Listes de diffusion

A mailing list is a single address at your domain that delivers a copy to everyone in the group, and unlike the other fan-out features it can be made public so people subscribe and unsubscribe…

Une liste de diffusion est une adresse unique dans votre domaine qui envoie une copie à tous les membres du groupe. Contrairement aux autres fonctionnalités de distribution, elle peut être rendue publique pour que les gens s'abonnent et se désabonnent eux-mêmes via un lien.

Les messages envoyés à l'adresse de la liste sont copiés à chaque membre actuel, y compris les membres chez d'autres fournisseurs. Cela rend les listes idéales pour une infolettre destinée à un petit public, une adresse d'annonces aux membres, ou tout groupe dont l'effectif change sans que vous ayez à intervenir.

Listes comparées avec les alternatives

Fonctionnalité	Membres externes	Abonnement autonome	État de lecture partagé
Liste de diffusion	Oui	Oui, si publique	Non
Groupe de distribution	Oui	Non	Non
Redirection	Oui	Non	Non
Boîte partagée	Non, les membres doivent être des boîtes aux lettres	Non	Oui

Les listes et les groupes de distribution envoient tous deux à des adresses en dehors de votre compte. Si l'effectif est fixe et que vous voulez le gérer vous-même, un groupe de distribution est plus simple. Si vous avez besoin que les gens puissent adhérer et partir de leur propre initiative, seule une liste de diffusion le permet.

Créer une liste

Connectez-vous à KPanel et cliquez sur Email dans la barre latérale gauche.
Ouvrez l'onglet Mailing Lists.
Cliquez sur Create list.
Dans List address, entrez l'adresse complète, par exemple team@yourdomain.com.
Ajoutez éventuellement une Description, par exemple « Tous les e-mails du personnel ». C'est sous ce nom que la liste apparaît dans le panneau.
Ajoutez éventuellement des Initial members. Appuyez sur Entrée ou virgule après chaque adresse pour la transformer en tag.
Cliquez pour créer.

Page Mailing Lists dans KPanel

Vous avez besoin d'au moins une boîte aux lettres sur le domaine où vous créez la liste. Si vous n'en avez aucune, la création est refusée avec le message « You don't have any mailboxes on that domain. »

La création, la suppression et la modification d'une liste nécessitent le rôle Owner ou Admin sur le compte.

Gérer les membres

Cliquez sur Manage sur une carte de liste pour ouvrir la page de détail. Le tableau des membres affiche l'adresse, un badge de rôle et la date à laquelle chaque membre a rejoint la liste. Tous les membres ont le même statut : la colonne de rôle est à titre informatif, et il n'existe pas de niveau modérateur ou propriétaire au sein d'une liste.

Pour ajouter quelqu'un, tapez son adresse dans Add member email et cliquez sur Add.
Pour supprimer quelqu'un, utilisez Remove sur sa ligne.

Les membres peuvent être à n'importe quel domaine. Une adresse externe dans une liste de diffusion reçoit du courrier normalement, ce qui est la principale différence fonctionnelle par rapport à un groupe de distribution.

Listes publiques et lien d'abonnement

Une liste est privée par défaut. Sur la page de détail de la liste se trouve un badge Public/Private et un bouton bascule indiquant Make public ou Make private.

Quand une liste est privée, le panneau vous indique « Enable public access to generate a shareable subscribe link. »

Quand vous la rendez publique, le panneau affiche un lien et la note « Share this link so anyone can subscribe: ». Placez ce lien sur votre site, dans un pied de page, ou au bas des messages que vous envoyez. N'importe qui qui l'ouvre peut s'abonner à la liste sans que vous ayez à faire quoi que ce soit.

Chaque membre reçoit également son propre lien de désabonnement, qui est unique. Se désabonner via ce lien prend effet immédiatement : le message suivant envoyé à la liste les ignore. Le panneau les affiche comme ayant quitté plutôt que de supprimer l'enregistrement pur et simple, afin que vous conserviez un historique précis de qui était sur la liste et quand.

Ce lien est envoyé quand quelqu'un s'abonne, pas dans chaque message. Quiconque s'abonne le voit sur la page d'abonnement dès qu'il soumet le formulaire, et il lui est envoyé par courriel au même moment. Une personne que vous ajoutez vous-même reçoit le même courriel. Le lien n'expire jamais, c'est pourquoi les deux emplacements indiquent au membre de le conserver.

Si ce lien n'est pas répété au bas de chaque message, c'est pour une bonne raison, car cela détermine ce que vous devriez mettre dans le courrier que vous envoyez. Un message de liste est transmis exactement tel qu'il a été écrit, afin que le membre voie votre nom d'expéditeur d'origine, l'objet et le corps inchangés. Rien n'est réécrit par destinataire, et un pied de page de désabonnement par destinataire devrait l'être. Si vous voulez un lien de désabonnement dans le corps d'une campagne, mettez-le vous-même : vous pouvez voir le lien personnel de chaque membre sur la page de détail de la liste.

Les abonnements et les désabonnements sont limités en débit par visiteur pour éviter qu'un formulaire public soit utilisé à mauvais escient. Si quelqu'un rapporte « too many requests, please wait a minute » en tentant de s'abonner, il a simplement atteint cette limite et peut réessayer dans quelques instants.

Une liste publique est véritablement publique : n'importe qui ayant le lien peut ajouter une adresse. Ne rendez pas une liste publique si l'effectif lui-même est sensible, et ne rendez jamais une liste everyone@ interne publique. Publier un lien d'abonnement pour une liste dont l'adresse est également utilisée pour les annonces internes est le moyen le plus rapide de divulguer du courrier interne à des étrangers.

Envoyer des messages à une liste

Les messages envoyés à l'adresse de la liste sont remis à tous les membres actuels, normalement en quelques minutes. Il n'y a pas de file d'attente de modération, pas d'examen de message retenu, et aucune restriction sur qui est autorisé à envoyer, donc n'importe qui connaissant l'adresse peut envoyer un message à la liste.

Une seule chose est filtrée : un message que notre filtre de spam classe comme indésirable n'est pas transmis aux membres. Il reste dans le stockage propre de la liste afin que rien ne soit perdu, et vous pouvez le voir là. C'est du filtrage de spam, pas une règle de publication, et c'est le seul cas où un message à l'adresse de la liste n'est pas distribué.

C'est acceptable pour une petite liste interne et un risque réel pour une liste publique. Si votre adresse de liste est publique, gardez-la comme adresse de diffusion à laquelle seul vous écrivez et dites aux membres de répondre à une personne plutôt qu'à la liste, ou déplacez la discussion ailleurs.

Tenez les véritables campagnes marketing à l'écart des listes de diffusion et des boîtes aux lettres. Une boîte aux lettres Kapsule est conçue pour la correspondance, et les campagnes de masse nécessitent une hygiène de liste appropriée, un traitement des rebonds et une gestion des désabonnements qu'un service d'envoi en masse dédié fournit. Consultez Email Sending Limits pour connaître les limites qui s'appliquent et pourquoi le trafic des campagnes les dépasse.

Supprimer une liste

À partir de la carte de liste, utilisez le contrôle de suppression. La confirmation est explicite :

« Mail sent to the list address will bounce. Members are detached. This cannot be undone. » Si des gens dépendent de l'adresse, mettez en place une redirection avant de supprimer la liste afin que le courrier entrant atteigne quand même quelqu'un.

Dépannage

Les membres ont arrêté de recevoir des messages après que j'aie supprimé une adresse. La suppression d'un membre ne touche pas aux autres : la liste des membres est relue pour chaque message, donc une modification affecte exactement l'adresse que vous avez modifiée et prend effet sur le message suivant. Si une liste tombe à zéro membre, l'adresse cesse d'accepter du courrier plutôt que de l'accumuler où personne ne le lira, donc rajoutez un membre avant de vous attendre à recevoir du courrier à nouveau.

Un message à la liste n'a jamais atteint personne. Ouvrez la liste et vérifiez s'il y a une bannière disant que la liste ne reçoit pas de courrier. Cela signifie que l'adresse n'a pas été acceptée, ce qui signifie presque toujours qu'elle est déjà utilisée comme boîte aux lettres, boîte partagée ou groupe de distribution. Une adresse ne peut être qu'une seule de ces choses.

Les abonnés ne reçoivent pas la confirmation qu'ils attendaient. Il n'y a pas d'étape de confirmation à double inscription : s'abonner via le lien public ajoute l'adresse immédiatement. Si vous avez besoin d'une inscription confirmée pour des raisons de conformité, collectez les adresses via votre propre formulaire et ajoutez-les à la liste vous-même.

Les messages de la liste se retrouvent dans les indésirables. Les messages d'une liste portent l'authentification de votre domaine, c'est donc une question de délivrabilité du domaine. Exécutez la vérification de délivrabilité sur une boîte aux lettres de ce domaine et consultez Why Are My Emails Going to Spam?. Les listes aggravent cela par rapport au courrier un-à-un, car l'envoi unique à de nombreux destinataires chez le même fournisseur est exactement le modèle que les filtres examinent le plus attentivement.

Quelqu'un envoie des messages à la liste alors qu'il ne devrait pas. Il n'y a pas de restriction d'expéditeur disponible. Changez l'adresse de la liste, informez vos membres de la nouvelle, et ne la publiez pas.

Puis-je ajouter quelqu'un qui a une boîte aux lettres Kapsule sur un compte différent ? Non. N'importe quelle autre adresse est acceptable, sur vos propres domaines ou n'importe où ailleurs, mais nous n'ajouterons pas une adresse qui appartient à un autre client Kapsule, car le courrier qui lui est adressé est livré directement dans sa boîte aux lettres. Demandez-lui de s'abonner lui-même via votre lien public, ou de rediriger son courrier vers une adresse que vous contrôlez et que vous ajouterez.

Un membre dit qu'il s'est désabonné mais reçoit toujours du courrier. Vérifiez s'il est sur la liste deux fois sous deux adresses différentes, et vérifiez s'il est également membre d'un groupe de distribution ou destination d'une redirection qui pointe vers le même contenu.

Je veux que les réponses restent au même endroit. Une liste distribue les copies, les réponses se dispersent donc. Utilisez une boîte partagée pour tout ce qui a besoin d'un seul fil de conversation sur lequel l'équipe travaille ensemble.

Lectures connexes : Distribution Groups, Shared Inboxes, Email Forwarding, et Email Sending Limits.