Facturation & forfaits
Lire votre facture
Every charge Kapsule makes produces two records that describe the same transaction from different angles: an order, which is what you bought, and an invoice, which is the document your accountant…
Chaque facturation effectuée par Kapsule génère deux enregistrements qui décrivent la même transaction sous des angles différents: une commande, qui est ce que vous avez acheté, et une facture, qui est le document que votre comptable souhaite.
Comprendre la différence entre les deux rend la page Facturation beaucoup plus facile à naviguer.
Numéros de commande et numéros de facture
| Enregistrement | Format | Qu'est-ce que c'est |
|---|---|---|
| Commande | KC- suivi de chiffres | L'achat: ce que vous avez acheté, l'état du provisionnement et les contrôles de remboursement |
| Facture | KCI- suivi de l'année et d'une séquence | Le document fiscal: postes, TPS, totaux et PDF |
La séquence de facturation recommence chaque année civile, donc un numéro de facture est unique au sein de son année plutôt que pour tous les temps.
Comme une commande et une facture décrivent généralement la même transaction, l'ouverture d'une facture appartenant à une commande vous envoie plutôt à la page de commande. Ce n'est pas une erreur. La page de commande porte un bouton Afficher la facture fiscale qui vous donne le même document. Il n'y a pas de page d'index de factures distincte: Toutes les factures sur l'aperçu Facturation vous envoie à l'onglet Commandes.
Trouver une facture
- Allez à Facturation.
- Ouvrez l'onglet Commandes.
- Trouvez la ligne par date, description ou montant.
- Cliquez sur Afficher.
- Dans la carte Gérer, utilisez Afficher la facture fiscale ou Télécharger le PDF.
Les cinq factures les plus récentes sont également listées dans la colonne de droite de l'onglet Plans si vous voulez simplement la dernière.
Contenu de la facture
Le document est présenté en cinq blocs.
L'en-tête
Le haut de la facture porte nos coordonnées à gauche: Kapsule Group Limited, NZBN 9429050450015, et notre numéro de TPS où la TPS a été facturée.
À droite se trouvent le type de document, le numéro de facture dans une police monospaced, un badge de statut, la date d'émission et, une fois payée, la date du paiement.
Le document est intitulé Facture fiscale où la TPS de Nouvelle-Zélande a été facturée, et simplement Facture quand elle ne l'a pas été. Consultez TPS et factures fiscales.
Facturé à
Ce bloc contient vos coordonnées telles qu'elles existaient au moment de l'émission de la facture: nom du compte, email de facturation et adresse.
Si vous avez entré votre propre NZBN et numéro de TPS dans le panneau, ils apparaissent également ici. Ils ne sont imprimés que sur les factures émises après les avoir enregistrés, c'est pourquoi il est important de les remplir tôt.
Les postes
Le tableau a quatre colonnes: Description, Qté, Prix unitaire et Montant. Chaque ligne porte également une période de service en dessous, montrant les dates exactes couvertes par la facturation.
Les descriptions sont construites à partir du produit, du plan, du cycle de facturation et du type d'événement ayant causé la facturation. Vous verrez des formulations telles que:
- « Web Hosting Pro, abonnement mensuel » pour la première facturation sur un nouvel abonnement.
- « Web Hosting Start, renouvellement mensuel » pour chaque facturation ultérieure.
- « Upgrade vers Web Hosting Pro (mensuel) » pour une mise à niveau en milieu de période.
Cette distinction entre abonnement et renouvellement est le moyen le plus rapide de distinguer un nouvel achat d'un achat récurrent quand vous parcourez une année de factures.
Les totaux
Où la TPS a été facturée, trois lignes apparaissent:
- Sous-total (hors TPS), la somme des postes avant taxe.
- TPS (15%), la composante fiscale.
- Le total, qui est le chiffre facturé à votre carte.
Où aucune TPS n'a été facturée, la ligne TPS est omise entièrement et la ligne sous-total est simplement libellée Sous-total.
Le total est le seul chiffre de toute la zone Facturation qui correspond à votre relevé bancaire. Les prix des plans, le chiffre de la facture mensuelle sur l'aperçu Facturation et les montants récurrents sur le tableau des plans sont tous hors TPS.
Paiement et statut
Un panneau Paiement sur le côté indique quelle carte a été utilisée, par marque et les quatre derniers chiffres, et si la facture est payée, en attente de paiement ou en échec.
Le badge de statut peut indiquer Payée, Échue, Échouée, Brouillon, Annulée, Irrécouvrable, Remboursée ou Partiellement remboursée.
Une facture est établie avant la tentative de facturation, donc un paiement échoué ou refusé laisse toujours un document derrière lui. C'est intentionnel: cela signifie qu'une facturation échouée est visible et traçable plutôt que silencieuse. Une facture échouée affiche une bannière lisant « Nous n'avons pas pu traiter cette facture. Mettez à jour votre mode de paiement et nous réessayerons automatiquement », avec un bouton Mettre à jour la carte. Consultez Quand un paiement échoue.
Télécharger le PDF
La carte Gérer sur une commande ou une facture offre trois actions:
- Afficher la facture ouvre le PDF dans un nouvel onglet.
- Télécharger le PDF l'enregistre, nommé d'après le numéro de facture.
- Contacter le support ouvre un ticket si quelque chose semble mal.
L'ouverture de la facture dans un modal vous donne également une option Imprimer.
Le PDF est généré à la demande et contrôlé d'accès, donc le lien ne fonctionne que pour quelqu'un connecté à votre compte. Il est sûr d'envoyer le fichier lui-même à votre comptable, mais un lien ne fonctionnera pas pour lui à moins qu'il n'ait une connexion.
Rapprocher une année de factures
Si vous préparez une déclaration annuelle:
- Ouvrez l'onglet Commandes et parcourez l'année.
- Téléchargez chaque PDF. Le nom de fichier est le numéro de facture, donc ils se trient chronologiquement une fois le préfixe d'année en place.
- Vérifiez que votre NZBN et numéro de TPS apparaissent sur celles que vous avez l'intention de réclamer. S'ils manquent, ils n'ont pas été enregistrés à l'époque et ne peuvent pas être ajoutés rétroactivement.
- Notez que les enregistrements de domaine et les renouvellements sont des frais distincts de votre hébergement, donc un seul mois peut produire plusieurs documents.
La statistique Payé cette année sur l'aperçu Facturation vous donne un contre-contrôle rapide sur le total et le nombre de factures.
Dépannage
Le lien de facture m'a amené à une page de commande. Attendu. Utilisez Afficher la facture fiscale sur cette page pour le document.
Ma facture dit Facture, pas Facture fiscale. Aucune TPS n'a été facturée, ce qui signifie que la devise de votre compte n'est pas NZD. Un document sans TPS n'est correctement pas une facture fiscale.
Le PDF ne s'ouvre pas pour mon comptable. Il n'est pas connecté à votre compte. Envoyez-lui le fichier téléchargé plutôt que le lien, ou invitez-le avec le rôle Facturation. Consultez Inviter les membres de l'équipe et définir les rôles.
Mes coordonnées d'entreprise sont incorrectes sur une ancienne facture. Les factures émises sont immuables par conception. Corrigez les coordonnées dans le panneau et elles apparaîtront sur les factures futures. Si une facture est matériellement incorrecte, ouvrez un ticket de support.
Je ne trouve pas de facture pour une facturation sur mon relevé. Vérifiez l'onglet Commandes autour de cette date, y compris les renouvellements automatiques. Si rien ne correspond, citez la date du relevé, le montant et les quatre derniers chiffres de la carte dans un ticket de support.
La facture est marquée Remboursée. L'argent a été renvoyé au mode de paiement d'origine. Consultez Remboursements et ce qui est remboursable.