Почему мои письма попадают в спам?

Mail from your domain landing in junk folders is almost always an authentication problem or a reputation problem, and KPanel can diagnose and fix most of the authentication half for you in a few…

Письма с вашего домена попадают в папку спама почти всегда из-за проблем с аутентификацией или репутацией, и KPanel может диагностировать и исправить большую часть проблем с аутентификацией за несколько кликов.

Поставщики услуг электронной почты больше не рассматривают неаутентифицированную почту просто как подозрительную: Google и Microsoft теперь требуют, чтобы домен доказал свою личность перед тем, как они поместят его письма во входящие. Это руководство начинается с одного экрана, который показывает вам точно, что не так, а затем переходит к репутации, тестированию и тому, что делать, когда конкретный поставщик вас блокирует.

Начните с проверки доставляемости

Не гадайте. KPanel проверяет фактические опубликованные DNS-записи вашего домена и оценивает их.

Войдите в KPanel и нажмите Email в левой боковой панели.
Нажмите на почтовый ящик, домен которого вы хотите проверить.
Откройте вкладку Deliverability с названием "Проверьте записи аутентификации электронной почты вашего домена".

Вы получаете оценку из 100 с простым вердиктом (Отлично, Хорошо, Требует внимания или Плохо) и строку для каждой из четырёх важных записей:

Проверка	Что она делает
MX-записи	Контролируют, куда доставляется входящая электронная почта.
SPF	Сообщает серверам приёма, какие серверы могут отправлять электронную почту с вашего домена.
DKIM	Добавляет криптографическую подпись к вашим письмам, доказывая, что они отправлены вами.
DMARC	Сообщает серверам, что делать, когда письмо не прошло проверки аутентификации.

Каждая строка показывает Configured, Needs attention или Missing.

Вкладка Deliverability для почтового ящика в KPanel

Исправление пропущенных записей

Любая строка, которая не является Configured, предлагает Auto-fix. Нажмите её, и Kapsule опубликует правильную запись в вашу зону DNS.

Auto-fix добавляет только то, что отсутствует. Подтверждение явное: "Kapsule добавит отсутствующие записи SPF, DKIM и DMARC в вашу зону DNS. Существующие записи никогда не изменяются и не удаляются." Ваши собственные записи в безопасности.

После применения KPanel скажет вам "Applied successfully. DNS may take 5 to 30 minutes to propagate." Используйте Re-check после истечения этого времени вместо того, чтобы сразу перезагружать и беспокоиться.

Auto-fix может писать только в зону DNS, которую размещает Kapsule. Если ваш домен разрешается другим поставщиком DNS, вкладка Deliverability показывает предложенную запись для публикации, и вы должны добавить её туда самостоятельно. Ничего не улучшится, пока эта запись не будет действительно активна в зоне, из которой разрешается ваш домен.

Если вкладка показывает, что домен не проверен, сначала завершите проверку владения: опубликуйте показанную TXT-запись и нажмите Verify. Эта проверка помешает кому-либо ещё заявлять права на ваш домен для электронной почты.

С чего начинает новый домен

Домен, зарегистрированный через Kapsule, не начинает с нуля. Когда создаётся зона, мы засеваем её рабочей базовой конфигурацией, включая запись MX с приоритетом 10, указывающей на mail.kapsulehost.com, и стартовую запись SPF v=spf1 mx ~all, наряду с записями A для самого сайта.

Если вы используете поставщика услуг почты, отличного от Kapsule, эта базовая конфигурация вам не навязывается. Kapsule намеренно не публикует и не перезаписывает MX, SPF, DKIM или DMARC записи домена. Направьте MX на вашего поставщика и установите его SPF и DKIM, и эти записи останутся ровно такими, какими вы их оставили.

Для подробного объяснения того, что на самом деле говорит каждая запись и почему серверы приёма беспокоятся о ней, прочитайте SPF, DKIM and DMARC Explained.

Четыре обычные причины

1. Нет SPF-записи или она неправильная

SPF списывает серверы, которым разрешено отправлять от вашего домена. Без этого всё, что выдаёт себя за вас, выглядит одинаково правдоподобно, и фильтры относятся ко всему этому с подозрением.

Классическая саморазрушительная версия этого: иметь более одной SPF-записи на домене. Домену разрешена ровно одна, и публикация двух делает обе недействительными. Если вы используете другой сервис, который отправляет от вашего имени, такой как инструмент рассылки или CRM, его хосты отправки принадлежат внутри вашей единой SPF-записи, а не во второй.

2. DKIM не подписывает

DKIM добавляет подпись, которая доказывает, что сообщение не было изменено при передаче и действительно пришло с вашего домена. Kapsule автоматически генерирует и публикует DKIM-ключи для доменов в нашей DNS. Если вкладка Deliverability показывает DKIM как Missing на внешне размещённом домене, опубликованный ключ является проблемой: используйте предложенную запись.

3. Нет политики DMARC

DMARC связывает SPF и DKIM вместе и сообщает серверам приёма, что делать, когда сообщение не прошло оба. Домен без записи DMARC вообще всё больше и больше не доверяется крупными поставщиками, независимо от того, насколько хороша остальная часть вашей конфигурации.

4. Домен без репутации

Даже с идеальной аутентификацией, совершенно новый домен не имеет истории отправок. У серверов приёма нет свидетельства того, что люди хотят получать вашу почту, поэтому ранние сообщения фильтруются сложнее, чем они будут через месяц. Это нормально, это разрешается само по себе, и раздел ниже о разогреве объясняет, как это помочь.

Правильное включение защиты DMARC

Не пишите DMARC-политику вручную и не надейтесь на лучшее. KPanel запускает управляемый рамп, который безопасно переводит ваш домен от мониторинга к полной защите.

Откройте Domains в левой боковой панели и нажмите на ваш домен.
Перейдите на вкладку Email и найдите карточку DMARC Protection.
Если на ней написано "Not enrolled", нажмите Start DMARC Ramp.

Рамп перемещает вашу политику с None (Monitoring) через Quarantine на Reject (Full Protection) автоматически в течение 14 дней. Вы получаете "DMARC protection started. Your policy will ramp over 14 days."

Вы сохраняете управление на протяжении всего времени: Pause Ramp, Resume Ramp, и Roll Back to None.

Переход сразу к политике отклонения - это самый быстрый способ заставить вашу собственную законную почту исчезнуть. Любой сервис, который отправляет от вашего домена и ещё не охвачен SPF или DKIM, инструмент выставления счётов, система бронирования, CRM, начнёт отклоняться сразу же, а не фильтроваться. Вот именно поэтому рамп начинается с мониторинга: он даёт вам две недели свидетельств перед тем, как что-то будет принудительно применено.

Чтение отчётов DMARC

После начала потока писем поставщики услуг отправляют обратно сводные отчёты, и KPanel собирает их на той же вкладке Email вашего домена под DMARC Reports.

Вы получаете процент успешных доставок, количество сообщений и разбор по исходному IP-адресу основных отправителей, использующих ваш домен, со столбцами успеха и сбоя.

Сноска на этой карточке содержит всю технику диагностики в одной строке: "A failing source is usually a legitimate sender that isn't authorised yet (add it to SPF or set up DKIM) or someone spoofing your domain." Работайте вниз по источникам сбоя по объёму. Признайте отправителя и авторизуйте его; не признайте его, и вы только что обнаружили кого-то, подделывающего ваш домен.

Отчёты приходят несколько раз в неделю, а не мгновенно, поэтому дайте несколько дней, прежде чем заключить, что нечего смотреть.

Разогрев нового домена отправки

Если вы только что начали отправлять с нового домена:

Начните с малого. Несколько десятков сообщений в день на первой неделе достаточно.
Отправляйте людям, которые действительно будут взаимодействовать. Ответы и открытия от реальных корреспондентов - это самый сильный положительный сигнал.
Избегайте массовых отправок в холодные списки в первые несколько недель. Ничто не повреждает молодой домен быстрее.
Следите за отскоками. Высокий процент отскоков говорит серверам приёма, что ваш список не чист.
Продолжайте отправлять постоянно. Домен, который отправляет пять сообщений один день и две тысячи в следующий, выглядит скомпрометированным.

Почтовый ящик Kapsule создан для подлинной деловой переписки. Маркетинговые кампании и большие списки рассылок должны находиться на выделенном сервисе массовой рассылки со своим управлением списками и обработкой отписки. Запуск кампании через обычный почтовый ящик рискует репутацией каждого отправляемого сообщения, включая те, которые имеют значение.

Если ваш домен использовался для отправки спама в прошлом, будь то вами или кем-то, кто его скомпрометировал, восстановление репутации занимает значительно больше времени, и нет никакого способа ускорить это.

Тестирование вашей доставляемости

Два бесплатных инструмента расскажут вам больше за пять минут, чем неделя гадания:

Mail Tester на mail-tester.com. Она даёт вам одноразовый адрес, вы отправляете ей реальное сообщение, и она оценивает это точное сообщение на аутентификацию, форматирование и спам-сигналы.
Анализатор заголовков электронной почты MXToolbox. Вставьте полные заголовки из сообщения, которое попало в спам, и прочитайте, как каждый сервер на пути его обработал.

Отправка теста самостоятельно

Откройте веб-почту из KPanel, нажав Open Webmail на странице почтового ящика, или перейдите на webmail.kapsulehost.com. См. Accessing Your Email via Webmail.
Отправьте простое обычное сообщение на адрес Gmail или Outlook, который вы контролируете. Не создавайте тест, который выглядит как маркетинг.
Если оно попадает в спам, откройте его и прочитайте исходные заголовки. В Gmail это трёхточечное меню, затем Show original, где результаты SPF, DKIM и DMARC перечислены явно.

Тестируйте сообщением, которое выглядит как ваша реальная почта, а не со словом "test" в теме и одной строкой текста. Короткие, пустые сообщения с нового домена сами по себе - это спам-сигнал, и вы в итоге будете гоняться за проблемой, которую вы создали в тесте.

Что блокирует фильтры помимо аутентификации

После того, как аутентификация зеленая, само сообщение имеет значение:

Тема, написанная заглавными буквами, или переполненная восклицательными знаками и символами валют
Сообщение, которое является одним большим изображением с почти без текста
Сокращатели ссылок, или отображаемая ссылка, текст которой не совпадает с её назначением
Несоответствие между адресом From и доменом, который фактически отправил сообщение
Вложения в исполняемых или макросодержащих форматах
Получатели, которые ранее отметили вашу почту как спам, это сигнал для каждого получателя, с которым вы не можете поспорить

Если конкретный поставщик вас блокирует

Google и Gmail. Google Postmaster Tools на postmaster.google.com дают владельцам доменов реальные данные об ошибках доставки, уровне спама и репутации домена для писем, отправляемых на Gmail. Проверьте свой домен там и сначала прочитайте уровень спама.

Microsoft, Outlook и Hotmail. Используйте Microsoft SNDS, чтобы увидеть репутацию отправок и подать запрос на исключение из чёрного списка.

Кто-то ещё. Практически каждый поставщик управляет страницей почтмастера или злоупотреблений с описанием своего собственного процесса. Поищите имя поставщика плюс "postmaster".

Чёрные списки

Если законная почта отклоняется полностью, а не фильтруется в папку спама, проверьте, указаны ли домен или адрес отправки в списке. Проверка чёрного списка MXToolbox на mxtoolbox.com/blacklists.aspx запрашивает основные списки одновременно, и каждое указание ссылается на процесс исключения собственного списка.

Kapsule управляет инфраструктурой отправок, поэтому если вы подозреваете указание на уровне сети, а не в вашем собственном домене, это наша задача расследовать. Откройте тикет поддержки с точным сообщением об отскоке, включая полный текст ошибки, и время, когда это произошло.

Устранение неполадок

На вкладке Deliverability написано "Managed by Kapsule". Ваш почтовый ящик находится на встроенном поддомене Kapsule, записи которого находятся на общей родительской зоне, которую мы держим в актуальном состоянии. Вам нечего настраивать. Направьте пользовательский домен на почтовый ящик, если вам нужна отдельная для каждого домена панель.

Auto-fix работал, но оценка не изменилась. DNS требует 5-30 минут для распространения. Дождитесь, затем используйте Re-check. Если всё ещё не изменилось, ваш домен, вероятно, разрешается из DNS, которое Kapsule не размещает.

Моя почта достигает Gmail, но не Outlook, или наоборот. Поставщики взвешивают сигналы по-разному и ведут отдельные репутации. Проверьте инструмент постмастера самого поставщика, а не меняйте DNS снова.

Один получатель никогда не получает мою почту, все остальные получают. Обычно это правило или блокировка на их стороне, или шлюз электронной почты их организации. Попросите их проверить папку спама и список заблокированных отправителей.

Входящая почта фильтруется, а не исходящая. Совсем другая проблема. Вкладка Spam filter на почтовом ящике управляет тем, что приходит; см. Email Not Receiving.

Всё зелёное, а почта всё ещё идёт в спам. Репутация требует времени и взаимодействия. Держите объёмы скромными, продолжайте отправлять людям, которые отвечают, и переПроверьте отчёты DMARC через пару недель.

Дополнительное чтение: SPF, DKIM and DMARC Explained, Accessing Your Email via Webmail, IMAP vs POP3, и Setting Up Your Mailbox.