Groupes de distribution
A distribution group is one address at your domain that fans out to several people, so mail to an address like team@ or billing@ reaches everyone on the list without anybody having to remember who…
Un groupe de distribution est une adresse unique à votre domaine qui se diffuse vers plusieurs personnes, de sorte que le courrier envoyé à une adresse comme team@ ou billing@ atteint tout le monde de la liste sans que personne n'ait besoin de se souvenir qui en fait partie.
Les groupes de distribution se situent entre un alias, qui arrive dans une seule boîte de réception, et une boîte de réception partagée, sur laquelle l'équipe travaille ensemble. Utilisez un groupe quand vous voulez une adresse qui diffuse : tout le monde de la liste reçoit sa propre copie dans sa propre boîte de réception, et chaque personne la traite indépendamment.
Quand Utiliser un Groupe
La console Email dispose de quatre fonctionnalités de diffusion et elles résolvent des problèmes différents. Choisir la mauvaise est la cause la plus courante de « l'adresse fonctionne mais les mauvaises personnes reçoivent le courrier ».
| Utiliser | Quand |
|---|---|
| Groupe de distribution | Un ensemble fixe de personnes internes devrait chacune recevoir une copie, par exemple everyone@ ou directors@ |
| Boîte de réception partagée | L'équipe gère une file d'attente ensemble et a besoin d'un état de lecture partagé |
| Redirecteur | Vous devez router une adresse vers une ou deux destinations, y compris externes |
| Liste de diffusion | Les gens doivent pouvoir s'abonner et se désabonner eux-mêmes |
Les groupes de distribution livrent les messages aux boîtes de réception de vos propres domaines et aux adresses n'importe où ailleurs. Un membre en dehors de votre compte est marqué avec un badge external, qui est un énoncé factuel plutôt qu'un avertissement : le courrier envoyé au groupe leur est transmis comme pour tout autre membre. Ainsi, une adresse personnelle, un comptable ou un collègue d'une autre entreprise peuvent tous être membres.
Il y a une adresse que nous n'ajouterons pas : celle qui appartient à un autre client Kapsule. Le courrier envoyé à cette adresse est livré directement dans leur boîte de réception, donc l'accepter serait un moyen de pousser du courrier dans la boîte de réception de quelqu'un d'autre. Demandez à cette personne de rediriger son courrier vers une adresse que vous contrôlez, et ajoutez celle-ci à la place.
Créer un Groupe
La création d'un groupe est un assistant en trois étapes : Domaine, Adresse, puis Créer.
- Connectez-vous à KPanel et cliquez sur Email dans la barre latérale gauche.
- Ouvrez l'onglet Distribution groups.
- Cliquez sur le bouton de création pour démarrer l'assistant.
Étape 1 : Domaine
Choisissez le domaine sur lequel l'adresse du groupe sera. La liste contient les domaines de votre compte. Si elle est vide, vous verrez « No domains on this account yet » et un lien Go to domains : enregistrez ou transférez un domaine d'abord.
Vous avez également besoin d'au moins une boîte de réception sur ce domaine. Si vous n'en avez pas, la création du groupe est refusée avec « You don't have any mailboxes on that domain. »
Étape 2 : Adresse
Saisissez la partie avant le @, par exemple team. Trois vérifications en direct s'exécutent au fur et à mesure que vous tapez et chacune doit devenir verte :
- Uniquement des lettres, des chiffres et les caractères
._%+- - Entre 1 et 64 caractères
- Pas déjà utilisée par l'un de vos groupes
Cette dernière vérification ne compare que par rapport à vos groupes existants. Elle ne vérifie pas si une boîte de réception, un alias ou un redirecteur utilise déjà la même adresse. Si le courrier se comporte bizarrement après la création d'un groupe, vérifiez les onglets Mailboxes et Forwarders pour un conflit sur la même adresse.
Étape 3 : Créer
Vérifiez l'adresse et cliquez sur Create group.
Gérer les Membres
Chaque carte de groupe affiche un badge de statut, l'adresse et un nombre de membres. Développez la carte pour voir la liste des membres et la ligne d'ajout.
Pour ajouter un membre, saisissez son adresse dans le champ (l'espace réservé montre les deux formes, member@yourdomain.com ou external@gmail.com) et cliquez sur Add member. Les membres en dehors de votre compte reçoivent un badge external dans la liste. Ils reçoivent le courrier du groupe exactement comme les membres internes.
Pour supprimer quelqu'un, utilisez le contrôle de suppression sur sa ligne.
Les modifications prennent effet dès qu'elles sont enregistrées. Il n'y a pas d'étape de publication et pas de délai de propagation à attendre de notre côté.
Rôles et Autorisations
Créer un groupe, en supprimer un, et ajouter ou supprimer des membres nécessitent tous le rôle Owner ou Admin sur le compte. Les membres du compte avec des rôles inférieurs peuvent voir les groupes mais les contrôles sont verrouillés, avec une infobulle indiquant la permission requise.
Être membre d'un groupe de distribution n'accorde aucune permission du tout. Cela signifie simplement que le courrier envoyé à l'adresse du groupe est livré à cette boîte de réception.
Droits du Plan
Les groupes de distribution font partie des plans Email Team et Email Business. Email Solo, qui est un plan pour une seule boîte de réception, ne les inclut pas. Le panneau retourne le droit pour votre plan aux côtés de la liste des groupes, donc si vous êtes sur un plan sans groupes et que l'assistant de création n'est pas disponible, c'est pour cela. Voir Upgrading Your Plan pour monter de niveau.
Les groupes sont bon marché à créer et gratuits à modifier, alors résistez à la tentation de construire un seul grand everyone@ et de router tout par celui-ci. Des groupes petits et spécifiques (accounts@, dispatch@, oncall@) sont beaucoup plus faciles à maintenir exacts, et ils empêchent les gens de ignorer le courrier qui n'est habituellement pas pour eux.
Supprimer un Groupe
Développez la carte de groupe et utilisez Delete group. La confirmation dit « Delete group {address} and all its members? » et l'action supprime le groupe et ses enregistrements de membres.
Après la suppression, le courrier envoyé à l'adresse n'est plus diffusé. Configurez un redirecteur sur la même adresse si les gens sont susceptibles de continuer à écrire à celle-ci, ou laissez-la rebondir pour que les expéditeurs apprennent à utiliser la nouvelle adresse.
Dépannage
Un membre ne reçoit pas le courrier du groupe et son adresse est externe. Les membres externes sont livrés à, donc c'est une question de livrabilité ordinaire plutôt qu'une limitation. Vérifiez d'abord leur dossier spam. Le courrier au groupe est transmis avec l'expéditeur de l'enveloppe défini sur l'adresse du groupe, donc les rejets reviennent au groupe plutôt qu'à celui qui a écrit le message : si leur fournisseur le rejette, ce rejet arrive à l'adresse du groupe.
Le courrier au groupe ne atteint que certains membres. Développez le groupe et confirmez que la liste des membres est ce que vous attendez, puis vérifiez que la boîte de réception de chaque membre est Active sur l'onglet Mailboxes. Une boîte de réception qui est Suspended, Paused ou au-dessus du quota n'acceptera pas de nouveau courrier. Voir My Mailbox Is Full.
L'adresse que je veux est rejetée. Les trois vérifications en direct vous disent quelle règle vous avez enfreinte. La cause la plus courante est une lettre majuscule ou un espace : les adresses sont en minuscules et ne peuvent pas contenir d'espaces.
Le courrier du groupe arrive dans les dossiers spam des membres. Le courrier en diffusion est authentifié de la même manière que tout autre courrier à votre domaine, donc c'est un problème d'authentification du domaine. Exécutez la vérification de Deliverability sur n'importe quelle boîte de réception à ce domaine et lisez Why Are My Emails Going to Spam?.
Les réponses des membres vont à l'expéditeur original, pas au groupe. C'est le comportement normal de la diffusion : chaque membre a reçu une copie qui lui était adressée, donc Reply va à l'expéditeur et Reply All inclut l'adresse du groupe. Si vous voulez que chaque réponse reste visible pour toute l'équipe, utilisez une boîte de réception partagée à la place.
J'ai besoin que l'adresse du groupe conserve aussi une copie. Créez une boîte de réception sur l'adresse et ajoutez cette boîte de réception comme membre d'un groupe portant un nom différent, ou utilisez une boîte de réception partagée, qui stocke le courrier par conception.
Lecture connexe : Shared Inboxes, Mailing Lists, Email Forwarding, et Email Sending Limits.