Почта
Общие входящие для командных адресов
A shared inbox is an address like support@ or info@ that several people on your team read and reply from together, each signing in with their own mailbox credentials rather than passing one password…
Общая папка входящих писем для командных адресов
Общая папка входящих писем, это адрес типа support@ или info@, который несколько членов вашей команды читают и из которого отправляют письма вместе, каждый входя под своими собственными учетными данными почтового ящика, вместо того чтобы передавать один пароль.
Большинство небольших команд начинают с того, что делают support@ перенаправлением, обнаруживают, что никто не знает, на какие сообщения уже ответили, а затем создают почтовый ящик с общим паролем. Общая папка входящих писем решает обе проблемы: почта находится в одном месте с единым состоянием прочитано/непрочитано, и каждый человек, который открывает ее, делает это как он сам.
Что такое общая папка входящих писем на самом деле
Когда вы создаете общую папку входящих писем, KapsuleHost создает реальное хранилище на нашей почтовой платформе с собственным адресом и собственным хранилищем сообщений, а затем предоставляет каждому члену доступ к почтовому ящику. Почта, отправленная на адрес, попадает один раз в одно место. Когда член открывает его, он видит то же состояние папки, что видят все остальные, поэтому сообщение, отмеченное как прочитанное, прочитано для всей команды.
Это важное отличие от других функций распределения в консоли Email:
| Функция | Почта поступает | Лучше всего подходит для |
|---|---|---|
| Общая папка входящих писем | Один раз в общее хранилище, которое открывают все | Адрес, над которым работает команда, например support@ или accounts@ |
| Перенаправление | Копия в каждый входящий ящик назначения | Отправка адреса одному или двум людям, которые каждый его обрабатывает |
| Группа рассылки | Копия каждому внутреннему члену | Объявления фиксированной внутренней группе |
| Список рассылки | Копия каждому члену | Список, на который люди могут подписаться и отписаться |
Если два человека должны видеть сообщение, но только один будет действовать в отношении него, перенаправление подойдет. Если двум людям нужно работать с одной очередью без конфликтов, используйте общую папку входящих писем.
Перед созданием
Вам нужен хотя бы один почтовый ящик на домене. Если в учетной записи нет почтовых ящиков, панель создания сообщает об этом напрямую: "Вам нужен хотя бы один почтовый ящик перед созданием общей папки входящих писем. Сначала добавьте почтовый ящик." Члены выбираются из существующих почтовых ящиков, поэтому добавлять нечего, пока у вас есть хотя бы один.
Вам также нужна правильная роль. Создание, удаление и изменение членства в общей папке входящих писем требуют роли Owner или Admin в учетной записи. Если у вас есть более низкая роль, кнопки появляются с значком замка и подсказкой, объясняющей, какое разрешение отсутствует. Обратитесь к разделу Account Security, если вам нужно изменить роль кого-то.
Создание общей папки входящих писем
- Войдите в KPanel и нажмите Email на левой боковой панели.
- Откройте вкладку Shared Inboxes.
- Нажмите Create shared inbox.
- В Address введите часть перед @, например
support. Поле преобразует текст в нижний регистр при вводе. - Выберите домен из раскрывающегося списка рядом с ним.
- При необходимости установите Display name, например "Support Team". Это то, что получатели видят рядом с адресом.
- При необходимости отметьте несколько Initial members. Средство выбора отображает почтовые ящики, которые уже есть в вашей учетной записи.
- Нажмите Create shared inbox.
Адрес должен быть от 1 до 64 символов и может содержать буквы, цифры, точки, подчеркивания и дефисы, начинаясь и заканчиваясь буквой или цифрой. Домен должен быть одним из доменов, на котором у вас уже есть почтовый ящик, и адрес не может конфликтовать с существующим почтовым ящиком или другой общей папкой входящих писем.
Добавление и удаление членов
Каждая карта общей папки входящих писем имеет элемент управления Members, который разворачивает список членов. Оттуда:
- Чтобы добавить кого-то, выберите его почтовый ящик из раскрывающегося списка Add a mailbox as member... и нажмите Add.
- Чтобы удалить кого-то, используйте элемент управления удалением в его строке.
Члены должны быть существующими почтовыми ящиками в той же учетной записи. Вы не можете добавить внешний адрес, такой как личный аккаунт Gmail, в качестве члена: если вы попытаетесь, панель сообщит, что адрес "is not a mailbox on this account." Если кто-то вне вашей учетной записи действительно нуждается в копии почты, добавьте его как назначение в отдельное перенаправление.
Каждый член имеет одинаковый уровень доступа. Внутри общей папки входящих писем нет различия владельца, агента или зрителя, и карта просто показывает значок Shared access. Если вам нужно, чтобы один человек видел почту, но не отправлял с этого адреса, общая папка входящих писем не является правильным инструментом.
Хранилище и ограничения
Общая папка входящих писем создается с хранилищем в 10 ГБ. Эта цифра устанавливается платформой при создании почтового ящика и не регулируется из панели, поэтому оживленная очередь поддержки с большими вложениями требует периодической очистки, а не обновления. Обновление Email Premium на 50 ГБ применяется к отдельным почтовым ящикам, а не к общим папкам входящих писем.
Нет ограничения на количество общих папок входящих писем, которые может создать учетная запись, и нет ограничения на количество членов в каждой. Единственное реальное ограничение заключается в том, что каждый член должен быть почтовым ящиком, за который вы уже платите.
Установите отображаемое имя для общей папки входящих писем с самого начала. Ответы от support@, которые отображаются как голый адрес, выглядят как автоматическая почта, и получатели заметно менее склонны отвечать на них. "Acme Support" читается как человек на другом конце.
Чтение и отправка ответов
Члены достигают общей папки входящих писем через свой собственный почтовый ящик. Войдите в веб-почту как вы, и общая папка входящих писем появляется рядом с вашей почтой. Смотрите Accessing Your Email via Webmail, чтобы узнать, как открыть веб-почту из панели одним щелчком, и Setting Up an Email Client, если вы предпочитаете работать в клиенте рабочего стола или мобильного устройства.
Так как хранилище почты общее, применяются обычные правила вежливости: отметьте флажком или переместите сообщение, когда вы его берете, чтобы коллега не ответил на него дважды, и используйте папки вместо удаления, так как удаление удаляет сообщение для всех.
Удаление общей папки входящих писем
Откройте карту общей папки входящих писем и нажмите Delete. Подтверждение четко говорит о том, что произойдет:
"Общая папка входящих писем и вся хранящаяся в ней почта удаляются безвозвратно. Члены теряют доступ. Это не может быть отменено." В отличие от почтового ящика, который проходит семидневный период отсрочки удаления, общая папка входящих писем и история сообщений удаляются сразу же. Экспортируйте или перенаправьте все, что вам нужно сохранить, в первую очередь.
После удаления почта, отправленная на адрес, возвращается, потому что адрес больше не существует на платформе.
Устранение неполадок
"Создано, но некоторых членов не удалось добавить." Сам почтовый ящик был создан успешно, а сбой был только на этапе членства. Откройте карту, разверните Members и добавьте отсутствующих людей вручную. Ничего не было потеряно.
Кнопка создания неактивна с значком замка. Ваша роль не включает доступ для записи почтовых ящиков. Только Owner и Admin могут управлять общими папками входящих писем.
Домен, который я хочу, не находится в раскрывающемся списке. Список доменов создается из доменов, на которых в вашей учетной записи уже есть почтовый ящик. Сначала создайте почтовый ящик на этом домене, а затем вернитесь.
Член не может видеть общую папку входящих писем в своем почтовом клиенте. Некоторые клиенты должны быть явно указаны на подписку к общим папкам. Попросите их сначала проверить веб-почту: если она появляется там, учетная запись правильная и проблема связана с подпиской на папку на стороне клиента.
Почта на адрес попадает в спам на конце получателя. Это проблема аутентификации, а не проблема общей папки входящих писем. Пройдите через Why Are My Emails Going to Spam? и вкладку Deliverability на любом почтовом ящике в этом домене.
Рекомендуемое чтение: Email Forwarding, Distribution Groups, Mailing Lists и Email Aliases.