Boîtes de réception partagées pour les adresses d'équipe
A shared inbox is an address like support@ or info@ that several people on your team read and reply from together, each signing in with their own mailbox credentials rather than passing one password…
Une boîte de réception partagée est une adresse comme support@ ou info@ que plusieurs personnes de votre équipe lisent et auxquelles elles répondent ensemble, chacune se connectant avec ses propres identifiants de boîte aux lettres plutôt que de partager un seul mot de passe.
La plupart des petites équipes commencent par faire de support@ un redirecteur, découvrent que personne ne sait quels messages ont été traités, puis en font une boîte aux lettres avec un mot de passe partagé. Une boîte de réception partagée résout ces deux problèmes : le courrier réside dans un seul endroit avec un état lu/non lu unique, et chaque personne qui l'ouvre le fait en tant qu'elle-même.
Qu'est-ce qu'une boîte de réception partagée
Lorsque vous créez une boîte de réception partagée, Kapsule crée un véritable emplacement de stockage sur notre plateforme de courrier avec sa propre adresse et son propre magasin de messages, puis accorde à chaque membre un accès à la boîte aux lettres. Le courrier envoyé à l'adresse arrive une seule fois, dans un seul endroit. Quand un membre l'ouvre, il voit le même état de dossier que tous les autres, donc un message marqué comme lu est lu pour toute l'équipe.
C'est la différence importante par rapport aux autres fonctionnalités de distribution dans la console Email :
| Fonctionnalité | Le courrier arrive | Idéal pour |
|---|---|---|
| Boîte de réception partagée | Une fois, dans un magasin partagé que tout le monde ouvre | Une adresse sur laquelle l'équipe travaille, comme support@ ou accounts@ |
| Redirecteur | Une copie dans chaque boîte aux lettres de destination | Envoyer une adresse à une ou deux personnes qui la traitent chacune |
| Groupe de distribution | Une copie à chaque membre interne | Des annonces à un groupe interne fixe |
| Liste de diffusion | Une copie à chaque membre | Une liste à laquelle les gens peuvent s'abonner et se désabonner |
Si deux personnes doivent voir un message mais qu'une seule le traitera, un redirecteur suffit. Si deux personnes doivent gérer la même file d'attente sans se marcher dessus, utilisez une boîte de réception partagée.
Avant de créer une
Vous devez d'abord avoir au moins une boîte aux lettres sur le domaine. Si le compte n'a pas de boîtes aux lettres, le panneau de création vous l'indique directement : « Vous devez avoir au moins une boîte aux lettres avant de créer une boîte de réception partagée. Ajoutez d'abord une boîte aux lettres. » Les membres sont choisis parmi les boîtes aux lettres existantes, il n'y a donc rien à ajouter tant que vous n'en avez pas une.
Vous avez également besoin du rôle approprié. La création, la suppression et la modification de l'appartenance à une boîte de réception partagée nécessitent tous le rôle Owner ou Admin sur le compte. Si vous avez un rôle inférieur, les boutons apparaissent avec une icône de cadenas et un survol expliquant la permission manquante. Consultez Account Security si vous devez faire modifier le rôle de quelqu'un.
Créer une boîte de réception partagée
- Connectez-vous à KPanel et cliquez sur Email dans la barre latérale gauche.
- Ouvrez l'onglet Shared Inboxes.
- Cliquez sur Create shared inbox.
- Dans Address, tapez la partie avant le @, par exemple
support. Le champ force la minuscule au fur et à mesure que vous tapez. - Choisissez le domaine dans la liste déroulante à côté.
- Optionnellement, définissez un Display name, par exemple « Support Team ». C'est ce que les destinataires voient à côté de l'adresse.
- Optionnellement, cochez certains Initial members. Le sélecteur liste les boîtes aux lettres déjà présentes sur votre compte.
- Cliquez sur Create shared inbox.
L'adresse doit faire entre 1 et 64 caractères et peut contenir des lettres, des chiffres, des points, des traits de soulignement et des traits d'union, en commençant et en terminant par une lettre ou un chiffre. Le domaine doit être un domaine sur lequel vous avez déjà une boîte aux lettres, et l'adresse ne peut pas entrer en collision avec une boîte aux lettres existante ou une autre boîte de réception partagée.
Ajouter et supprimer des membres
Chaque carte de boîte de réception partagée a un contrôle Members qui étend la liste des membres. De là :
- Pour ajouter quelqu'un, sélectionnez sa boîte aux lettres dans la liste déroulante Add a mailbox as member... et cliquez sur Add.
- Pour supprimer quelqu'un, utilisez le contrôle de suppression sur sa ligne.
Les membres doivent être des boîtes aux lettres existantes sur le même compte. Vous ne pouvez pas ajouter une adresse externe, comme un compte Gmail personnel, en tant que membre : si vous essayez, le panneau vous indique que l'adresse « is not a mailbox on this account ». Si quelqu'un en dehors de votre compte a vraiment besoin d'une copie du courrier, ajoutez-le en tant que destination sur un redirecteur distinct.
Chaque membre a le même niveau d'accès. Il n'y a pas de distinction de propriétaire, d'agent ou de visualiseur dans une boîte de réception partagée, et la carte affiche simplement un badge Shared access. Si vous avez besoin qu'une personne voie le courrier mais ne l'envoie pas à partir de l'adresse, une boîte de réception partagée n'est pas l'outil approprié.
Stockage et limites
Une boîte de réception partagée est créée avec 10 Go de stockage. Ce chiffre est défini par la plateforme lors de la création de la boîte et n'est pas ajustable depuis le panneau, donc une file d'attente de support active avec de grandes pièces jointes nécessite un nettoyage occasionnel plutôt qu'une mise à niveau. La mise à niveau Email Premium de 50 Go s'applique aux boîtes aux lettres individuelles, et non aux boîtes de réception partagées.
Il n'y a pas de limite sur le nombre de boîtes de réception partagées qu'un compte peut créer, et pas de limite sur le nombre de membres que chacun peut avoir. La seule vraie contrainte est que chaque membre doit être une boîte aux lettres que vous payez déjà.
Donnez à une boîte de réception partagée un nom d'affichage dès le départ. Les réponses de support@ qui apparaissent avec une adresse nue ressemblent à du courrier automatisé, et les destinataires sont notablement moins susceptibles d'y répondre. « Acme Support » donne l'impression qu'il y a une personne de l'autre côté.
Lire et répondre
Les membres accèdent à la boîte de réception partagée via leur propre boîte aux lettres. Connectez-vous au webmail en tant que vous-même, et la boîte de réception partagée s'affiche à côté de votre courrier. Consultez Accessing Your Email via Webmail pour savoir comment ouvrir le webmail depuis le panneau en un clic, et Setting Up an Email Client si vous préférez travailler dans un client bureau ou mobile.
Parce que le magasin de courrier est partagé, l'étiquette habituelle s'applique : marquez ou déplacez un message lorsque vous le prenez en charge pour qu'un collègue ne le traite pas deux fois, et utilisez des dossiers plutôt que de supprimer, car une suppression supprime le message pour tout le monde.
Supprimer une boîte de réception partagée
Ouvrez la carte de boîte de réception partagée et cliquez sur Delete. La confirmation est explicite sur ce qui se passe :
« La boîte de réception partagée et tous ses courriers stockés sont définitivement supprimés. Les membres perdent l'accès. Ceci ne peut pas être annulé. » Contrairement à une boîte aux lettres, qui passe par une période de grâce de suppression de sept jours, une boîte de réception partagée et son historique de messages sont supprimés immédiatement. Exportez ou redirigez d'abord tout ce que vous devez conserver.
Après la suppression, le courrier envoyé à l'adresse rebondit, car l'adresse n'existe plus sur la plateforme.
Dépannage
« Créé, mais certains membres n'ont pas pu être ajoutés. » La boîte elle-même a été créée avec succès et l'échec s'est produit uniquement à l'étape de l'appartenance. Ouvrez la carte, étendez Members, et ajoutez manuellement les personnes manquantes. Rien n'a été perdu.
Le bouton de création est grisé avec une icône de cadenas. Votre rôle n'inclut pas l'accès en écriture aux boîtes aux lettres. Seuls les propriétaires et les administrateurs peuvent gérer les boîtes de réception partagées.
Le domaine que je veux n'est pas dans la liste déroulante. La liste de domaines est construite à partir de domaines où votre compte a déjà une boîte aux lettres. Créez d'abord une boîte aux lettres sur ce domaine, puis revenez.
Un membre ne peut pas voir la boîte de réception partagée dans son client de courrier. Certains clients doivent être explicitement invités à s'abonner aux dossiers partagés. Faites-lui vérifier d'abord le webmail : s'il y apparaît, le compte est correct et le problème vient de l'abonnement aux dossiers côté client.
Le courrier à l'adresse va au spam chez le destinataire. C'est un problème d'authentification, pas un problème de boîte de réception partagée. Travaillez sur Why Are My Emails Going to Spam? et l'onglet Deliverability sur toute boîte aux lettres de ce domaine.
Lectures connexes : Email Forwarding, Distribution Groups, Mailing Lists, et Email Aliases.