ваших доменах и на адреса где угодно еще. Участник вне вашей учетной записи помечается значком external, это просто констатация факта, а не предупреждение: письма группе перенаправляются ему как и любому другому участнику. Поэтому личный адрес, бухгалтер или коллега из другой компании могут быть участниками.
Есть один адрес, который мы не добавим: адрес, принадлежащий другому клиенту Kapsule. Письмо на такой адрес доставляется прямо в его почтовый ящик, поэтому его добавление было бы способом протолкнуть письмо в чужой ящик. Попросите этого человека перенаправить свою почту на адрес, которым вы управляете, и добавьте его вместо этого.
Создание группы
Создание группы: это трёхэтапный мастер: Domain, Address, затем Create.
- Войдите в KPanel и нажмите Email на левой боковой панели.
- Откройте вкладку Distribution groups.
- Нажмите кнопку создания, чтобы запустить мастер.
Шаг 1: Domain
Выберите домен, на котором будет адрес группы. Список содержит домены вашей учетной записи. Если он пуст, вы увидите "No domains on this account yet" и ссылку Go to domains: сначала зарегистрируйте или перенесите домен.
Также нужен хотя бы один почтовый ящик на этом домене. Если его нет, создание группы отклоняется с сообщением "You don't have any mailboxes on that domain."
Шаг 2: Address
Введите часть перед символом @, например team. При вводе выполняются три проверки в реальном времени, и каждая должна пройти:
- Только буквы, цифры и символы
._%+- - От 1 до 64 символов
- Еще не используется одной из ваших групп
Последняя проверка сравнивает только ваши существующие группы. Она не проверяет, не использует ли этот адрес уже почтовый ящик, псевдоним или переадресация. Если почта ведет себя странно после создания группы, проверьте вкладки Mailboxes и Forwarders на совпадение адреса.
Шаг 3: Create
Проверьте адрес и нажмите Create group.
Управление участниками
На каждой карточке группы отображается статус, адрес и количество участников. Разверните карточку, чтобы увидеть список участников и строку добавления.
Чтобы добавить участника, введите его адрес в поле (подсказка показывает два формата, member@yourdomain.com или external@gmail.com) и нажмите Add member. Участники вне вашей учетной записи получают значок external в списке. Они получают письма группы точно так же, как внутренние участники.
Чтобы удалить участника, используйте элемент управления на его строке.
Изменения вступают в силу сразу же после сохранения. Нет этапа публикации и нет задержки распространения, которую нужно ждать.
Роли и разрешения
Создание группы, удаление, добавление или удаление участников требуют роли Owner или Admin на учетной записи. Члены учетной записи с более низкими ролями могут видеть группы, но элементы управления заблокированы с подсказкой, указывающей требуемое разрешение.
Быть участником группы рассылки не дает никаких разрешений. Это просто означает, что письма, отправленные на адрес группы, доставляются в этот почтовый ящик.
Включения плана
Группы рассылки входят в планы Email Team и Email Business. Email Solo, который это план для одного почтового ящика, их не включает. Панель показывает право вашего плана рядом со списком групп, поэтому если вы на плане без групп и мастер создания недоступен, причина в этом. См. Upgrading Your Plan для перехода на более высокий уровень.
Группы дешевы в создании и бесплатны в изменении, поэтому избегайте искушения создать одну гигантскую everyone@ и маршрутизировать через неё всё. Маленькие, конкретные группы (accounts@, dispatch@, oncall@) намного легче держать в актуальном состоянии, и они мешают людям игнорировать письма, которые обычно не для них.
Удаление группы
Разверните карточку группы и используйте Delete group. Подтверждение гласит "Delete group {address} and all its members?" и действие удаляет группу и её записи участников.
После удаления письма, отправленные на этот адрес, больше не разветвляются. Установите переадресацию на тот же адрес, если люди могут продолжать писать на него, или оставьте его для отскока, чтобы отправители узнали о новом адресе.
Решение проблем
Участник не получает письма группы и его адрес внешний. Внешние участники получают доставку, так что это обычный вопрос доставляемости, а не ограничение. Сначала проверьте папку спама. Письма группе отправляются с адресом отправителя, установленным на адрес группы, поэтому отскоки возвращаются к адресу группы, а не к тому, кто написал сообщение: если их провайдер его отклоняет, этот отказ попадает на адрес группы.
Письма группе доходят только до некоторых участников. Разверните группу и подтвердите, что список участников соответствует вашим ожиданиям, затем проверьте, что каждый почтовый ящик участника Active на вкладке Mailboxes. Почтовый ящик со статусом Suspended, Paused или переполненный не примет новые письма. См. My Mailbox Is Full.
Нужный адрес отклонен. Три проверки в реальном времени говорят вам, какое правило вы нарушили. Самая частая причина: заглавная буква или пробел, адреса строчные и не могут содержать пробелы.
Письма группы попадают в папки спама участников. Письма разветвления аутентифицируются так же, как любая другая почта на вашем домене, поэтому это проблема аутентификации домена. Запустите проверку доставляемости для любого почтового ящика на этом домене и прочитайте Why Are My Emails Going to Spam?.
Ответы участников идут исходному отправителю, а не группе. Это нормальное поведение разветвления: каждый участник получил копию, адресованную ему, поэтому Reply идет отправителю, а Reply All включает адрес группы. Если хотите, чтобы каждый ответ остался видим всей команде, используйте вместо этого общий почтовый ящик.
Нужно, чтобы адрес группы также хранил копию. Создайте почтовый ящик на адресе и добавьте его как участника группы с другим именем, или используйте общий почтовый ящик, который хранит почту по умолчанию.
Дополнительное чтение: Shared Inboxes, Mailing Lists, Email Forwarding, и Email Sending Limits.