Compte
Inviter des membres de l'équipe et définir les rôles
Your Kapsule account can be shared with colleagues, contractors, and accountants by sending each of them an email invitation and giving them a role that decides exactly what they can see and change.
Votre compte Kapsule peut être partagé avec des collègues, des prestataires et des comptables en envoyant à chacun une invitation par email et en lui attribuant un rôle qui détermine exactement ce qu'il peut voir et modifier.
Tout ce qui concerne les personnes se trouve sur une seule page : Paramètres, puis Équipe dans le groupe Workspace de la barre des paramètres. Elle liste tous les utilisateurs qui ont actuellement accès, toutes les invitations en attente d'acceptation et le formulaire d'invitation lui-même.
Qui peut gérer l'équipe
Seuls les rôles Owner et Admin peuvent inviter, modifier un rôle ou supprimer quelqu'un. Si vous vous connectez avec n'importe quel autre rôle, la page Équipe vous montre toujours la liste des membres et la légende des rôles, mais le formulaire d'invitation et les contrôles par ligne sont masqués.
Deux autres garde-fous s'appliquent même à un Owner ou Admin :
- Vous ne pouvez pas modifier ou supprimer votre propre appartenance depuis cette page.
- Vous ne pouvez pas modifier ou supprimer le Owner. Il y a exactement un Owner par compte, et seul le Owner peut transférer la propriété ou supprimer le compte.
Les cinq rôles
La légende des rôles en bas de la page Équipe est la description faisant autorité, et elle est reproduite ici.
| Rôle | Ce qu'il peut faire |
|---|---|
| Owner | Accès complet au compte. Peut transférer la propriété, supprimer le compte et faire tout ce qu'un Admin peut faire. Un seul Owner par compte. |
| Admin | Gestion complète sauf transfert de propriété. Invite et supprime des coéquipiers, modifie les paramètres, la facturation et provisionne les services. |
| Billing | Facturation uniquement. Gère les méthodes de paiement, les abonnements et les factures. Peut voir les sites et services mais ne peut pas les modifier ni modifier l'équipe. |
| Support | Accès en lecture plus capacité à répondre aux tickets d'assistance en votre nom. Ne peut pas modifier la facturation, les paramètres ou l'équipe. |
| Viewer | Accès en lecture seule aux tableaux de bord, sites, boîtes aux lettres et paramètres. Ne peut effectuer aucune modification. |
Donnez à un développeur externe le rôle Admin uniquement s'il a réellement besoin de provisionner et supprimer des services. S'il construit un site que vous avez déjà créé, Viewer plus des identifiants SFTP ou SSH pour ce seul site est généralement suffisant, et cela maintient votre facturation et vos enregistrements de domaine hors de portée.
Envoyer une invitation
- Allez à Paramètres, puis Équipe.
- Accédez à la fiche Inviter un coéquipier.
- Entrez l'adresse email de la personne dans le champ d'adresse.
- Choisissez un rôle dans la liste déroulante. Les quatre options sélectionnables sont Admin : accès complet, Billing : paiements et plans, Support : lecture et tickets et Viewer : lecture seule. Owner n'est pas proposé ici car il est transféré, non accordé.
- Lisez le panneau d'explication bleu en dessous. Il se met à jour au fur et à mesure que vous modifiez la liste déroulante et explique ce que ce rôle peut faire.
- Cliquez sur Envoyer l'invitation.
Vous verrez la confirmation « Invitation envoyée à » suivie de l'adresse, et l'invitation apparaît dans la fiche Invitations en attente.
Invitations en attente et comment elles expirent
La fiche Invitations en attente n'apparaît que lorsqu'au moins une invitation est en cours. Chaque ligne affiche l'adresse invitée, le rôle dans une pastille colorée, le moment où il a été envoyé et le temps restant avant l'expiration, en jours.
Les invitations sont des liens à usage unique envoyés par email. Si l'une n'est pas acceptée avant son expiration, envoyez-en une nouvelle à partir du même formulaire.
Pour retirer une invitation, cliquez sur la petite croix à la fin de sa ligne. Le panneau vous demande de confirmer, en avertissant que « Le lien d'invitation pour cette adresse cessera de fonctionner. Ils ne seront pas notifiés. » Aucun email n'est envoyé à la personne invitée lorsque vous révoquez.
Une invitation est liée à l'adresse email que vous avez tapée. Si votre collègue s'inscrit avec une adresse différente, l'invitation reste en attente et inutilisée. Demandez-leur quelle adresse ils ont utilisée et réinvitez celle-ci.
Modifier le rôle de quelqu'un
Sur la page Équipe, trouvez la personne dans la liste Membres de l'équipe. Lorsque vous avez la permission de la modifier, la pastille de rôle est remplacée par une liste déroulante. Choisissez le nouveau rôle et il s'enregistre immédiatement, confirmé par un message « Rôle mis à jour ». Il n'y a pas de bouton de sauvegarde distinct.
Les modifications de rôle prennent effet au prochain chargement de page du membre. Si vous rétrogradiez quelqu'un lors d'un incident de sécurité, supprimez-le plutôt pour que son accès se termine immédiatement, puis réinvitez-le une fois que les choses se sont calmées.
Supprimer un membre de l'équipe
Cliquez sur l'icône de poubelle rouge à la fin de la ligne du membre. Une boîte de dialogue de confirmation apparaît et indique clairement que la personne « perdra l'accès à ce compte immédiatement. Vous pouvez les réinviter plus tard. »
La suppression retire son accès de chaque partie du compte à la fois : le panneau, la facturation, les sites, les boîtes aux lettres et les domaines. Elle ne supprime pas quoi que ce soit qu'il a créé. Les sites, les boîtes aux lettres et les domaines appartiennent au compte, pas au membre qui les a configurés.
La suppression d'un coéquipier ne révoque pas les clés API qu'il a créées, car les clés API appartiennent au compte plutôt qu'à une personne. Si quelqu'un part, consultez Paramètres, puis Sécurité, et révoquez toute clé qu'il a créée. Voir API Keys and Developer Access.
Ce que chaque membre voit à son sujet
Chaque ligne affiche le nom d'affichage (ou l'adresse email lorsqu'aucun nom n'est défini), l'adresse email et la date de leur dernière connexion, affichée comme « actif aujourd'hui », « hier », un nombre de jours ou un nombre de mois. Votre propre ligne porte un badge Vous, et la ligne du Owner porte une icône de couronne.
Cette colonne de dernière activité est un outil de maintenance utile. Un prestataire qui ne s'est pas connecté depuis des mois est un compte qui vaut la peine d'être supprimé.
Garder l'équipe honnête
Deux habitudes gardent un compte partagé en sécurité :
- Passez en revue la liste trimestriellement. Les gens changent d'emploi et les agences terminent des projets. La page Équipe est le seul endroit où l'accès est accordé, c'est donc aussi le seul endroit où il doit être vérifié.
- Consultez le journal d'audit. Chaque action entreprise dans le compte est attribuée à la personne qui l'a effectuée. Voir Reading Your Account Audit Log pour savoir comment le filtrer par personne, ressource ou adresse IP.
Si vous soupçonnez que la connexion propre d'un coéquipier a été prise en charge plutôt que mal utilisée, traitez-la comme une compromise : supprimez-le, puis suivez Account Security et What to Do If Your Site Is Hacked.
Dépannage
Le formulaire d'invitation n's'affiche pas. Vous êtes connecté avec un rôle inférieur à Admin. Demandez au Owner ou à un Admin d'envoyer l'invitation.
« Cette adresse email est déjà utilisée. » L'adresse appartient déjà à une connexion Kapsule. Elle peut toujours rejoindre votre compte, mais demandez à la personne d'accepter l'invitation alors qu'elle est connectée à cette connexion existante plutôt que de créer une deuxième.
L'email d'invitation n'est jamais arrivé. Demandez-leur de vérifier les dossiers spam et promotions. Les invitations sont envoyées depuis notre plate-forme de messagerie transactionnelle, donc un filtre d'entreprise strict peut les mettre en quarantaine. Révoquez l'invitation en attente et envoyez-en une nouvelle à une adresse personnelle si leur filtre de travail continue de la bloquer.
Un membre dit qu'il ne peut pas voir la facturation. C'est correct pour les rôles Support et Viewer. Seuls Owner, Admin et Billing accèdent aux pages de facturation. Voir Understanding Your Billing Page.